Ya sea que un trabajador se lesione dentro o fuera del trabajo, el tiempo perdido es tiempo perdido. La gestión eficaz de las ausencias significa coordinar programas, políticas y recursos para atender mejor a los empleados, lo que significa ayudarlos a regresar al trabajo de la manera más segura y rápida posible. Los gerentes de riesgos juegan un papel fundamental para garantizar que los trabajadores se mantengan seguros en el trabajo, al tiempo que mantienen a las empresas en cumplimiento y productivas.
"Igualmente importante, un administrador de riesgos basado en los beneficios de los empleados puede ayudar a los trabajadores a comprender cómo todo encaja para apoyar mejor al empleado", dice John Montone, jefe de compensación laboral y reclamos por discapacidad de The Hartford.
Tradicionalmente, los beneficios para empleados y la compensación para trabajadores se han manejado por separado. El personal de recursos humanos manejó los programas y beneficios destinados a atraer y retener talento. Los gerentes de riesgos se centraron en mitigar el riesgo en el lugar de trabajo, la seguridad de los empleados y el cumplimiento de la compensación laboral. Sin embargo, puede haber desafíos con esta separación.
Y con la tecnología y el talento actuales, existe la capacidad y el creciente deseo de que los empleadores administren ambos lados juntos. La integración agiliza la administración y ayuda a mejorar la experiencia de los empleados en general. Los empleadores pueden rastrear y monitorear mejor todas las ausencias y aprender de los datos.
"Esto les da a los empleadores una comprensión completa de todos los impulsores de la ausencia en su operación", dice Montone, "Les da información sobre sus beneficios y dónde podrían tener oportunidades para ofrecer más programas de salud y bienestar".
Los empleadores que planean administrar tanto los beneficios de los empleados como la compensación de los trabajadores pueden considerar estos cinco temas:
1. Leyes de licencia y adaptaciones
Las leyes de licencia pueden ser confusas y el panorama general de ellas se está volviendo cada vez más complejo. Comprender el riesgo de cumplimiento significa saber cómo deben coordinarse todas las leyes legales de licencia federales, estatales y locales. Y no realizar un seguimiento correcto de las licencias puede no proteger tanto al empleador como al trabajador lesionado. Con la Ley Federal de Licencia Médica y Familiar (FMLA), un empleado con compensación para trabajadores tiene derecho a una licencia con protección laboral, pero eso no siempre sucede.
De hecho, un estudio de The Hartford encontró que el 71% de los reclamos de compensación para trabajadores con tres o más días de ausencias aprobadas no se coordinaron con FMLA. No iniciar FMLA para reclamos de Compensación para Trabajadores pone a los empleadores en riesgo de futuras demandas y multas. 1
"Esa es una de las trampas de los silos", dice Allison Scaia, jefa de estrategia de Servicios de Salud en The Hartford. "Los gerentes de riesgos se centran únicamente en la compensación de los trabajadores. Los equipos de beneficios se centran en FMLA. Por lo tanto, cuando los empleados no tienen claro cuándo se aplica la FMLA, la falta de coordinación puede ser costosa".
Cuando se integran las licencias, se puede activar automáticamente una licencia con protección laboral como FMLA y, según el estado, licencia médica y familiar pagada (PFML) para el empleado lesionado.
"Esto asegura que los empleadores estén en sintonía regulatoria en todo momento", dice Montone.
Además, los administradores de riesgos deben tener conocimiento práctico de la Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA). Se aplica a todos los empleadores, públicos o privados, con 15 o más trabajadores. Para identificar adaptaciones razonables para los trabajadores, ya sea que estén fuera de la compensación laboral o por discapacidad, los empleadores deben colaborar con los empleados como parte del proceso interactivo de la ley. Las adaptaciones razonables pueden y deben encajar con el regreso al trabajo y las restricciones de compensación para trabajadores. Los empleadores corren el riesgo de recibir multas de la Comisión de Igualdad de Oportunidades en el Empleo (EEOC) si no consideran la ADA.
2. ¿Discapacidad a corto plazo o compensación laboral?
Los gerentes de riesgos deben saber si la empresa ofrece beneficios de protección de ingresos, como discapacidad a corto plazo por lesiones o enfermedades no relacionadas con el trabajo. Pueden ayudar a los empleados a comprender qué beneficio es el más apropiado para su situación si están de licencia.
