Política de actividades apoyadas por la empresa

Descripción general/Estado de cuenta de la política

The Hartford puede apoyar diversas actividades sociales y de formación de equipos para sus empleados, empleados invitados o socios comerciales de la empresa al permitir que los participantes utilicen sus sistemas, instalaciones o fondos para organizar dichas actividades. Los empleados que deseen iniciar dichas actividades deben designar un "atrocinador de la actividad" que tenga la responsabilidad de seguir los pasos que se describen a continuación.
 
Los empleados no deben ser coaccionados, forzados o alentados injustificadamente a participar en actividades no relacionadas con el trabajo. Los empleados que se nieguen a participar en tales actividades no deben ser penalizados.
Los gerentes y empleados son responsables del cumplimiento de la política de la empresa. El no hacerlo puede resultar en una acción disciplinaria que puede incluir el despido.
 

Justificación

The Hartford alienta a nuestros empleados a explorar las cosas que les apasionan. Esto puede incluir actividades sociales que promuevan el desarrollo del equipo, actividades de voluntariado que apoyen a nuestras comunidades o actividades sociales con socios comerciales que desarrollen relaciones sólidas. En la medida en que estas actividades puedan implicar un riesgo de lesiones para los empleados, huéspedes o socios comerciales, The Hartford busca garantizar una revisión y evaluación adecuadas de estos riesgos y responsabilidades potenciales antes de que se lleve a cabo la actividad.
 

Elegibilidad/Alcance

Esta política se aplica a todos los empleados de The Hartford y sus subsidiarias participantes que tienen su sede en las ubicaciones estadounidenses de The Hartford y que participan en cualquier actividad apoyada por Hartford en todo el mundo.
 

Aplicación de la política

Para las actividades no coordinadas por los Departamentos de Compras, Planificación de Reuniones, Seguridad Corporativa, Marketing o Comunicación, los empleados interesados deben seleccionar un patrocinador de la actividad. De lo contrario, el personal de estos departamentos con la responsabilidad de coordinar esas actividades actuará como el patrocinador de la actividad de facto. El patrocinador de la actividad para una actividad apoyada por Hartford propuesta tiene las siguientes responsabilidades:
 
1. Obtenga la aprobación de la gerencia. Independientemente de la actividad, los empleados que tengan interés en actuar como patrocinadores de actividades deben recibir permiso de su gerente para hacerlo.
 
2. Coordinar con las partes interesadas. Los patrocinadores de actividades tienen la responsabilidad de consultar con las diversas partes interesadas en The Hartford, según corresponda, según el tipo de actividad o evento, de la siguiente manera:
 
  • Actividades de voluntariado grupales. Los empleados de Hartford a menudo participan en actividades comunitarias voluntarias grupales, patrocinadas y organizadas por el Departamento de Responsabilidad Corporativa (CR) de The Hartford. En la mayoría de los casos, CR actuará como patrocinador de facto de la actividad y consultará con las partes interesadas. Para las actividades en las que CR no está directamente involucrado, los empleados deben seleccionar un patrocinador de la actividad. Este patrocinador debe consultar con CR para determinar si The Hartford tiene asociaciones existentes entre empresas y organizaciones sin fines de lucro que puedan aprovecharse y aprender las mejores prácticas. Si The Hartford no tiene una relación corporativa, el patrocinador de la actividad tiene la responsabilidad de garantizar la seguridad y el cumplimiento de las políticas y pautas de la compañía.
  • Eventos empresariales en los que participen socios comerciales. Estos eventos generalmente se organizan con la ayuda del Departamento de Planificación de Reuniones de The Hartford y generalmente involucran recursos significativos de la empresa y un propósito comercial específico. Los grandes eventos que involucran viajes al extranjero pueden involucrar la participación de seguridad corporativa. En la mayoría de los casos, la planificación de reuniones, las adquisiciones o la seguridad corporativa actuarán como el patrocinador de facto de la actividad. Para actividades más pequeñas en las que ninguno de estos grupos está directamente involucrado, se debe elegir un patrocinador de actividades que tendrá la responsabilidad de garantizar la seguridad y el cumplimiento de las políticas y pautas de la Compañía para estos eventos comerciales.
  • Actividades de los empleados. Los empleados de Hartford (a menudo un pequeño grupo de empleados) suelen organizar y supervisar pequeños eventos con poco o ningún apoyo de los departamentos corporativos y con una participación externa limitada. Las actividades de los empleados pueden involucrar a empleados invitados como cónyuges, hijos, familiares o amigos. Para este tipo de actividades, el Patrocinador de la Actividad juega un papel fundamental y tiene la responsabilidad de garantizar la seguridad y el cumplimiento de las políticas y pautas de la compañía.
3. Evaluar el riesgo. Una de las principales responsabilidades del patrocinador de la actividad es resaltar cualquier riesgo potencial que pueda estar asociado con la actividad propuesta y buscar consultas, como se detalla a continuación, con la administración de riesgos corporativos para determinar la idoneidad de la actividad.
 
