Este artículo apareció por primera vez en BenefitsPro el 3 de septiembre de 2026, escrito por Ann Clifford.
A medida que los requisitos de licencia familiar y médica pagada (PFML) continúan evolucionando, los empleadores están sintiendo la presión. El estudio Future of Benefits 2026 de The Hartford encontró que el 68% de los empleadores dicen que las leyes estatales de licencia han agregado una complejidad significativa a su trabajo y el 60% se preocupa por mantener el cumplimiento. 1
Para las pequeñas y medianas empresas, donde las responsabilidades de recursos humanos a menudo recaen en una sola persona o en un equipo pequeño, navegar por los requisitos cambiantes puede ser especialmente desafiante.
"Pensar en PFML como otra ley de licencia se suma al desafío", dijo Kim Rudeen, directora de Productos de Ausencia en The Hartford. "La complejidad y el riesgo entran en juego porque PFML se cruza con FMLA, las leyes estatales de licencias, las reglas de protección laboral, los beneficios por discapacidad y las políticas sobre licencias pagadas por la empresa y tiempo libre pagado (PTO). Las empresas más pequeñas confían en sus asesores de beneficios para ayudarlos a administrar múltiples programas de licencia que deben funcionar juntos".
Los asesores de beneficios pueden ayudar a los clientes a superar los desafíos de PFML de tres maneras clave:
- Ayudar a los empleadores a comprender el alcance total de sus obligaciones de cumplimiento
- Traducir las regulaciones cambiantes en procesos prácticos
- Simplificación de experiencias de licencia cada vez más fragmentadas
Comprender los requisitos de cumplimiento y los riesgos
Muchos empleadores se enfocan en los elementos más visibles del cumplimiento de PFML, como las deducciones de nómina y las contribuciones a las primas. Los asesores de beneficios pueden ayudar a las pequeñas y medianas empresas a comprender el panorama más amplio del cumplimiento y mitigar los riesgos potenciales.
Además de calcular las deducciones de nómina, los empleadores también son responsables de:
- Avisos claros y oportunos a los empleados en dos niveles: amplia educación de la fuerza laboral y comunicaciones de licencia específicas requeridas para cada caso
- Procesos de seguimiento de elegibilidad confiables y auditables que determinan si un empleado cumple con los criterios aplicables de servicio, horas trabajadas y lugar de trabajo
- Coordinación de licencias para determinar qué licencias se ejecutan simultáneamente, qué se puede acumular, las compensaciones de reemplazo salarial que se aplican y el período de protección laboral que rige en función de cada ley y plan aplicable
- Documentación de licencia apropiada que demuestre que las acciones del empleador fueron oportunas, consistentes y confidenciales.
"Las empresas más pequeñas suelen navegar por las licencias con menos frecuencia que sus contrapartes más grandes", dijo Rudeen. "Por lo tanto, es comprensible que no entiendan completamente sus obligaciones o cómo difieren los requisitos estatales. Los asesores juegan un papel fundamental para ayudar a los empleadores a comprender lo que se requiere de ellos y cómo cumplir con las normas".
Convertir los requisitos en procesos prácticos
Catorce estados más D.C. han promulgado programas obligatorios de PFML, cada uno con diferentes requisitos de elegibilidad, enfoques de financiamiento, miembros de la familia cubiertos y disposiciones de protección laboral. 2 Lo que parece una decisión relativamente simple de contratar a un empleado remoto en otro estado puede agregar una complejidad significativa a los procesos de gestión de licencias y las operaciones generales de una pequeña empresa.
Ayudar a los clientes a traducir los requisitos en acción es donde los asesores pueden diferenciarse.
"Los asesores y las aseguradoras están bien posicionados para identificar a un nuevo empleado en un estado con requisitos de PFML e iniciar de manera proactiva una conversación con el empleador sobre lo que deben hacer para cumplir", dijo Rudeen. "Más allá de PFML, los asesores también tienen visibilidad de las diferentes políticas de licencia vigentes, por lo que pueden ayudar a los empleadores a abordar conflictos o brechas antes de que resulten en un problema de cumplimiento o experiencia del empleado".
Un enfoque consultivo para la gestión de ausencias comienza con asesores que hacen preguntas para descubrir riesgos potenciales, como:
- ¿Cómo se manejan las solicitudes de licencia hoy?
- ¿Qué sucede cuando PFML se superpone con los beneficios por discapacidad, PTO o protecciones de licencia federal?
- ¿Qué requisitos de cumplimiento se aplican según el tamaño de la fuerza laboral o las ubicaciones?
Simplificación de las experiencias de licencia fragmentadas para los empleados
Si bien los requisitos de cumplimiento son lo más importante para los empleadores, el riesgo de gestión de ausencias también se extiende a la experiencia del empleado durante una licencia.
"Cuando los empleados toman una licencia, no se preguntan si es PFML, FMLA, discapacidad o PTO", dijo Rudeen. "Están pensando: 'Me estoy tomando un tiempo fuera del trabajo'. Quieren saber: ¿Soy elegible? ¿Cuánto me van a pagar? Y, en el caso de una licencia prolongada, ¿qué pasará cuando regrese al trabajo?"
Reducir la cantidad de aseguradoras y proveedores de beneficios involucrados puede ayudar a crear una experiencia más fluida e integrada en los programas de licencias, discapacidad y beneficios. Los asesores, que trabajan con socios transportistas, pueden ayudar a los empleadores a ofrecer un enfoque más conectado que simplifique los procesos de reclamos, las comunicaciones personalizadas y las herramientas educativas, al tiempo que ayudan a reducir el riesgo de beneficios retrasados, errores de nómina y experiencias inconsistentes de los empleados.
A medida que las regulaciones de PFML continúan evolucionando, los asesores desempeñan un papel importante para ayudar a las pequeñas empresas a navegar por un complejo panorama de licencias con confianza a través de una mayor comprensión de sus riesgos y obligaciones, procesos operativos y experiencias de licencia simplificadas.
Visite el Centro de Recursos de Licencia Médica y Familiar Pagada de The Hartford para obtener más información.