Puede haber ocasiones en las que un reclamo inicialmente podría rebotar entre la discapacidad a corto plazo y la compensación laboral. Por ejemplo, un mecanógrafo / trabajador de entrada de datos que desarrolla dolor severo en la muñeca presenta un reclamo por discapacidad a corto plazo. Pero cuando una revisión de sus deberes esenciales encuentra que la lesión puede estar relacionada con el trabajo, el reclamo aterriza con compensación para trabajadores. Un sistema integrado, particularmente cuando las coberturas son con una compañía, llevará el reclamo al lugar correcto.
3. Beneficios de salud suplementarios: efectivo cuando los empleados lo necesitan
La compensación para trabajadores generalmente paga a un empleado una parte de sus ingresos, no todos. Los beneficios de salud suplementarios, como el seguro de accidentes y enfermedades graves y los planes de estadía de una noche en el hospital, pueden ayudar a un empleado a cerrar esa brecha financiera. Esto se debe a que estos beneficios pagan en efectivo directamente al empleado para que lo use donde más se necesita, para cosas como cuidado de niños, alojamiento, entrega de alimentos o incluso pasear perros.
Por ejemplo, un empleado en un reclamo de compensación para trabajadores también tiene un beneficio de seguro por lesiones accidentales como parte de su paquete general de beneficios. Entonces, eso pagará un beneficio en efectivo que pueden usar en lo que quieran mientras se recuperan. Si los beneficios complementarios y la compensación para trabajadores están con la misma compañía, puede haber una oportunidad para la actividad de integración de reclamos para permitir una presentación y procesamiento de reclamos más eficientes.
4. Seguro de viaje de negocios
Los empleadores sienten la obligación de "deber de cuidado" de proteger a los empleados sin importar a dónde viajen por negocios de la empresa. Una organización que tiene algún tipo de viaje de negocios, ya sea alrededor del mundo o al otro lado de la ciudad, puede estar cubierta por una póliza de accidentes de viajes de negocios (BTA).
Los empleados se enfrentan a una multitud de riesgos cuando viajan por negocios, incluidos accidentes, enfermedades y amenazas a su seguridad. Un programa BTA puede proporcionar acceso las 24 horas del día, los 7 días de la semana a asistencia médica y de viaje. También ayudará a llenar las áreas grises en las coberturas, como la compensación para trabajadores, al cubrir a los empleados durante actividades no laborales en viajes de negocios. Un beneficio clave son los gastos médicos de emergencia fuera del país. Una póliza BTA pagaría de forma primaria, independientemente de cualquier otro seguro vigente.
En general, los programas de BTA están diseñados para responder en caso de emergencia, con un enfoque en mantener seguros a los empleados sin importar a dónde viajen por su trabajo.
5. Programas de asistencia al empleado (EAP) para el apoyo al bienestar general
Una empresa comprometida con el cuidado integral de sus trabajadores necesita un administrador de riesgos que esté familiarizado con los programas que apoyan el bienestar físico y mental. La necesidad nunca ha sido mayor. La investigación de The Hartford encontró que el 71% de los empleadores sienten que el deterioro de la salud mental de su fuerza laboral está teniendo un impacto financiero negativo en su empresa. 2
Tienen preocupaciones válidas: el 34% de los trabajadores informan sentirse deprimidos o ansiosos al menos una vez a la semana en 2022, frente al 20% en 2020. 3
Los EAP o programas similares pueden ayudar a los empleados a manejar los problemas cotidianos, reducir las ausencias y aumentar la productividad. Si una situación no califica para un reclamo por discapacidad o compensación laboral, el apoyo está disponible durante un momento difícil.
Reuniéndolo todo
Con esta mejor comprensión de los beneficios para los empleados, los gerentes de riesgos deben considerar:
- Comunicarse regularmente con sus colegas de recursos humanos
- Revisar rutinariamente las nuevas reclamaciones de WC con RRHH para garantizar la coordinación de FMLA
- Trabajar con su corredor para identificar beneficios que brinden una cobertura más holística
- Asociarse con un proveedor de gestión de ausencias para integrar todas las licencias
"Cuando hay una mejor conciencia sobre cómo el riesgo y los recursos humanos trabajan juntos, todos se benefician", dice Scaia. "Hay un enfoque más holístico de la ausencia que ayuda a los empleados a saber que su bienestar es una prioridad".
1 Basado en la revisión de The Hartford de las reclamaciones de tiempo perdido de compensación para trabajadores y el cumplimiento correspondiente de la FMLA de 2018 a 2020.
2-3 The Hartford's 2022 Future of Benefits Study, consultado en febrero de 2023
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