Junto a un desastre ambiental o de seguridad, una interrupción comercial no planificada puede ser uno de los eventos más costosos para los fabricantes. Una interrupción puede causar paradas de producción y retrasos en la cadena de suministro. Según la Sociedad Internacional de Automatización, la empresa manufacturera promedio pierde entre el 5 y el 20% de su productividad anual debido al tiempo de inactividad no planificado. 1
Para las pequeñas y grandes empresas, la capacidad de recuperarse rápidamente de las interrupciones puede marcar la diferencia entre la supervivencia y el fracaso. Es por eso que un plan sólido de continuidad del negocio (BCP) puede ayudar a salvaguardar sus operaciones y crear estabilidad a largo plazo para su negocio.
"Un plan de continuidad del negocio distingue a las empresas en su enfoque del riesgo", dice Kevin Kurpinski, líder de práctica de la industria manufacturera en The Hartford. "Hemos visto empresas operar con un BCP, y aunque no detiene una pérdida de propiedad, puede ser el diferenciador en cuanto al tiempo que un negocio se interrumpe en una emergencia".
Identificar el riesgo antes de que sea un problema
Los fabricantes con procesos de mantenimiento ineficientes generalmente experimentan una confiabilidad deficiente del equipo, tienen grandes retrasos en las órdenes de trabajo y pagan más horas extras de las necesarias para realizar el trabajo. El fabricante promedio encuentra alrededor de 800 horas de tiempo de inactividad del equipo por año, más de 15 horas por semana. Por ejemplo, el fabricante de automóviles promedio pierde $22,000 por minuto cuando la línea de producción se detiene. En general, el tiempo de inactividad no planificado costos a los fabricantes industriales hasta $50 mil millones al año. 2
"Es probable que la avería del equipo afecte la capacidad de una empresa para operar a plena capacidad y, en algunos casos, provoque un cierre completo", dice Scott Harris, vicepresidente asistente de desarrollo de productos para Small Commercial en The Hartford. "Hay una variedad de impactos, incluida la reparación o el reemplazo del equipo o las existencias estropeadas. También debe considerar la pérdida general de ingresos y los gastos adicionales, como alquilar equipos de reemplazo o encontrar otro espacio para operar en el ínterin. Puede ser una situación decisiva para una empresa".
Muchos fabricantes confían en procesos de mantenimiento reactivos y que se ejecutan hasta fallar, realizando reparaciones solo después de que el equipo se haya roto. 3 Un plan de continuidad del negocio (BCP) puede ayudar a las empresas a identificar y mitigar los riesgos potenciales antes de que sucedan.
"Un BCP permite a una empresa pensar de manera proactiva en el riesgo", dice Harris. Particularmente con las pequeñas empresas, se trata de revisar el historial de pérdidas y realizar un análisis de riesgos para identificar todas las posibles interrupciones. Esto permite a las empresas ser proactivas en lugar de reactivas durante un evento que cierra las operaciones".
Si su equipo de producción se descompone o su negocio tiene un evento de interrupción de servicios públicos, un plan de continuidad del negocio (BCP) puede ayudar a restaurar las operaciones de su empresa más rápido.
Kurpinski recuerda un ejemplo en el que un fabricante de alimentos tuvo una rotura de tubería que provocó que las aguas residuales inundaran la sala de producción principal. No tenían un plan de continuidad del negocio y tardaron un año en volver a estar operativos. Agrega que la empresa tardó casi cinco meses en encontrar un competidor para fabricar su producto mientras se reparaba su planta.
En caso de avería, a menudo se detiene la producción. Si su producto está fuera del mercado, el público podría seguir adelante y encontrar otro para comprar. Además, si tiene contratos que cumplir y no tiene ningún producto, es posible que incumpla legalmente los acuerdos y pierda clientes.
