El mejor software de contabilidad para pequeñas empresas

Estados Unidos está experimentando un auge pospandémico, no el esperado baby boom , sino el nacimiento de nuevos negocios. A medida que el pánico en torno a la pandemia retrocede y las personas reorganizan sus puestos dentro de la fuerza laboral de EE. UU., Han aparecido miles de nuevas pequeñas empresas. De hecho, según la Oficina Nacional de Investigación Económica, el número de nuevas solicitudes comerciales es el más alto registrado.

 

Estos nuevos negocios están creciendo durante una evolución en las transacciones de ventas diarias. Desde los servicios personales hasta las operaciones de comercio electrónico, y desde los restaurantes hasta los minoristas, los cambios en las preferencias de pago han comenzado a afectar a todos los sectores. La tendencia de rápido crecimiento son las transacciones digitales. Esta forma de pago creció significativamente durante la pandemia tanto en términos de uso como de variedad. Por ejemplo, las empresas han visto aumentos dramáticos en los pagos sin contacto, los pedidos en línea y el uso de billeteras móviles. De hecho, se prevé que los pagos digitales realizados a través de billeteras de teléfonos inteligentes solo en los EE. UU. alcancen los $220.03 mil millones para 2023.

 

Para mantenerse al tanto de estas tendencias, todas las empresas, nuevas y antiguas, necesitarán un software rentable para pequeñas empresas (o "software para pymes"). Esto es especialmente cierto para la contabilidad, la nómina, la facturación, el procesamiento de pagos y otros procesos de seguimiento financiero. Para realizar un seguimiento de sus transacciones y datos financieros, eche un nuevo vistazo al mejor software para pequeñas empresas. Incluso puede haber programas de contabilidad y gestión financiera adaptados a su tipo de negocio.

 

En los últimos años, varias opciones nuevas de software de contabilidad han entrado en escena. Algunos programas de larga data como QuickBooks también han realizado actualizaciones para atender mejor las necesidades cambiantes de las pequeñas empresas. Otros jugadores notables han reducido los costos de suscripción o han renovado sus ofertas. Además, incluso hay varios servicios de contabilidad gratuitos y sencillos. Sin embargo, tenga en cuenta que la mayoría de las ofertas gratuitas básicas encuentran formas de generar ingresos. Algunos cobran por opciones adicionales como el servicio de nómina o el procesamiento de pagos, por ejemplo.

 

Independientemente de lo que elija, asegúrese de planificar el tiempo para implementar y capacitarse para su nuevo software empresarial. Es probable que seas tú quien lo use, al menos al principio. Para muchos propietarios de pequeñas empresas, no es práctico contratar a un contador a tiempo parcial, y mucho menos a un contador completamente capacitado. Es por eso que el software de contabilidad para pequeñas empresas es a menudo uno de los primeros programas que puede usar el propietario de una pequeña empresa. Incluso los contratistas independientes, los autónomos y los trabajadores temporales necesitan una forma eficaz de realizar un seguimiento de sus ingresos y gastos. Esto les ayuda a maximizar las deducciones y evitar pagar más impuestos de los necesarios. Dependiendo de sus necesidades específicas, el software de contabilidad puede reemplazar la contratación de un CPA o el seguimiento manual de sus ingresos y gastos.

 

Todas las empresas tienen necesidades diferentes. Por lo tanto, no existe una solución única para etiquetar como el mejor software de contabilidad para pequeñas empresas. En su lugar, echemos un vistazo a varias opciones de software de contabilidad empresarial. Según factores como el tamaño de la empresa, los sectores clave y los objetivos de seguimiento financiero, cubriremos qué tipo de negocio respalda mejor cada uno. Las siguientes secciones lo ayudarán a elegir el software de contabilidad adecuado para su negocio, ya sea que esté buscando encontrar la opción menos costosa, la herramienta más fácil de usar o las capacidades de informes más sólidas.

 

Muchas pequeñas empresas eligen QuickBooks gracias a su interfaz intuitiva y fácil entrada de datos. También ofrece ayuda en vivo para responder a las preguntas de los clientes sobre el software. Entre sus puntos fuertes se encuentran la fácil instalación y el hecho de que muchos profesionales financieros están familiarizados con él, lo que facilita la obtención de asistencia local si es necesario. A continuación se presentan algunos pros y contras notables de QuickBooks para revisar al considerar esta opción.

Pros y contras de QuickBooks

Ventajas	Desventajas
Fácil de configurar y personalizar desde la primera vez que comienzas a usarlo	Los propietarios de varios negocios deben comprar suscripciones separadas para cada negocio
Proporciona informes con plantillas e incluye una aplicación móvil para facilitar la entrada de datos sobre la marcha	El número de personas que pueden iniciar sesión simultáneamente en QuickBooks desde una sola empresa es limitado
El "tablero" financiero muestra datos esenciales como ganancias y pérdidas en un formato digerible para un seguimiento y planificación simples	Sin una promoción, QuickBooks suele tener un precio más alto que muchos competidores

FreshBooks funciona particularmente bien para adaptarse a circunstancias especiales que pueden surgir para las empresas basadas en servicios. El sistema FreshBooks es particularmente útil para los propietarios de negocios independientes que ofrecen servicios personales, como:

 

FreshBooks facilita la vida de los propietarios de negocios de servicios al ofrecer capacidades avanzadas de facturación y seguimiento de pagos. A pesar de estas características, hay algunos aspectos de FreshBooks que pueden hacer que no sea ideal para otros tipos de negocios. Tenga en cuenta estos pros y contras al considerar este paquete de contabilidad para las necesidades de su pequeña empresa.

