Una guía de "trabajar de manera más inteligente, no más difícil" para propietarios de pequeñas empresas
Hay un cuento clásico
para niños sobre un vendedor ambulante que camina por la ciudad vendiendo gorras apiladas en su cabeza. Ese tema de usar muchos sombreros se ha convertido en una metáfora de la multitarea en los negocios y en la vida.
Los propietarios de pequeñas empresas saben todo sobre la necesidad de hacer malabarismos con las responsabilidades, incluida la comunicación y el marketing, la gestión de proyectos y el control de documentos. Cuando ser un experto en todos los oficios viene con el trabajo, las
herramientas de IA y otras tecnologías pueden ayudarlo a trabajar de manera más inteligente, no más difícil, mejorando sus resultados.
Aquí hay herramientas tecnológicas que ahorran tiempo para ayudar a optimizar su carga de trabajo.
La IA puede ayudarlo a optimizar las campañas de correo electrónico mediante la automatización de tareas como la creación de contenido, la segmentación,
la personalización y la programación. Estas herramientas pueden pulir sus mensajes y aumentar las tasas de participación y conversión.
Herramientas como
Salesforce utilizan el aprendizaje automático para respaldar la personalización de contenido y la segmentación de la audiencia en sus campañas de correo electrónico. Estas mejoras correo electronico están integradas en Salesforce Marketing Cloud, que comienza en $25 al mes.
Pero no necesita Salesforce para beneficiarse de la IA.
Google Gemini lleva la IA a Gmail y
Copilot potencia Outlook. Ambas herramientas pueden resumir correos electrónicos, ayudarlo a escribir mensajes y sugerir o automatizar tiempos de envío.
También puede usar Gemini, Copilot,
ChatGPT y otras plataformas de IA generativa para crear contenido de marketing como blogs, publicaciones en redes sociales y copias de sitios web. La IA generativa puede ayudarlo a crear una estrategia de contenido, refinar sus mensajes y personalizar el contenido a escala. La IA permite a las pequeñas empresas reducir o eliminar los costos de subcontratación. También puede dar a los equipos de marketing internos más capacidad para centrarse en la estrategia y la ejecución.
El propietario de una
peluquería, por ejemplo, podría usar la IA para crear publicaciones en las redes sociales que se centren en las transformaciones de los clientes, presentar estilistas o promocionar ofertas de temporada. La IA también puede ayudar a mostrar la personalidad de su marca mediante la creación de un video de 30 segundos que se puede reutilizar para Instagram, TikTok o su sitio web. Las herramientas de video pueden requerir un plan pago con algunas soluciones de IA. Otros como
Canva,
Runway ML y
Pika Labs tienen opciones gratuitas que pueden ayudarlo a comenzar.
La IA también puede ahorrarle tiempo al
crear plantillas para tareas comerciales recurrentes, como propuestas, contratos, facturas y planes financieros.
Una vez que tengas una idea de plantilla, pídele a tu IA que te ayude a crearla. Siga puliendo hasta que esté personalizado para satisfacer las necesidades de su negocio.
Estos cinco pasos, que puedes implementar tú mismo o con la ayuda de la IA, te ayudarán a empezar a crear plantillas:
- Definir el propósito y la estructura
- Agregar marcadores de posición para entradas
- Formato para una fácil reutilización
- Almacena y organiza tus plantillas
- Refinar en función de los comentarios de los usuarios
La automatización se extiende más allá de la creación de contenido. Herramientas como
Trello y
Asana pueden simplificar y organizar tu carga de trabajo de gestión de proyectos, ahorrándote 30 minutos o más todos los días.
Los tableros de estilo Kanban de arrastrar y soltar de Trello son fáciles de usar. Esta herramienta es ideal para empresas como peluqueros,
restaurantes y
fotógrafos. El diseño visual y la interfaz intuitiva del software lo convierten en una opción práctica para equipos pequeños que necesitan organizar tareas rápidamente sin una curva de aprendizaje pronunciada.
Asana es una plataforma de gestión de proyectos más estructurada con líneas de tiempo, dependencias, vistas de calendario, informes y funciones de colaboración. Es más potente que Trello, pero no tan intuitivo. Asana puede ser una mejor opción para empresas con flujos de trabajo más
complejos, como
desarrolladores de software, consultores y
proveedores médicos.
Puede comenzar con el plan gratuito de Trello y actualizar a opciones pagas que comienzan en $5 al mes. Asana ofrece un plan personal gratuito con planes pagos a partir de $10.99 al mes.
Herramientas como
QuickBooks Online pueden agilizar la facturación, el seguimiento de gastos, las conciliaciones bancarias, los informes financieros y la integración de nóminas. Los planes comienzan en $19 al mes.
La automatización contable puede ayudarlo a ahorrar tiempo al:
- Auto importación de transacciones bancarias y con tarjeta de crédito
- Envío de facturas recurrentes
- Generación de informes automáticos, como estados de pérdidas y ganancias
- Reducción del trabajo manual de hojas de cálculo
La prueba está en el pudín
Un buen punto de partida para la automatización es realizar un seguimiento de cuánto tiempo lleva una tarea y luego probar herramientas tecnológicas específicas para determinar qué solución funciona mejor para usted. Solo un atajo que reemplace una tarea tediosa y que requiere mucho tiempo podría engancharlo al valor de la IA para su negocio.
