Redacción y formato de memorandos: todo lo que necesita saber

A medida que su pequeña empresa u organización crezca, lo más probable es que deba escribir muchas comunicaciones internas breves, concisas y directas a su personal, lo que significa que necesitará conocer el formato de las notas.

 

¿Qué son los memorandos? Un memorándum, o memorando, es una de las formas más comunes de comunicación empresarial. Si bien hay muchos tipos de formatos de cartas comerciales, formatear un memorando es un animal completamente diferente.

 

Para escribir una carta comercial efectiva, debe incluir siete partes básicas en su documento, que pueden incluir una línea adjunta según sea necesario. Sin embargo, un formato de memorándum es mucho más simple. Escriba "memo" o "memorándum" en la parte superior, seguido de una línea Para, una línea De, una línea Fecha, una línea Asunto y, a continuación, el cuerpo real del mensaje.

 

¿Te preguntas cómo enviar una nota? Tradicionalmente, imprimiría un memorando y distribuiría el documento a las partes relevantes dentro de su organización. Hoy en día, incluso si elige enviar su memorando como un mensaje de correo electrónico, el uso de algunos de los consejos de este artículo le permitirá comunicar información importante a sus colegas de una manera que demuestre su profesionalismo y conocimientos de comunicaciones comerciales.

 

¿No estás seguro de cómo escribir un memorándum? ¿O cuál es el mejor formato de memorándum comercial? Así como hay muchos matices y reglas alrededor cómo escribir un carta comercial, hay pautas que generalmente debe tratar de seguir al escribir un memorando.

 

Es mejor escribir en un tono extremadamente nítido, al grano, como un tono profesional. Los memorandos se utilizan a menudo para las comunicaciones internas de la empresa. No querrás perder el tiempo de tus colegas con sutilezas o siendo demasiado conversacional. Evite usar un lenguaje emocional, como "Estaría feliz si todos se turnaran para limpiar el microondas en la sala de descanso", porque podría molestar a las personas. Lo mismo ocurre con la escritura EN MAYÚSCULAS o el uso de signos de exclamación, especialmente si el memorando transmite noticias que pueden molestar a la gente.

 

Siempre es mejor ser directo y compartir información lo más rápido posible.

 

El mensaje del memorando debe comenzar con una declaración de propósito: "Le escribo para informarle ..." "El propósito de este memorándum es ..." Luego resuma la información relevante para el asunto en cuestión. Puede cerrar la nota con una llamada a la acción, repitiendo la solicitud que hizo al principio de la nota.

 

Cuando escribas una nota, asegúrate de revisar minuciosamente la gramática y la ortografía de la nota. No querrás convertir la oficina en una clase de inglés improvisada de la escuela secundaria. Elige también fuentes fáciles de leer, como Times New Roman o Arial.

Si bien el formato de un memorando generalmente debe permanecer igual en todo el documento, el tono y el contenido pueden cambiar según la audiencia. Por ejemplo, un memorando sobre la organización de un picnic de verano para el personal tendrá un tono mucho más alegre que un memorando que informa a todos que la empresa tiene que omitir aumentos debido a una disminución en el negocio.

 

Escribir un memorando de negocios es comparable a saltar sobre un escritorio en la oficina a decirles a todos que deben hacer algo, así que siempre escriba un memorando con la suposición de que cualquiera podría terminar leyéndolo. El tema podría variar desde un recordatorio para entregar los informes de gastos antes de fin de mes, hasta la necesidad de hacer un impulso final de ventas antes del final del trimestre. Un memorando también puede ir a un grupo externo, como los clientes, si informa sobre un asunto de rutina que requiere acción, como los pagos de facturas que vencen.

 

Lo que un memorándum no debería ser es un reporte sobre todo lo que estás haciendo. Limite el tema del memorando al asunto particular en cuestión sobre el que necesita que las personas actúen (por ejemplo, "Este memorando es un recordatorio de que los informes de gastos deben enviarse antes del final del día del viernes". "Escribo este memorando para informarles que necesitamos un esfuerzo adicional de todos antes de fin de mes para cumplir con nuestros objetivos de ventas").

 

La estructura básica de un memorándum incluye:

 

Su nota comercial estándar comienza con un segmento de encabezado. El encabezado suele seguir este formato:

 

PARA: (nombres de los lectores y cargos)

 

DE: (su nombre y cargo)

 

FECHA: (fecha completa y actual)

 

ASUNTO: (de qué se trata el memorándum, resaltado de alguna manera)

 

Recuerde dirigirse al lector por su título y nombre de trabajo correctos. Debe dirigirse a ellos por su nombre formal, incluso si tienen un apodo en un entorno informal. También debe asegurarse de que su línea de asunto sea específica y clara. Por ejemplo, la línea de asunto "Presupuesto" es demasiado amplia y puede significar cualquier cosa, desde códigos presupuestarios hasta recortes presupuestarios. Su línea de asunto debe ser descriptiva como "Propuesta de presupuesto de campaña de primavera".

