Cómo usar Evernote para administrar su pequeña empresa de manera más eficiente

Como propietario de una pequeña empresa, probablemente tengas dificultades para organizar y archivar la afluencia constante, a menudo abrumadora, de información necesaria para administrar tu negocio de manera eficiente. Si alguna vez has buscado en vano una idea brillante que garabateaste en un trozo de papel o en un correo electrónico importante, sigue leyendo para descubrir cómo Evernote puede ayudarte a acceder fácilmente a información clave y organizar todos los aspectos de tu negocio.

 

Evernote es una aplicación basada en la nube diseñada para recopilar y archivar información. Puede guardar y archivar cualquier cosa, incluidos:

 

Todo lo que almacene en su cuenta de Evernote se sincroniza automáticamente con todos sus dispositivos para que pueda navegar, buscar y agregar nuevas notas, ya sea que esté en la oficina o en movimiento.

 

Evernote es compatible con varios sistemas operativos, incluidos Chrome OS, Microsoft Windows, Windows Phone, Android, OS X, iOS y webOS. Tienen versiones para la web, Mac y PC, y aplicaciones móviles para teléfonos inteligentes. Cada versión es algo diferente, pero todas realizan las mismas funciones.

 

La capacidad de Evernote para almacenar y organizar información significa que nunca más tendrás que clasificar montones de papeleo o archivos de tu computadora en busca de esos granos de sabiduría o hechos y cifras importantes que archivaste. La poderosa función de búsqueda de la aplicación te permite acceder a toda tu información de forma rápida y sencilla, reduciendo el tiempo de búsqueda a segundos.

 

Si te estás preparando para una reunión, por ejemplo, y has almacenado varios bits de información para compartir con colegas o clientes en Evernote, simplemente busca bajo el término clave y aparecerá todo lo que has recopilado. El sistema también proporciona una plataforma ideal para organizar proyectos y compartir información con compañeros de equipo y proveedores.

 

Para comenzar a usar Evernote para tu negocio, sigue estos pasos:

 

1. Instala la aplicación. Descargar Evernote en tu dispositivo preferido (por ejemplo, computadora de escritorio, teléfono inteligente) y crea una cuenta.

 

2. Planifique sus cuadernos. Al igual que los cuadernos reales o los archivos en papel dedicados a temas particulares, los cuadernos digitales de Evernote te permiten almacenar información sobre temas específicos en cuadernos. Entonces, por ejemplo, si desea escanear sus diversas notas y archivos adjuntos en un proyecto, solo necesita verificar ese cuaderno, no todo su archivo de notas. Determine las diversas áreas temáticas para las que desea cuadernos.

 

3. Crea notas. Los íconos a la derecha le permiten hacer una lista de tareas pendientes, agregar un archivo adjunto, una viñeta, un número e incluso hacer una tabla. El sistema le permite elegir entre tres opciones de visualización para sus notas, incluida una tarjeta de notas que incluye imágenes en miniatura y extractos de las notas.

 

4. Etiqueta tu nota. El etiquetado le permite categorizar sus notas para que pueda encontrarlas más rápidamente. Las etiquetas no son necesarias, porque Evernote buscará palabras clave en las notas, pero facilitan aún más la búsqueda de información y producen resultados más específicos.

 

5. Usa tu correo electrónico de Evernote. Encuentra tu dirección de correo electrónico de Evernote yendo a Configuración. Busque una dirección que comience con su nombre de usuario, contenga números y termine con @m.evernote.com. Guarde la dirección en su libreta de direcciones de correo electrónico general.

 

Para enviar un correo electrónico a Evernote, reenvíalo a tu dirección de correo electrónico de Evernote. La línea de asunto de su correo electrónico se convertirá en el título de la nota que contiene el correo electrónico. Establezca un bloc de notas predeterminado para los correos electrónicos entrantes. La mayoría de las personas usan "Entrante" o "Correo electrónico" para que pueda encontrar fácilmente su nota enviada por correo electrónico. A menos que especifique, las notas de correo electrónico irán a este bloc de notas predeterminado.

