Política de comunicaciones electrónicas

Justificación

Con el fin de salvaguardar la información personal y confidencial de The Hartford, los clientes, los empleados, todos los activos de información y sistemas electrónicos de Hartford ("The Hartford's Systems") deben utilizarse únicamente con fines comerciales. Excepto cuando lo disponga la ley aplicable, los empleados no deben tener derecho a la privacidad mientras usan The Hartford's Systems. El uso personal de The Hartford's Systems debe ser razonable y debe mantenerse al mínimo. El uso de los sistemas de The Hartford's está sujeto a monitoreo y revisión como se describe en la política de monitoreo electrónico.

El objetivo de esta política es:

Garantizar que todo uso de The Hartford's Systems apoye la actividad comercial de The Hartford y cumpla con otras políticas de Hartford, el código de ética y conducta empresarial, y las leyes y regulaciones
Salvaguardar la información confidencial de The Hartford, así como la información personal confidencial de los clientes y empleados de The Hartford.
Limitar la posibilidad de daños y acceso y uso no autorizado de The Hartford's Systems
Minimice el riesgo de impacto potencial para la organización, como el riesgo cibernético (por ejemplo, phishing o malware), la violación de la privacidad, las multas y sanciones reglamentarias y/o el daño a la reputación

Definiciones

Los sistemas de The Hartford incluyen, entre otros, los siguientes cuando son propiedad de The Hartford o son proporcionados por :

Computadoras y dispositivos periféricos de computadora (es decir, equipos que se pueden conectar a una computadora o sistema informático para mejorar el acceso del usuario y ampliar las funciones de la computadora, como impresoras, escáneres, cámaras digitales, dispositivos móviles, unidades USB/thumb, etc.)
Transmisiones electrónicas que incluyen correo electrónico, mensajería instantánea o de texto, ya sea que se acceda utilizando un dispositivo Hartford (por ejemplo, computadora o tableta), o un dispositivo de propiedad personal que utilice tecnología respaldada por la compañía para acceder a la red de The Hartford
Conversaciones o transmisiones telefónicas (teléfonos y correo de voz)
Acceso a los sistemas de The Hartford desde una red que no sea de Hartford o un tercero de confianza (por ejemplo, VPN o Access Gateway)
Dispositivos informáticos móviles (por ejemplo, dispositivos móviles compatibles con Hartford, tabletas, etc.)
Acceso o uso de Internet/intranet
Faxes, faxes electrónicos, comunicaciones por cable, radio o electromagnéticas, fotoelectrónicas o fotoópticas

Aplicación de la política

Los empleados no tienen ninguna expectativa de privacidad al usar The Hartford's Systems, excepto cuando lo disponga la ley aplicable. Los empleados deben asumir que el contenido de cualquier comunicación, incluido el correo electrónico, los mensajes instantáneos y de texto enviados o recibidos, y cualquier otra información almacenada, procesada o a la que se acceda en The Hartford's Systems, está sujeto a revisión por parte de The Hartford de acuerdo con las leyes y regulaciones aplicables. El uso de los sistemas de The Hartford's puede ser monitoreado, interceptado, accedido, recopilado o revisado de acuerdo con la ley aplicable y como se describe en la política de monitoreo electrónico.

Los empleados están de acuerdo en que The Hartford's Systems es un recurso de la empresa mantenido para uso comercial. Los sistemas de The Hartford's contienen información confidencial y de propiedad exclusiva de The Hartford, sus proveedores o clientes, y esa información está sujeta y protegida por la ley aplicable; para cumplir con las políticas, procedimientos, estándares y pautas de The Hartford con respecto al uso de los sistemas de The Hartford, el acceso a las redes sociales debe ser aprobado previamente de acuerdo con la política de redes sociales.

Los empleados tienen prohibido usar The Hartford's Systems para:

Enviar, mostrar o almacenar cualquier material en cualquier formato electrónico, incluido, entre otros, a través del correo electrónico, que viole cualquier ley, las políticas de The Hartford o el código de ética y conducta comercial
Enviar, mostrar o almacenar cualquier mensaje (correo electrónico, instantáneo o de texto) o material en cualquier formato que sea ofensivo, obsceno, despectivo o despectivo o que se base en el sexo, la raza, el color, la religión, la edad, el origen nacional, el estado civil, la ascendencia, la orientación sexual, la condición de veterano, la discapacidad, el embarazo o el estado de ciudadanía de una persona. Ver política de lugar de trabajo libre de acoso.
Amenazar, difamar o intimidar. Ver política de lugar de trabajo libre de violencia y política de lugar de trabajo libre de represalias
Guardar los datos personales de los empleados en The Hartford's Systems a menos que esos datos pertenezcan a su empleo en The Hartford (es decir, currículums, información de nómina, revisiones de desempeño, etc.)
Guarde la información de la empresa o descargue la información de la empresa en el disco duro de una computadora host que no sea propiedad de Hartford
Pasar demasiado tiempo usando Internet o enviando correos electrónicos por motivos personales o no comerciales
Acceda a cuentas de correo electrónico personales, cuentas de redes sociales no aprobadas y otras plataformas de mensajería no relacionadas con el negocio
Auto reenviar o reenviar información de la empresa a cuentas de correo electrónico no autorizadas fuera de The Hartford, incluida la dirección de correo electrónico de la casa de un empleado. Los empleados que necesiten transportar información sensible o confidencial a través de un medio extraíble deben hacerlo de acuerdo con la sección Medios extraíbles de la norma THIP 5.7.03 Seguridad de los medios electrónicos.
Reenvíe posibles correos electrónicos de phishing que podrían incluir archivos adjuntos maliciosos sin confirmar la legitimidad
Proporcionar acceso a la información confidencial o de propiedad de The Hartford a personas no autorizadas, incluidos miembros de la familia u otros empleados que no sean de Hartford.
Realizar tareas que la gerencia considere contrarias al uso comercial legítimo de The Hartford's Systems, incluida la realización de negocios comerciales que no sean de Hartford.
Buscar beneficios financieros personales, apoyar fines comerciales que no sean de Hartford o solicitar fondos para cualquier propósito no autorizado por The Hartford. Ver Política de Solicitudes y Distribuciones
Acceder a información de propiedad de terceros o sitios web restringidos
Utilizar servicios o sitios web basados en la web no aprobados para realizar o apoyar negocios de The Hartford (es decir, convertidores de PDF, servicios de impresión, herramientas de gestión de proyectos, etc.)
Utilizar herramientas de Inteligencia Artificial Generativa ("GAI") para uso comercial o en dispositivos propiedad de la empresa sin la aprobación comercial adecuada. Ninguna información comercial de Hartford debe ingresarse en una herramienta GAI sin la aprobación comercial adecuada. La salida de una herramienta GAI no se puede utilizar en los negocios a menos que haya sido aprobada por el proceso de revisión legal y de cumplimiento aplicable. Consulte la política de IA generativa.
Difundir, transmitir o almacenar cualquier material protegido por derechos de autor en violación de las leyes de derechos de autor. Esto incluye, pero no se limita a: artículos, software, música y películas (incluida la música y las películas compradas personalmente)
Hacer uso no autorizado de las marcas comerciales de The Hartford
Crear enlaces no autorizados a sitios de terceros
Apostar en línea o participar en subastas en línea (por ejemplo, e-Bay)
Enviar, acceder o almacenar tarjetas de felicitación electrónicas y archivos de audio o video que no sean de Hartford
Muestre o descargue protectores de pantalla o fondos de pantalla que no sean los que vienen de serie con el software comprado por la empresa
Usar soluciones de cifrado, dispositivos periféricos o software no autorizados (incluido el software personal)
Descargar intencionalmente cualquier software o dispositivo de seguridad no autorizado (por ejemplo, descifradores de contraseñas, escáneres de vulnerabilidades y software sin licencia) de Internet sin la aprobación de myTechExpress
Participar en actividades intencionales para eludir los sistemas de seguridad de The Hartford. Estas actividades incluyen la construcción de túneles y el uso de soluciones de acceso remoto no autorizadas. "Tunneling" es la elusión o intento de elusión de cualquiera de los firewalls de The Hartford u otros controles de seguridad que limitan la capacidad de acceder a ciertos sitios web o funciones en ciertos sitios web

Tenga en cuenta que pueden aplicarse requisitos más restrictivos de acuerdo con los requisitos comerciales individuales.

Adherencia
Todos los empleados son responsables del cumplimiento de esta política. El incumplimiento de esta política es una ofensa grave y puede resultar en acciones legales y / o disciplinarias, que pueden incluir el despido. En situaciones en las que los no empleados violen esta política, The Hartford se reserva el derecho de tomar las medidas que justifiquen los hechos y circunstancias de la violación, incluidas las acciones legales.

Elegibilidad/Alcance

Esta política establece los requisitos mínimos que todos los empleados, consultores, proveedores o cualquier persona que haga negocios con The Hartford deben cumplir al utilizar The Hartford's Systems.

Revisado: 4/24/26