  • Esfuerzo físico significativo y contacto físico. Los patrocinadores de actividades propuestas que impliquen un esfuerzo físico significativo o contacto físico pueden consultar con Corporate Risk Management para buscar orientación y evaluar los riesgos asociados con dichas actividades. Ejemplos de tales actividades incluyen, entre otros, juegos de softbol, baloncesto o voleibol, golf, correr, caminar, andar en bicicleta y proyectos de trabajo voluntario. Las actividades que implican un esfuerzo físico significativo o contacto físico requieren sensibilidad a las habilidades de los participantes. Aunque el aspecto físico de algunos proyectos de trabajo o recreación al aire libre puede ser relajante para la mayoría, se debe alentar a los empleados preocupados a consultar a un médico antes de participar en la actividad.
  • Posible lesión física grave. Se desaconsejan encarecidamente las actividades que impliquen riesgos de lesiones físicas graves. Sin embargo, si un patrocinador de la actividad desea patrocinar una actividad que implique riesgos de lesiones físicas graves, el patrocinador de la actividad debe consultar con la administración de riesgos corporativos para evaluar los riesgos asociados con dichas actividades y determinar si la actividad es apropiada. Ejemplos de tales actividades incluyen el uso de vehículos inusuales (por ejemplo, autos de carreras, motos acuáticas, lanchas rápidas, vehículos todo terreno), actividades que involucran interacción con animales salvajes, actividades que involucran alturas significativas como ala delta, salto en paracaídas, cursos de cuerdas y escalada en roca. Las actividades que violen otras políticas de la compañía (incluido, entre otros, el uso de aeronaves privadas) siempre están estrictamente prohibidas.
4. Registrarse en weConnect (HIG Happenings). El patrocinador de la actividad registrará la actividad en HIG Happenings de weConnect y operará como su propietario del grupo. Este requisito no se aplica a aquellas actividades organizadas por los departamentos de Compras, Planificación de Reuniones, Seguridad Corporativa, Marketing y Comunicaciones. Esos departamentos tienen la discreción de registrar la actividad, de acuerdo con las necesidades comerciales.
 
5. Determine si se requieren exenciones. Los patrocinadores de la actividad deben determinar si la actividad (1) requiere un esfuerzo físico significativo, (2) contacto físico o (3) puede provocar lesiones físicas graves. Si es así, el patrocinador de la actividad debe asegurarse de que cada empleado, invitado o socio comercial participante antes de participar en la actividad firme una exención y liberación de actividades patrocinadas por la compañía. La negativa a firmar una renuncia prohibirá que un participante participe en la actividad.
 
6. Distribuir, recopilar y mantener las exenciones requeridas. Los empleados que participen en la actividad deben ejecutar la exención a través de HIG Happenings de weConnect. Para los empleados o participantes que no tienen acceso a weConnect, el patrocinador de la actividad debe crear un archivo con el nombre y la fecha del evento y mantener todas las exenciones originales firmadas en este archivo. El patrocinador de la actividad tiene la responsabilidad de recopilar y mantener dichas exenciones durante un período de al menos tres (3) años a partir de la fecha de la actividad o evento.
 
  • Si una actividad tiene eventos recurrentes regulares durante una temporada (por ejemplo, partidos de fútbol), la exención se aplica a toda la temporada (pero no por períodos superiores a un año). Cada participante debe ejecutar una nueva exención para cada temporada posterior. Si la actividad no tiene eventos recurrentes regulares, cada participante debe ejecutar una nueva exención para cada evento específico.
  • El patrocinador de la actividad debe consultar con Corporate Risk Management si tiene alguna pregunta sobre las exenciones.
7. Determine los requisitos de seguro. El patrocinador de la actividad tiene la responsabilidad de evaluar si existen requisitos de seguro para la actividad propuesta. El patrocinador de la actividad debe dirigir todas las preguntas relacionadas con una instalación externa que requiera prueba de seguro de The Hartford a Corporate Risk Management.
 
8. Determine los requisitos de marca. El patrocinador de la actividad debe seguir las políticas y procedimientos aplicables antes de usar cualquier logotipo o marca de Hartford en relación con la actividad. Para obtener más información, consulte exenciones y formularios de permiso en weConnect.
 
9. Cumplir con las políticas de la empresa. El patrocinador de la actividad debe estar familiarizado con todas las políticas de la compañía y debe evitar cualquier actividad que pueda resultar en una violación de dicha política. Cualquier pregunta sobre estas políticas debe remitirse al centro de servicios de Recursos Humanos de The Hartford al 877-HR-AT-WORK.
 
 
Revisado: 12/13/17