 

6. Descargar el recortador web. Esta práctica función está optimizada para Chrome, Safari, Opera e Internet Explorer y le permite resaltar contenido digital como elementos de texto en la web, imágenes y archivos PDF y guardarlos en Evernote, donde puede acceder a esas selecciones cuando lo desee. Para usar esta función, seleccione una sección para guardar desde el clipper y agregue etiquetas y notas adicionales, si lo desea. Elige una libreta en la que guardar la información y haz clic en guardar, que la enviará a Evernote.

 

El recortador web de Evernote también se integra con Google. Esto significa que si está en medio de una búsqueda de algo en particular y necesita detenerse, puede acceder a donde lo dejó cuando regrese a la búsqueda, en lugar de tener que comenzar de nuevo. Active esta función yendo a la configuración de Web Clipper en su navegador y haciendo clic en la opción para habilitar la búsqueda de Evernote cuando esté buscando en Google.

 

7. Clip eBooks. Puede conectar su Kindle a su computadora para acceder al archivo clippings.txt que registra lo que ha resaltado en sus libros electrónicos.

 

Las posibilidades de usar Evernote variarán según tu negocio, pero aquí hay algunas formas comunes en que la aplicación puede mejorar tu vida laboral.

 

Evernote proporciona una ubicación práctica para archivar contratos repetitivos para que estén al alcance de su mano cuando llegue el momento de finalizar los acuerdos. Este también es un excelente lugar para archivar los contratos de los clientes una vez que se firman.

 

El uso de herramientas de Evernote como las libretas te permite organizar y almacenar digitalmente toda la información sobre cada uno de tus proyectos. La belleza del sistema es que cuando tiene una idea brillante para el proyecto, puede agregarla rápidamente al cuaderno, sin importar dónde se encuentre. Eso significa que nunca perderá información e ideas importantes. El sistema también le permite compartir fácilmente la información del proyecto con otros miembros del equipo, así como con sus clientes.

 

También puedes compartir información con otras personas enviándoles una URL pública o enviando una nota por correo electrónico. Cuando compartes una URL pública en una nota, las personas con las que has compartido la nota pueden ver todas las versiones actualizadas de la nota. Para compartir una nota por correo electrónico, haga clic en compartir y, a continuación, en enviar un correo electrónico.

 

Evernote es un excelente lugar para almacenar información sobre cada uno de sus empleados, incluidos sus archivos y datos sobre los diversos proyectos en los que están trabajando para la empresa. Esto lo mantiene conectado con su trabajo y le permite intervenir fácilmente cuando se requiere su opinión e instrucciones.

 

Evernote te permite prescindir completamente del papel con tus recibos. Simplemente escanee una imagen de cada recibo para agregarla al sistema. Esto elimina tener que buscar recibos en archivos de papel y cajones de escritorio. Si está buscando una factura específica de un proveedor, por ejemplo, simplemente ingrese el nombre de la empresa y el producto que compró y aparecerá el recibo.

 

Evernote te ofrece la ubicación perfecta para almacenar toda la información útil que recopilas a lo largo del tiempo y quieres recordar, pero no tienes idea de dónde archivarla. Las posibilidades son infinitas, pero algunas buenas opciones incluyen recomendaciones de restaurantes, las muchas URL de sitios web útiles que desea volver a visitar, notas de pizarra de reuniones capturadas con su teléfono celular y cualquier otra información útil que desee guardar para la posteridad.

 

Las nuevas ideas son el alma de una pequeña empresa, por lo que es importante reunir las suyas en una ubicación central. Evernote te permite incluir ideas en cualquier formato, desde imágenes de notas adhesivas garabateadas hasta documentos completos con planes detallados. Almacenar todas sus ideas en un solo lugar le permite verlas fácilmente para que pueda continuar desarrollándolas y considerar su viabilidad.

 

El primer paso para alcanzar tus metas es escribirlas. Evernote te permite enumerar tus objetivos en forma de nota y marcarlos a medida que los logras. Utilice la plataforma para enumerar sus objetivos a corto y largo plazo, incluido dónde desea ver su negocio en cinco años. Tener sus objetivos en una ubicación central lo ayudará a concentrarse en ellos y ofrece perspectiva a lo largo del tiempo cuando mire hacia atrás a lo que ha logrado.

 

Como puedes ver, las posibilidades son infinitas cuando se trata de las innumerables formas en que puedes usar Evernote para administrar con éxito tu pequeña empresa.