 

La declaración de apertura de su memorando debe indicar el propósito de lo que está escribiendo. El propósito del memorando ayudará a aclarar la razón por la que el destinatario debe leer este memorando. El párrafo inicial debe tener aproximadamente la longitud de un párrafo corto. Debe asegurarse de darle al lector cualquier trasfondo o detalle que pueda necesitar antes de sumergirse en los detalles más profundos. A continuación, debe definir claramente el contexto y el problema. A continuación, puede definir la tarea o asignación específica.

 

El segmento del cuerpo, a veces llamado segmento de discusión, de un memorándum es donde están los detalles más importantes que respaldan sus ideas. Debe comenzar esta sección con sus hallazgos clave o recomendaciones para el lector. Su sección de discusión también puede incluir ideas, hechos o investigaciones de apoyo que tenga que compartir con el lector. Aquí es donde debe incluir cualquier punto fuerte o evidencia y sus acciones recomendadas para el destinatario. Puede usar viñetas en esta sección para enumerar detalles, direcciones o hechos.

 

Una conclusión efectiva (o cierre) en un memorando debe indicar qué acción le gustaría que tomara el lector. Asegúrese de considerar cómo se beneficiará el lector al tomar medidas y cómo puede ayudar de alguna manera. Por ejemplo, puede decir "Me complace discutir esta recomendación con usted en nuestra reunión semanal 1×1 la próxima semana y puedo ayudarlo con los próximos pasos".

 

Una pregunta común es "¿necesito firmar un memorándum?" Un saludo y una firma ya no son necesarios, porque el punto es transmitir la información necesaria o comunicar un llamado a la acción de la manera más rápida y eficiente posible.

 

Si tiene detalles, hallazgos o informes adicionales que serán relevantes para el memorando, debe incluirlos en sus archivos adjuntos. Puede adjuntar listas, gráficos, tablas, etc. al final de su nota. Solo asegúrese de consultar sus archivos adjuntos dentro del memorando y agregue una anotación sobre lo que se adjunta debajo de la conclusión, como esta:  

 

Adjunto: Resultados de ventas anuales por región, enero — abril de 2023

 

¿Cuál es un ejemplo de memorándum? Aquí hay un formato de ejemplo de memorándum comercial:

 

MEMORÁNDUM

 

Para: Todo el personal

 

De: Tanya Smith, directora ejecutiva

 

Fecha: 18 de julio de 2023

 

Asunto: Problemas de software de nueva tecnología

 

Me ha llamado la atención que muchos empleados tienen problemas para usar nuestro software de gestión de ventas NewTech recientemente adquirido porque actualmente crea entradas de clientes duplicadas. Algunos de ustedes han dejado de usar el sistema por completo. Queremos que este software te ayude a hacer mejor tu trabajo, no que te quite más tiempo. Por lo tanto, está bien posponer su uso hasta que resolvamos los problemas técnicos con el personal de NewTech.

 

Una vez que sepa cómo escribir un memorándum, puede usar Microsoft Word para escribirlo y formatearlo. Aquí encontrarás más de una docena de plantillas de notas destacadas que puedes utilizar para ayudarte a escribir una nota. Puede navegar a través de las plantillas y hacer clic para descargar la que le gustaría usar.

 

Independientemente de la plantilla que elijas, tu nota siempre debe estar a un solo espacio, justificada a la izquierda e incluir encabezados para organizar tus secciones. En lugar de sangrías entre párrafos, debe omitir una línea entre oraciones para comenzar nuevos párrafos. Puede asignar el contenido de su memorándum de la siguiente manera:

 

La regla más importante al redactar un memorando es que menos es más. No querrás que tus empleados o colegas pasen todo el tiempo leyendo tus largos memorandos (o peor aún, ignorándolos). Vaya al grano rápidamente, para que puedan tomar la acción que les está pidiendo.

 

Probablemente se dirija a problemas si su memorándum dura más de una página. Si se ejecuta en una página, es mejor dividir el memorando usando encabezados para hacerlo más digerible. Mejor aún, pregúntese si el alcance del memorando se está volviendo demasiado amplio y actúe en consecuencia.

Recuerde que el objetivo de cualquier correspondencia comercial es obtener algún tipo de acción de sus colegas. Comprender el formato de un memorando y el estilo adecuado de redacción de memorandos ayudará a garantizar que su mensaje, y usted, se tomen en serio.

 

Los memorandos no tienen por qué ser difíciles de crear. Microsoft también ofrece plantillas de notas comerciales totalmente personalizables para descargar y crear las suyas propias .