Cómo crear un plan de continuidad del negocio
Pueden ocurrir fallas operativas importantes en cualquier negocio. Por eso es importante que las pequeñas y grandes empresas se aseguren de que exista un plan formal de continuidad del negocio para que todos conozcan su papel en posibles emergencias. Tanto Kurpinski como Harris dicen que un BCP debe estar por escrito y comunicarse regularmente con los líderes, empleados y cualquier otra parte clave para el negocio. Tenga en cuenta estos cinco pasos al crear el plan de su empresa:
1. Comience con un análisis de riesgo e impacto
La evaluación de riesgos y el análisis de impacto implican identificar diferentes situaciones que podrían interrumpir su negocio, estimar la probabilidad y revisar las consecuencias que podrían tener. Al comprender el alcance de las posibles interrupciones dentro de sus procesos e instalaciones, puede tomar decisiones inteligentes cuando se trata de establecer un cronograma de recuperación y priorizar sus esfuerzos.
Al crear un BCP, es importante revisar sus activos actuales y dónde se encuentran las posibles vulnerabilidades. Se deben identificar los equipos clave, la ubicación comercial y las fuentes de energía de respaldo de emergencia. Además, revisar sus límites y sublimidad es esencial al pensar en la pérdida potencial.
"Vemos que las pérdidas por aumento causan las mayores fallas o cierres en las pequeñas empresas", dice Harris. "Estas pérdidas pueden romper equipos, estropear productos y crear estragos para los propietarios de pequeñas empresas. Además, el clima extremo reciente domina las interrupciones comerciales para las empresas medianas y grandes".
2. Identificar y detallar posibles estrategias de recuperación
En caso de una interrupción del negocio, asegúrese de describir estrategias de recuperación específicas. Estos pueden incluir pasos prácticos para volver a poner los sistemas en línea, recuperar datos, reanudar la producción y otras actividades que garanticen que su negocio vuelva a las operaciones normales.
Poner tus productos en el mercado y generar ingresos es clave para tu negocio, por lo que es fundamental establecer acuerdos de ayuda mutua con otros negocios similares al tuyo.
"Su BCP debe incluir un acuerdo por escrito con un competidor amigable que esté dispuesto a intervenir y ayudar a fabricar su producto hasta que su negocio vuelva a funcionar", dice Kurpinski. Esta asociación podría ayudarlo a cumplir con los pedidos y cumplir con sus plazos de entrega, para que no pierda sus contratos y siga siendo relevante en el mercado".
3. Cree su equipo de recuperación y asignaciones
La interrupción del negocio es una situación en la que todos se ponen manos a la obra. Debe haber documentación formal que identifique qué empleados o equipos se harán cargo durante la interrupción. Debe describir tareas claramente definidas, autoridad para tomar decisiones y canales de comunicación. A medida que evolucionan los roles, asegúrese de revisar sus asignaciones anualmente.
4. Establecer pautas de comunicación
En caso de una emergencia, querrá tener canales de comunicación preestablecidos para compartir información con su equipo, las partes interesadas y el público. Sus pautas deben especificar quién está a cargo de las actualizaciones, dónde se comunicará y con qué frecuencia se comunicará.
5. Continúe con pruebas y formación periódicas
Su BCP debe seguir siendo relevante y efectivo. Considere la capacitación adecuada del equipo con pruebas periódicas utilizando simulaciones para ayudarlo a identificar brechas y áreas de mejora a medida que su organización evoluciona.
En general, un BCP no puede detener las emergencias, sin embargo, puede garantizar que esté preparado.
"Un plan de continuidad del negocio es muy importante cuando pensamos en pérdidas", dice Kurpinski. "Debe pensar en su edificio, acciones y los ingresos de su negocio (BI). Si no tiene un plan formal de continuidad del negocio, estará en la categoría de pérdida máxima probable (PML) del 100% para, como mínimo, su límite de BI. Sin embargo, si hace el trabajo de piernas en la parte delantera, está bien posicionado para protegerse y su probabilidad de pérdida disminuye. Puede responder mejor cuando sucede algo imprevisto y hace que su seguro sea más atractivo en el mercado".
Finalmente, considere que un BCP puede tener un valor significativo mucho más allá del momento en que se necesita en una emergencia. "Crear y mantener un BCP sólido es simplemente una buena gobernanza", dijo Harris. "Las empresas con un mecanismo sólido para identificar y lidiar con los riesgos en evolución pueden ahorrar dinero y crecer más rápido".
1,2 Unplanned Downtime Costs More Than You Think, Forbes, February 2022.
3 The maintenance function, like manufacturing itself, is a rapidly changing environment, Plant Engineering, June 2021.
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