¿Qué son las cuentas por cobrar?

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¿Qué son las cuentas por cobrar y por qué son importantes para su negocio?

Entonces, ¿qué son las cuentas por cobrar y por qué son importantes para su pequeña empresa? Las cuentas por cobrar son el saldo de dinero adeudado cuando una empresa vende bienes o servicios a un cliente a crédito.

Los clientes están en el corazón de su pequeña empresa, por lo que es importante que cada transacción sea una buena experiencia y, a veces, eso incluye vender a los clientes a crédito. Si extender las opciones de crédito a los clientes le parece arriesgado, tiene razón. Una encuesta reciente encontró que el 59% de las pequeñas empresas que vendieron a clientes a crédito tuvieron que hacer un seguimiento de los pagos atrasados al menos dos veces en promedio. Si bien esto no suena ideal, ofrecer opciones de crédito puede ser un paso necesario para mantenerse competitivo en su industria.

¿Cómo tienen las empresas cuentas por cobrar?

A medida que su pequeña empresa crezca y gane más clientes, se encontrará con la presión de ofrecer opciones de crédito flexibles. Estas opciones de crédito crean cuentas por cobrar para su pequeña empresa. Las empresas brindan el servicio y luego facturan al cliente, y luego el cliente remite su pago (por cobrar).

Muchos clientes prefieren usar crédito porque pueden hacer compras y pagar más tarde. Para mantenerse al día con su competencia, es posible que deba ofrecer esta opción a sus clientes.

Antes de lanzarse a ofrecer crédito, querrá echar un vistazo a su industria y considerar primero algunas prácticas comerciales .

El proceso de facturación de cuentas por cobrar

Establecer un proceso de facturación es el primer paso para establecer un proceso de crédito. El objetivo es enviar sus facturas lo más rápido posible. Cuanto más tardes en enviar una factura, más tiempo tendrás que esperar para recibir el pago.

Software de facturación de cuentas por cobrar

No se requiere un software de facturación para su pequeña empresa, pero puede ayudar a que su proceso de pago sea más eficiente y preciso. También puede utilizar sistemas independientes o aplicaciones móviles para facturar a los clientes de manera efectiva. Sin embargo, algunos clientes todavía prefieren recibir facturas enviadas por correo o correo electrónico.

Balance de cuentas por cobrar

Las empresas deben registrar todas las cuentas por pagar y por cobrar en el balance general de una pequeña empresa. Las cuentas por cobrar se clasifican como cuentas de activos a corto plazo y se incluirán en la sección "activos" del balance general. Además, un balance general lo ayudará a realizar un seguimiento de la diferencia de saldo entre las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar.

¿Qué método contable es mejor para registrar las cuentas por cobrar?

A medida que las empresas ofrecen crédito a los clientes, es posible que deban revisar su método contable actual. Los diferentes métodos contables incluyen:

Tipos de contabilidad para deudores

Contabilidad de caja

En este tipo de contabilidad, los ingresos se consideran ingresos cuando se recibe efectivo. Además, los gastos se consideran gastos cuando se paga en efectivo. Este tipo de contabilidad es popular entre los propietarios únicos y las empresas que no tienen inventario. Para la contabilidad de efectivo, no registrará cuentas por cobrar ni cuentas por pagar, confiando únicamente en los flujos de efectivo. Por lo general, la contabilidad de efectivo es para empresas que tienen menos de $25 millones en ingresos. Estas empresas a menudo prefieren la contabilidad de efectivo porque pueden recibir ciertos beneficios fiscales.

Contabilidad de devengo

Según la contabilidad de devengo, los ingresos se consideran ingresos cuando se incurre en la venta. Del mismo modo, los gastos se consideran gastos cuando se incurre en el costo. Una venta se considera una venta cuando se envía un producto o se realiza un servicio. Se produce un gasto que se piden materiales o cuando se ha realizado el trabajo. Las fechas de la transacción son importantes para una contabilidad precisa en base devengado.

Al decidir qué método es mejor para su negocio, es posible que desee consultar a un contador. Por lo general, las pequeñas empresas comienzan con la contabilidad de efectivo y luego avanzan hacia la contabilidad de devengo a medida que crecen.

