Políticas de solicitudes y distribuciones

Durante el tiempo de trabajo, The Hartford regula la solicitud de empleados y la distribución de literatura no relacionada con el trabajo a los empleados. The Hartford también regula la publicación de artículos no relacionados con el trabajo en los tablones de anuncios de la compañía y el uso de los sistemas de comunicación electrónica y los sistemas de redes sociales de la compañía. Los empleados deben consultar las políticas de comunicaciones electrónicas y redes sociales para obtener más información sobre el uso aceptable.

Como se usa en esta política,

 

• el término "tiempo de trabajo" significa el período de tiempo que un empleado dedica a realizar tareas laborales reales, y no incluye períodos de comida o descansos;
• el término "áreas de trabajo" incluye todas las ubicaciones en las instalaciones de The Hartford donde los empleados realizan trabajos para la empresa, pero no incluye áreas de descanso, cafeterías o estacionamientos ("áreas no laborales"); y
• El término "solicitar" significa cualquier esfuerzo para vender bienes o servicios o para recaudar dinero en nombre de la parte solicitante personalmente, o para cualquier organización externa, club, sociedad, grupo religioso, partido político u organización similar, o la distribución de cualquier material como folletos o volantes para esas organizaciones.

• Solicitud : en ausencia de autorización previa de la gerencia, ningún empleado puede solicitar a otro empleado para ningún propósito que no esté directamente relacionado con el trabajo asignado del empleado, si la solicitud ocurre durante el tiempo de trabajo del empleado o el tiempo de trabajo del empleado solicitado. La solicitud está permitida cuando ambas partes no están trabajando.
• Distribución - En ausencia de autorización previa de la gerencia: (a) ningún empleado puede distribuir literatura o materiales escritos para ningún propósito que no esté directamente relacionado con el trabajo asignado al empleado, si la distribución ocurre durante el tiempo de trabajo del empleado o el tiempo de trabajo de cualquier empleado al que se le acerque; y (b) la distribución de estos documentos está prohibida en todo momento en todas las áreas de trabajo en las instalaciones de la compañía. Los empleados pueden distribuir documentos escritos no relacionados con el trabajo a otros empleados en áreas no laborales durante el tiempo no laboral.
• Publicaciones / Tableros de anuncios - Generalmente, los tableros de anuncios de The Hartford están destinados a ser utilizados para fines relacionados con los negocios. En ausencia de autorización previa de la gerencia, se prohíbe la publicación de otros artículos que no estén directamente relacionados con el trabajo. Sin embargo, se permite la publicación de artículos personales para la venta o el alquiler, como los que aparecerían en la sección clasificada de un periódico (por ejemplo, alquiler de cabañas, automóviles en venta). 

• Eventos de recaudación de fondos de la empresa, como la campaña anual de donaciones y otros eventos de toda la empresa, siempre que el solicitante reciba la aprobación previa del vicepresidente ejecutivo de marketing y comunicaciones. Estos eventos pueden ocurrir en áreas de trabajo durante el tiempo de trabajo y utilizar recursos corporativos.
• Ventas de proveedores en las ubicaciones de The Hartford a través del programa de proveedores corporativos y con la aprobación de operaciones de bienes raíces.
• Colecciones de empleados a pequeña escala o venta de artículos en beneficio de organizaciones sin fines de lucro, como escuelas, girl scouts y otros clubes juveniles, o ciertas personas que necesitan asistencia caritativa, como familias locales o empleados en dificultades, siempre que los empleados:
  • recibir la aprobación anticipada de su gerente;  
  • recaudar fondos para servir principalmente a fines y eventos caritativos (vs. sociales);  
  • hacerlo dentro de su propia área de trabajo durante el tiempo no laborable y antes o después de las horas de trabajo del departamento;
  • no presione a otros empleados para que participen;
  • no utilice recursos corporativos (incluidos el correo electrónico y las impresoras); y
  • No interrumpa a otros empleados durante su tiempo de trabajo.
• Los empleados no pueden vender artículos para generar ganancias para ningún otro propósito, como administrar un negocio.
• Los gerentes y empleados son responsables del cumplimiento de la política de la empresa. El no hacerlo puede resultar en una acción disciplinaria que puede incluir el despido.

Justificación

Elegibilidad/Alcance

Aplicación de la política

• Los empleados no pueden utilizar las redes sociales o los sistemas de comunicación electrónica de The Hartford con fines de solicitud o distribución, sin la aprobación previa de su gerencia.
• Los candidatos políticos pueden ser traídos al sitio solo con la aprobación previa del vicepresidente senior de asuntos gubernamentales.
• Las personas que no sean empleados o proveedores de The Hartford no pueden solicitar ni distribuir materiales en lugares donde The Hartford controla.
• Las ventas de bienes, alimentos y servicios de proveedores en la propiedad de The Hartford, incluidos aquellos involucrados en la recaudación de fondos sin fines de lucro y caritativa, generalmente están restringidas y no están permitidas sin la aprobación de Real Estate Operations. En todos los casos, los proveedores deben situarse solo en áreas no laborales.
• The Hartford no tiene la obligación de proporcionar "igualdad de tiempo" a los vendedores en negocios similares.
• Las áreas locales pueden implementar una política más restrictiva con la aprobación de operaciones Inmobiliarias.
• The Hartford tiene la autoridad para monitorear los tablones de anuncios locales y eliminar artículos que incumplan esta política.
• Se prohíben las rifas y los juegos de azar / quinielas (donde el dinero o cualquier cosa de valor cambia de manos), incluidos los de la campaña anual de donaciones y otros eventos de recaudación de fondos aprobados.

