Descripción general/Estado de cuenta de la política
Es política de The Hartford mantener registros de personal para empleados actuales y anteriores. A los efectos de esta política, "registros de personal" significa información en papel o en formato electrónico sobre la elegibilidad de un empleado para el empleo, promoción, compensación, transferencia, despido, medidas disciplinarias u otras acciones adversas del personal (como evaluaciones o informes sobre los hábitos de trabajo de un empleado).
Justificación
Los registros de empleados bien mantenidos ayudan a la empresa a tomar decisiones laborales sólidas que contribuyen al éxito general del negocio y garantizan que la empresa pueda cumplir con sus obligaciones de mantenimiento de registros e informes según las regulaciones y leyes estatales y federales.
Elegibilidad/Alcance
Esta política se aplica a todos los empleados de The Hartford y sus subsidiarias participantes que se encuentran en las ubicaciones estadounidenses de The Hartford.
Aplicación de la política
Los empleados que tienen la responsabilidad de mantener cualquier parte de un registro de empleado mantendrán esos registros en un entorno seguro con acceso otorgado solo a aquellos que tengan una razón comercial o legal legítima para acceder a dichos registros.
La ubicación de los registros de empleados depende del tipo de registro, la ubicación del gerente y del empleado, y la situación laboral del empleado. Mtodos los registrosde personal se almacenan electrónicamente en Workday. Sin embargo, otros componentes, comolos documentos conservados por un gerente en su escritorio en papel o electrónicamente (correos electrónicos, documentos de trabajo, etc.) también forman parte de un registro de personal y deben almacenarse y mantenerse.
Los gerentes deben seguir las pautas de registros de personal, que incluyen asegurarse de que estos registros se mantengan adecuadamente. Por ejemplo, los registros electrónicos de personal deben moverse de la bandeja de entrada / elementos enviados de Outlook del gerente a su OneDrive y mantenerse allí.
Cuando un empleado se transfiere a un nuevo gerente, departamento o ubicación, el gerente anterior es responsable de transferir el registro de personal del empleado (tanto en papel como electrónico) al nuevo gerente, departamento o ubicación. El nuevo administrador es responsable de almacenar los registros electrónicos en su OneDrive.
Cuando un empleado termina su empleo en la empresa, el gerente del empleado debe transferir de inmediato todos los registros de personal mantenidos por ese gerente o departamento a operaciones de Recursos Humanos en la oficina de vivienda, T-1-173.
Los registros de personal se mantendrán de acuerdo con los programas de retención de documentos de la empresa . Consulte la página del sitio de administración de registros para obtener más detalles.
Los gerentes y empleados son responsables del cumplimiento de esta política de la empresa. El no hacerlo puede resultar en una acción disciplinaria que puede incluir el despido.
Las solicitudes de registros de personal deben dirigirse al centro de servicios de Recursos Humanos de The Hartford al 1-877-HR-AT-WORK.