Un punto débil común para las empresas gira en torno a los procesos de gestión de licencias y reclamos relacionados con la ausencia de los empleados. Un proceso de reclamos ineficiente no solo es frustrante de manejar, sino que también puede afectar negativamente la productividad y afectar la rapidez con la que un empleado regresa al trabajo después de una lesión o enfermedad.
También puede ser difícil navegar por las complejas leyes y regulaciones en torno a la gestión de ausencias. De hecho, en el estudio Future of Benefits 2020 de The Hartford, el 55% de los empleadores dijo que no hay una manera fácil de rastrear y administrar los diferentes tipos de licencia.
Para los empleados lesionados o enfermos, estos procesos pueden ser frustrantes. La mala comunicación, la confusión y la falta de transparencia pueden causar una mala experiencia.
El proceso de reclamos para el seguro de compensación para trabajadores y la discapacidad, combinado con las complejidades de la gestión de ausencias, puede llevar mucho tiempo. Estos problemas presentan una oportunidad para que los empleadores realicen cambios para tener un proceso de gestión de reclamos más simplificado.
"Un proceso tradicional de gestión de reclamos puede suponer una gran carga administrativa para los empleadores y realmente causar frustración y una mala experiencia para el empleador y el empleado", señaló Scaia. "Es valioso tener un proceso de reclamos integrado no solo porque facilita las cosas, sino que también puede proporcionar información valiosa para ayudar a los empleadores y sus trabajadores".
¿Qué es un sistema de gestión de reclamos?
Un sistema de gestión de reclamos maneja los reclamos desde que se presentan inicialmente hasta que se toma una decisión. Este proceso implica la recopilación de información para permitir que una compañía de seguros decida cómo abordar el reclamo.
La mayoría de los empleadores tienen cierta cobertura de seguro para grandes empresas y otros productos para ayudar a proteger a sus empleados o porque puede ser necesario, como seguro de compensación para trabajadores (seguro WC), administración de licencias y discapacidad.
Tradicionalmente, un reclamo puede pasar por diferentes sistemas. Por ejemplo, un empleador presentaría un reclamo de compensación para trabajadores ante su aseguradora para asegurarse de que un empleado lesionado en el trabajo obtenga los beneficios que tiene derecho a recibir. Y si la lesión o enfermedad no estaba relacionada con el trabajo, el empleado tendría que presentar un reclamo por separado para obtener beneficios por discapacidad.
Por ejemplo, supongamos que un empleado se queja de dolor en las piernas mientras trabaja en la planta de fabricación de una empresa de envasado de alimentos, hay ciertos pasos que deben seguirse:
- La empresa debe presentar un reclamo de seguro de compensación para trabajadores ante su aseguradora.
- Si se determina que la lesión no está relacionada con el trabajo, entonces se deberá presentar un reclamo por discapacidad.
- Si el empleado no puede trabajar y tiene que tomar una licencia, el empleador deberá documentarlo y registrarlo en su sistema de gestión de ausencias.
Tanto para el empleador como para el empleado, todo este proceso puede llevar mucho tiempo y ser potencialmente confuso, con tantas partes móviles diferentes.
Si un empleador no informa o documenta las licencias o las lesiones de los empleados con precisión, puede enfrentar costosas demandas y multas. De hecho, el costo promedio para defender una demanda de la Ley Licencia médica familiar (FMLA) es $78,000, independientemente del resultado. 1
¿Cómo se puede mejorar la gestión de reclamos?
Hay diferentes medidas que los empleadores pueden tomar para tratar de mejorar su proceso de gestión de reclamos, como mantener información y documentación precisas.
Si hay una lesión o enfermedad relacionada con el trabajo, es una buena idea tener en cuenta información importante que puede ayudar con el proceso de reclamos de compensación para trabajadores , como:
- Fecha de la lesión o enfermedad
- Dónde ocurrió
- Descripción de lo sucedido
- Fecha en que el empleador recibió el aviso de lesión o enfermedad
Algunas compañías de seguros también están tratando de ayudar a los empleadores a mejorar el proceso de gestión de reclamos, especialmente si tienen ciertos productos y servicios con la misma aseguradora.