Tenga en cuenta que puede ofrecer crédito que generará cuentas por cobrar (AR) en algunas otras situaciones comerciales. Estos incluyen:

Cuentas por cobrar bajo contratos a largo plazo

Los contratos a largo plazo se utilizan para proyectos que tardarán mucho tiempo en terminarse, como proyectos de construcción, instalación, construcción o incluso fabricación. Para los métodos de contabilidad de contratos a largo plazo, es importante no asumir que las cuentas por cobrar serán ingresos para su pequeña empresa. Las cuentas por cobrar involucran el efectivo que se debe por el contrato, pero los ingresos reconocidos dependerán del momento del trabajo que se esté realizando. Las pequeñas empresas de la construcción deben hablar con su contador sobre qué opción de seguimiento de cuentas por cobrar es mejor para su negocio.

Cuentas por cobrar de los accionistas

Los accionistas de su pequeña empresa pueden pedirle un préstamo. Cuando esto ocurre, el monto adeudado se considera cuentas por cobrar.

Cuentas por cobrar de los empleados

Sus empleados también pueden pedir un préstamo a su pequeña empresa. Cuando esto ocurre, la cantidad de dinero adeudada se considera cuentas por cobrar, al igual que con sus accionistas o clientes.

¿Cuáles son los beneficios y ventajas de mantener cuentas por cobrar?

Como pequeña empresa, desea que sus clientes se vayan sintiéndose felices. Para evitar molestias y experiencias negativas de los clientes, deberá ofrecer crédito. Esto es especialmente cierto si sus competidores ofrecen opciones de crédito.

Las cuentas por cobrar pueden ayudar a las pequeñas empresas a seguir siendo competitivas al tiempo que ofrecen varios beneficios.

Diferencia entre Cuentas por pagar y Cuentas por cobrar

Fidelizar a los clientes

Permitir que sus clientes realicen compras a crédito les demuestra que confía en ellos. Esta confianza ayudará a mejorar su relación con los clientes, lo que, a su vez, puede aumentar las ventas futuras.

Le ayudamos a realizar un seguimiento del crédito del cliente fácilmente

A medida que recopile cuentas por cobrar, también recopilará información sobre la confiabilidad y el crédito de sus clientes. Esta información puede ayudarlo a ver cuánto tiempo tardan los clientes en pagar. También puede ayudarlo a ver qué productos se compran con frecuencia a crédito.

El seguimiento del crédito del cliente puede permitirle tomar decisiones sobre la concesión de crédito a determinados clientes. Si un cliente tiene un historial de pagos consistentemente malo, es posible que desee dejar de ofrecerle crédito como opción.

Aumento de las ventas generales

Ofrecer crédito a sus clientes significa que no necesitan efectivo inmediato para realizar una compra. Esto podría aumentar las ventas totales de su pequeña empresa, pero se necesitan clientes confiables para que el crédito funcione. Si demasiados clientes no pagan sus facturas, pueden producirse pérdidas significativas.

¿Cuáles son las desventajas de mantener las cuentas por cobrar?

Si bien las cuentas por cobrar ofrecen una variedad de beneficios a las pequeñas empresas, hay algunos inconvenientes a tener en cuenta.

Riesgo de crédito

Cada vez que permite que un cliente compre a crédito, existe el riesgo de que no pague lo que debe. Como propietario de una pequeña empresa, solo debe otorgar crédito a clientes con un buen puntaje crediticio que muestre confiabilidad en los pagos. De lo contrario, puede sufrir pérdidas por parte de los clientes que no pagan.

La necesidad de hacer un seguimiento frecuente

El seguimiento de los saldos pendientes de las cuentas por cobrar es una tarea constante. Es posible que deba hacer un seguimiento más de una vez, lo que puede llevar mucho tiempo y requiere que tenga un procedimiento de seguimiento.

Aumento de los costos de transacción

El registro, la impresión y el envío de facturas pueden tener costos más altos, en comparación con el procesamiento de efectivo por adelantado. También es posible que deba invertir en software para ayudar en el proceso de seguimiento, lo cual es un costo adicional.

Contabilidad de deudas incobrables de cuentas por cobrar

Como propietario de una pequeña empresa, deberá saber cómo contabilizar las deudas incobrables al ofrecer opciones de crédito a los clientes.

Contabilizar la deuda incobrable como una cancelación

Una vez que determina que un cliente no pagará lo que debe, el monto se puede cargar directamente, es decir, cancelar como, gastos por deudas incobrables.

Utilice el método de asignación para contabilizar las deudas incobrables

En este método, cuando se da cuenta de que un cliente no va a pagar lo que debe, el monto se deduce de una estimación predeterminada. Esta estimación es el número de cuentas que predice que no pagarán.

