Las exposiciones ocultas en los sistemas de bases de datos de precalificación de terceros

Los operadores de energía upstream están bajo más presión que nunca para satisfacer la creciente demanda en medio de una lucha por encontrar contratistas calificados. Las empresas de energía a menudo se apoyan en gran medida en sistemas de bases de datos de terceros para precalificar a los contratistas. Sin embargo, estas plataformas no están exentas de fallas y, si no se usan como una de las muchas herramientas, pueden generar exposiciones de riesgos adicionales, retrasos y problemas de seguridad en el futuro.

 

Las herramientas de software de precalificación de contratistas ayudan a afinar el proceso de licitación de un proyecto. Las empresas de energía upstream, midstream y downstream establecen requisitos iniciales para la salud y la seguridad, el nivel de riesgo y otras necesidades aplicables. Los contratistas cargan documentación, incluidas estadísticas de seguridad relacionadas con sus tarifas de la Administración de Seguridad y Salud Ocupacional (OSHA), programas de seguridad, seguros, registros de capacitación y calificaciones de modificación de experiencia (EMR).

 

Según Nicole Coughlin, consultora ejecutiva de ingeniería de riesgos en The Hartford, estos sistemas pueden mejorar la eficiencia y establecer niveles de calidad, filtrando a los contratistas que no tienen las capacidades para hacer el trabajo o que pueden no cumplir con los requisitos de cumplimiento.

 

"Estos sistemas de precalificación de contratistas funcionan como una ventanilla única para que la empresa revise a los contratistas", explica. "Todos sus programas de seguridad, registros y documentos requeridos se canalizan en un solo sistema para crear un cuadro de mando, lo cual es bueno. Simplemente no es perfecto".

 

Si bien estos sistemas están llenos de información útil, las empresas de energía no siempre los aprovechan de la mejor manera para administrar a los contratistas durante y después del proceso de contratación. Lo que se necesita, sugiere, es una inmersión más profunda en los datos reportados para buscar exposiciones ocultas como:

 

Tergiversación : depende de los propios contratistas cargar e informar sus programas de seguridad y capacitación. Sin embargo, no es raro encontrar contratistas que envían programas enlatados listos para usar para cumplir con varios requisitos en lugar de planes personalizados basados en sus operaciones.

 

A medida que las compañías de energía consideran contratistas para contratar y los ingenieros de riesgos examinan las exposiciones al riesgo con fines de seguros, deben preguntarse: ¿Quién escribió este programa de seguridad? ¿Está personalizado para el negocio y las operaciones de este contratista? ¿Qué manuales de seguridad siguen los empleados?

 

Disparidad de criterios : existen varios requisitos dentro de estos sistemas para presentar documentación de seguridad y salud. Es posible que algunos requisitos no se apliquen al trabajo que el contratista deberá realizar, como trabajar en alturas o en espacios reducidos.

 

Al revisar a los contratistas, las empresas de energía deben preguntarse si se podría pasar por alto a un candidato de calidad. ¿Un contratista necesita tener un cierto programa de seguridad si el trabajo no lo requiere? ¿Existe una razón válida por la que un solicitante no presentó un registro de seguridad sobre una determinada calificación? ¿Están los criterios alineados con las prioridades del trabajo?

 

Datos poco fiables: se producen errores al informar de datos. Y completar formularios puede parecer un trabajo de tiempo completo, especialmente en empresas más pequeñas sin especialistas disponibles para hacer el trabajo. Pero ya sea que un empleado apresurado ignorara los criterios o que un proveedor externo que administrara la cuenta tuviera estadísticas incompletas, el resultado es una elección hecha con información defectuosa.

 

Para evaluar mejor las opciones, las empresas de energía pueden revisar los indicadores adelantados y rezagados al seleccionar a los contratistas. Pueden preguntar si los puntos de datos están en línea con las tendencias de la industria y si se alinean.

 

La tergiversación no es necesariamente intencionada, según Coughlin. Muchas veces, el contratista tiene las mejores intenciones de completar la información, incluso si los requisitos no se alinean. Aquí es donde la compañía de energía puede revisar y aprobar las variaciones presentadas por los contratistas dentro del sistema, lo que permite a los contratistas presentar alternativas.

 

"Pedir una variación es beneficioso para ambas partes", dice Coughlin. "Puede ayudar a salvar al contratista de la negligencia y puede darle al cliente una mejor comprensión del perfil de riesgo del contratista o subcontratista".

 

Entonces, en lugar de apresurarse a enviar documentos enlatados o poco confiables, un contratista debe sentirse cómodo rechazando. "Usar el sistema para documentar por qué no están marcando esa casilla es clave", dice.

 

A su vez, las empresas de energía deberían considerar el uso de sistemas de clasificación internos hechos a medida. Esto puede ayudar a hacer espacio para estas variaciones.

 

Tan importante como es comprender y usar los sistemas de preigualdad de manera efectiva, lo que sucede después es igual de crucial. Seguir un sistema de procedimientos después de elegir un contratista puede ayudar a mitigar cualquier problema pasado por alto. Coughlin hace varias recomendaciones:

 

Aunque un contratista o subcontratista puede tener una calificación de seguridad sólida, es una buena práctica desarrollar y mantener una orientación empresarial. Establecer expectativas puede ayudar a garantizar que se siga el protocolo de seguridad de la compañía de energía y también puede identificar cualquier conflicto o inquietud.

 

Precalificar a los contratistas es el comienzo de un proceso más amplio. Un sistema de gestión de contratistas puede ayudar a mitigar el riesgo y puede consistir en cómo se comparte la información (datos de incidentes, lecciones aprendidas, etc.) entre la compañía de energía y los contratistas a lo largo de la duración de un contrato, visitas al lugar de trabajo o auditorías. Esto se puede administrar o escribir internamente en la compañía de energía o utilizar un socio de seguros para su perspectiva.

 

Realizar reuniones periódicas con contratistas, capataces o gerentes generales en el sitio puede ser una forma útil de verificar si la información de la base de datos es realmente representativa. Las visitas periódicas in situ pueden ayudar a aclarar cualquier posible problema de seguridad, así como a proporcionar actualizaciones y orientar a lo largo de la vida útil del proyecto.

 

Aproveche los beneficios y recursos de la compañía de seguros de la compañía. Los especialistas de todas las industrias pueden ser una extensión de los equipos de seguridad y gestión de riesgos. Pueden ayudar a identificar dónde pueden existir brechas en el programa actual para ayudar a reducir la exposición general al riesgo.

 

Los sistemas que agregan datos y conectan a los contratistas con las empresas de energía ofrecen soluciones eficientes y de buena reputación para contratar a la mejor empresa para el trabajo. Sin embargo, una mirada más cercana revela algunas discrepancias. A medida que la industria energética explora nuevas tecnologías para proporcionar al país la energía que necesita, contratar a las mejores personas para hacer el trabajo es una pieza crucial para mitigar el riesgo de salud y seguridad. Vale la pena el tiempo adicional para profundizar en los datos, así como para analizar de manera integral toda la información para asegurarse de que los proyectos se completen según lo previsto.

 

"Esa es la victoria final", dice Coughlin. "Se trata de trabajar todo junto, no apoyarse en una sola cosa para tomar las mejores decisiones".