Ventajas	Desventajas
Facilita el manejo de múltiples facturas y procesos de facturación en curso	No se adapta al seguimiento de inventario (por lo que no es adecuado para operadores minoristas)
Precios basados en el cliente (las empresas con menos clientes pagan menos) y una prueba gratuita están disponibles	No se ofrece ninguna funcionalidad de orden de compra
Fácil de configurar ofertas de descuento, planes de pago y seguimiento de depósitos	El costo de la licencia para usuarios adicionales dentro de la misma empresa es $10 por persona

Cuando se trata de accesibilidad, Kashoo es nuestra mejor opción para propietarios de pequeñas empresas novatos que desean comenzar a trabajar. Si bien Kashoo no ofrece un proceso de configuración estricto paso a paso, es una plataforma de contabilidad simple, lo que facilita las cosas a las personas sin experiencia en contabilidad. A continuación se presentan algunas ventajas clave más de Kashoo, junto con algunas trampas potenciales que pueden hacerlo menos útil para algunos tipos de negocios.

Ventajas	Desventajas
Entrada simple y fácil de usar de datos transaccionales en una interfaz basada en la nube	El servicio al cliente no está disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana (aunque la compañía promete responder a las preguntas de los clientes dentro de las 24 horas)
La falta de funciones analíticas complejas agiliza y simplifica el seguimiento de ingresos/gastos	Los registros de entrada de artículos carecen de un alto nivel de detalle
Costo asequible, con un descuento ofrecido para pequeñas empresas que eligen una suscripción anual	No tiene una aplicación de Android, funcionalidad de seguimiento de inventario o un panel financiero estándar

A diferencia de la mayoría de los otros programas de contabilidad, Wave no cuesta nada por adelantado. Si bien el uso de su software es gratuito, Wave cobra tarifas de transacción si elige usarlo para procesar pagos. Además, cuando H&R Block adquirió Wave hace un par de años, agregó una importante experiencia en preparación de impuestos a su oferta. Aquí hay algunos otros aspectos positivos de Wave, junto con algunos inconvenientes que podrían limitar su atractivo para tipos específicos de negocios.

Ventajas	Desventajas
Sin costos iniciales	Sin capacidad de seguimiento de inventario
Sin límite en el número de usuarios de tu empresa	Carece de funcionalidad de seguimiento del tiempo
Admite múltiples empresas con una sola cuenta	La integración de impuestos sobre la nómina de servicio completo actualmente está limitada a 14 estados (los estados restantes requieren que presente la documentación manualmente)
Incluye capacidades de facturación y escaneo de recibos	No se incluye ninguna facilidad de impuestos estimados trimestrales

Como se señaló, QuickBooks es nuestra mejor opción para el software de contabilidad para pequeñas empresas. Su oferta básica Simple Start también es nuestra recomendación para autónomos, contratistas independientes y otros en empleos temporales. Simple Start limita el acceso a una sola persona, lo que lo hace útil para propietarios únicos y empresas emergentes. Aquí hay varios aspectos de Simple Start que pueden ayudarlo a decidir si esta opción de nivel de entrada podría funcionar para su pequeña empresa.

Pros y contras de Quickbooks Simple Start

Dependiendo del tipo y tamaño de su negocio, sus necesidades contables y lo que pueda pagar, hay una solución de software de contabilidad para usted. Y los sistemas de software de contabilidad simples para pequeñas empresas son solo un tipo de herramienta digital que puede usar para mejorar y optimizar sus operaciones. Muchos propietarios de pequeñas empresas también utilizan herramientas para programar y administrar sus cuentas de redes sociales, enviar campañas automatizadas de marketing por correo electrónico y realizar un seguimiento de las ventas e interacciones de los clientes. Cuando encuentre las herramientas adecuadas para rastrear y automatizar su trabajo, podrá concentrarse mejor en lo que lo inspiró a iniciar su negocio en primer lugar.

 

Como puede ver, los propietarios de pequeñas empresas tienen una amplia variedad de opciones a considerar cuando se trata de soluciones de software empresarial. Del mismo modo, sabemos que tiene una serie de opciones cuando busca respuestas a sus necesidades de seguro para pequeñas empresas. Esperamos que haya encontrado algo útil en este artículo y lo alentamos a compartir su propia experiencia. Agradecemos especialmente sus opiniones sobre los programas de software de contabilidad empresarial que hemos mencionado, y cualquier otro que haya probado. Siéntase libre de compartir en los comentarios a continuación.