• Con la aprobación de la gerencia, los empleados pueden vender artículos para recaudar dinero para organizaciones sin fines de lucro y fines benéficos, incluidas colectas para empleados / familias necesitadas.
• Los empleados no deben participar en la recaudación de fondos continua, a largo plazo o durante todo el año para fines amplios o indefinidos. Toda recaudación de fondos debe apoyar eventos y propósitos específicos con fechas de donación definidas a las organizaciones sin fines de lucro o causas benéficas identificadas.
• Los artículos deben venderse solo en tiempo no laboral (aunque esto podría ser difícil de administrar) y dentro del propio espacio de trabajo del empleado (cubículo u oficina).
• Este tipo de recaudación de fondos no debe ser una distracción para otros empleados ni interrumpir el ambiente de trabajo.
• Los empleados no pueden colocar letreros o avisos para eventos de recaudación de fondos a pequeña escala. Los empleados pueden usar el sistema de correo electrónico, solo después de obtener la aprobación previa por escrito de la gerencia del departamento.

• Con la aprobación del departamento o de la gerencia local, los empleados pueden recaudar dinero y organizar eventos para beneficiar a organizaciones sin fines de lucro y fines benéficos. Estas recaudaciones de fondos a gran escala no se operan a nivel corporativo o empresarial, sino que están organizadas por departamentos u oficinas locales.
• Toda recaudación de fondos debe apoyar eventos y propósitos específicos con fechas de donación definidas a las organizaciones sin fines de lucro o causas benéficas identificadas.
• Los empleados pueden colocar letreros o avisos y usar el correo electrónico para este tipo de recaudación de fondos con la aprobación de la gerencia local.
• Los artículos se pueden vender en tiempo no laboral y en áreas comunes fuera del propio espacio de trabajo del empleado, como una sala de conferencias del departamento.

• La recaudación de fondos a gran escala (evento para recaudar dinero por parte de la empresa o los departamentos) para cualquier organización sin fines de lucro debe contar con la aprobación previa de relaciones comunitarias. Antes de utilizar los espacios comunes para la recaudación de fondos a gran escala, los empleados deben obtener la aprobación de la gerencia local y las operaciones inmobiliarias.
• Solo se puede realizar una recaudación de fondos a pequeña escala para organizaciones sin fines de lucro o familias locales necesitadas (que venden artículos dentro del espacio de trabajo de los empleados) sin la aprobación previa de relaciones comunitarias.
• Tenga en cuenta que la venta de alimentos requiere la aprobación de operaciones inmobiliarias. La aprobación depende de si los contratos de servicio de alimentos entre The Hartford (o su propietario) y sus proveedores permiten tal arreglo en el lugar de trabajo.

• Los empleados que manejan la recaudación de fondos a gran escala para eventos patrocinados por empresas (como United Way) deben coordinar las actividades de recaudación de dinero con el Tesoro Corporativo, incluido el uso de números de identificación fiscal corporativa y cuentas bancarias.
• Todas las demás recaudaciones de fondos (eventos no patrocinados por The Hartford, como eventos basados en departamentos) no pueden usar un número de identificación fiscal o una cuenta bancaria afiliada o que use el nombre o la dirección de una entidad de The Hartford.
• Los empleados tienen prohibido abrir cuentas bancarias a nombre de su individuo o club para recaudar fondos. Más bien, el dinero recaudado para recaudaciones de fondos patrocinadas por empresas no corporativas debe depositarse directamente en la organización benéfica; es decir, a través de una transferencia de tarjeta de crédito del empleado al banco/sitio web de las organizaciones benéficas designadas. Por ejemplo, la familia que recibe donaciones debe abrir una cuenta en un banco local y luego dirigir a los empleados a la cuenta para hacer una donación.
• Los empleados que recolectan fondos para los cuales la organización benéfica o sin fines de lucro no tiene una cuenta deben asegurar los fondos en un área segura y cerrada con llave (como archivador, cajón de escritorio) y tener la máxima precaución para evitar robos antes de entregar los fondos a la organización benéfica o beneficiario.
• Los empleados no pueden participar en la recaudación de fondos continua, a largo plazo o durante todo el año para fines amplios o indefinidos, ni mantener cuentas con contribuciones monetarias más tiempo del absolutamente necesario. Los empleados deben recaudar fondos solo para apoyar eventos y propósitos específicos y contribuir con los fondos recaudados a las organizaciones sin fines de lucro o causas benéficas involucradas tan pronto como sea posible.
• Ejemplo: Un empleado individual organiza una salida de golf en beneficio de una organización benéfica local. Ese empleado debe recibir permiso de relaciones comunitarias antes de solicitar fondos de los empleados. El empleado debe dirigir las contribuciones del empleado a la organización benéfica o beneficiario del evento (no a una dirección de trabajo de The Hartford). Alternativamente, el empleado puede cobrar "tarifas de inscripción" para la salida de golf directamente de los empleados para pagar los gastos asociados con el evento y depositar a la organización benéfica tan pronto como sea posible. Cualquier contribución en efectivo al empleado debe asegurarse en un área segura y cerrada con llave mientras esos fondos estén en posesión del empleado.

Donación de material de oficina

 

Se permite la distribución de suministros de oficina no utilizados a socios comunitarios sin fines de lucro de The Hartford, pero debe ser revisada por los equipos de responsabilidad social corporativa y abastecimiento estratégico / bienes raíces antes de la distribución. Cualquier organización sin fines de lucro fuera de la cartera de asociaciones comunitarias de The Hartford puede ser considerada para donaciones, pero debe ser revisada y aprobada por los equipos de responsabilidad social corporativa y abastecimiento estratégico / bienes raíces antes de la distribución. Para revisiones y aprobaciones de donaciones de suministros de oficina, comuníquese con csr@thehartford.com.