The Hartford aprovecha los datos para mejorar los resultados de los reclamos. Su Insights FactoryTM utiliza datos para proporcionar información sobre los factores biológicos, psicológicos y sociales que pueden afectar un reclamo. En el transcurso de cinco años, la duración de la discapacidad a corto plazo fue un 5% más corta y los empleados regresaron al trabajo 3,4 días más rápido. 2
The Hartford también diseñó un programa que integra productos de compensación laboral y Beneficios grupales. Llamado "The Hartford Productivity AdvantageSM (THPA)", agiliza el proceso de gestión de reclamos y ausencias para empleadores y empleados. Scaia explicó que la aseguradora diseñó THPA para:
- Reducir la carga administrativa y el riesgo de cumplimiento para los empleadores
- Mejorar la experiencia del empleador y del empleado eliminando barreras y pasos adicionales
- Proporcione información sobre las ausencias para mejorar la productividad
Cuando considera que el 71% de las veces un reclamo de compensación para trabajadores con tres o más días de ausencia aprobada no tiene FMLA configurada, un enfoque simplificado puede beneficiar enormemente a los empleadores. 3
"Con THPA, se presenta un solo reclamo de compensación para trabajadores y desencadena la acción de licencia y discapacidad apropiada. Los empleadores y los empleados no tienen que llamar por segunda vez para programar una licencia, lo que agiliza el proceso y mejora la experiencia para todos", explicó Scaia.
Un vistazo al proceso de Reclamos de THPA
Así es como funciona el proceso de reclamos y permisos con THPA:
- Un empleador presenta un reclamo de compensación para trabajadores con tiempo perdido en el trabajo.
- La FMLA se inicia (sujeto a la elegibilidad del empleador) en coordinación con el reclamo de compensación para trabajadores para realizar un seguimiento del tiempo fuera del trabajo.
- Si se aprueba el reclamo de compensación para trabajadores y se pagan los salarios perdidos, la información se utiliza para aprobar la licencia.
- Si se niega el reclamo de compensación para trabajadores, The Hartford inicia un reclamo por discapacidad a corto plazo (sujeto a la elegibilidad del empleado) y utiliza cualquier médico de compensación para trabajadores en el archivo después de obtener la autorización del empleado.
La oferta también permite a los empleadores analizar datos de reclamos de compensación para trabajadores por licencia, discapacidad y tiempo perdido. Un tablero les brinda la oportunidad de mejorar la planificación de la productividad y, en última instancia, reducir la carga administrativa.
Una historia de éxito de THPA
Una empresa nacional de envasado de alimentos enfrentó demandas y multas porque no estaba documentando ninguna licencia de empleados relacionada con el trabajo.
Como cliente de compensación laboral, discapacidad y ausencia con The Hartford, el empleador pudo beneficiarse del proceso simplificado de THPA.
Con THPA, se crea una licencia cuando el empleador presenta un reclamo de compensación para trabajadores. La creación automática de las licencias correspondientes mejoró el cumplimiento y el seguimiento del empleador.
La empresa de envasado de alimentos elogió la "coordinación perfecta" y le dio crédito a THPA por "ahorrar tiempo y energía al tiempo que mejora la comunicación con nuestros empleados".
Servicios integrados para mejorar los resultados y procesos de reclamos
Mejorar un proceso de gestión de reclamos beneficia tanto al empleador como al empleado, según Matt Scott, jefe de la División Noreste para el negocio comercial mediano y grande de The Hartford.
"Los empleadores no solo ven una mayor productividad con un enfoque integrado para la gestión de reclamos y licencias, sino también menores costos administrativos y menor riesgo de cumplimiento", dijo Scott. "Los empleados también tienen una mayor satisfacción y una mejor experiencia porque hay una coordinación perfecta de beneficios y un proceso optimizado".
¿Preguntas sobre THPA?
1 HR.com: Presagia, “How Well Do You Understand the Intricacies of FMLA Compliance?”
2 As compared to IBI industry data.
3 Basado en la revisión de The Hartford de las reclamaciones de tiempo perdido de compensación para trabajadores y el cumplimiento correspondiente de FMLA de 2018 a 2020.