¿Cuál es la diferencia entre cuentas por pagar y cuentas por cobrar?

Las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar pueden parecer similares, pero son muy diferentes. Entonces, ¿cuál es la diferencia entre cuentas por pagar y cuentas por cobrar? Las cuentas por pagar son lo opuesto a las cuentas por cobrar. En lugar de que los clientes le deban dinero, su empresa les debe dinero a sus proveedores. Cuentas por pagar representa lo que compra a crédito de proveedores o vendedores. Estas transacciones se consideran pasivos para su pequeña empresa.

Ejemplos de la diferencia entre cuentas por pagar y cuentas por cobrar

Digamos que tienes un negocio de reparación de computadoras. Cuando se queda sin hardware, se lo pide a su proveedor a crédito. Esta transacción se procesaría como una cuenta por pagar. Deberá pagar a su proveedor en el futuro por el hardware que ha comprado.

Registro de cuentas por cobrar

Ofrecer una opción de crédito a sus clientes solo es una buena idea si registra las transacciones correctamente. Esto significa que querrá considerar los pasos necesarios para el éxito. Estos pasos incluyen:

Establecer sus prácticas y estándares crediticios
Envío de facturas a tus clientes
Seguimiento de cuentas por cobrar
Recibir sus cuentas por cobrar o pagos

Métodos de registro de cuentas por cobrar

Cada paso para implementar el proceso de cuentas por cobrar se puede realizar de varias maneras. Estos incluyen:

Grabación manual. Siempre puede mantener sus propios registros a mano. Sin embargo, tenga en cuenta que existen formas más eficientes de registrar sus transacciones.
Usando software de contabilidad. Puede utilizar un software de contabilidad interno para registrar sus cuentas por cobrar. Este software puede generar facturas fácilmente. También puede obtener un sistema independiente que se centre solo en las cuentas por cobrar de su pequeña empresa. Muchas pequeñas empresas utilizan el software de contabilidad QuickBooks . También puede utilizar el software de contabilidad Patriot para pequeñas empresas. Si no puede encontrar un software de contabilidad empresarial que se adapte a sus necesidades, puede buscar en el sitio web de Capterra.

Excepciones y alteraciones de cuentas por cobrar

Al documentar sus cuentas por cobrar, querrá prestar atención a:

Ingresos diferidos

Esto involucra montos recibidos por su pequeña empresa antes de ganarlo. Cualquier pago que sus clientes realicen por adelantado es lo opuesto a las cuentas por cobrar. Se consideran pasivos. Deberá asegurarse de que sus facturas abiertas reflejen los pagos realizados por adelantado. Debido a que los ingresos diferidos se consideran un pasivo, también deberán diferirse al balance general de la empresa en lugar de registrarse en el estado de resultados.

Depósitos de clientes

Estos involucran montos recibidos por su pequeña empresa antes de proporcionar su producto o servicio. A veces, los clientes hacen depósitos que se destinarán al costo de construir su producto. Al igual que los ingresos diferidos, los pagos realizados por los clientes por adelantado se consideran pasivos y lo contrario de cuentas por cobrar. Deberán registrarse en sus facturas abiertas.

Inventario devuelto

Para el inventario devuelto, registrará un crédito en el libro mayor para las cuentas por cobrar si el artículo se compró a crédito o mediante una factura. Para transacciones en efectivo, cheques o tarjetas de crédito, acreditaría su cuenta de efectivo en lugar de cuentas por cobrar.

cuando el cobro se realiza en cuentas por cobrar

Cuando se realiza el cobro de cuentas por cobrar

Informe de antigüedad de cuentas por cobrar

Las cuentas por cobrar pueden acumularse rápidamente, pero no te preocupes, analizarlas no será tan difícil como puede parecer al principio. Para analizar sus cuentas por cobrar, querrá consultar un reporte de antigüedad de cuentas por cobrar. Este reportar es estándar en la mayoría de los programas de cuentas por cobrar utilizados para la contabilidad de pequeñas empresas.

El reporte mostrará las facturas de clientes impagadas en determinados intervalos de fechas. Por ejemplo, esto podría ser un grupo de edad de 0 a 30 días, un grupo de edad de 31 a 60 días y un grupo de edad mayor de 60 días. Al considerar las cuentas de su reportar, querrá prestar especial atención a:

Número de factura
Fecha de la factura y fecha de vencimiento
Nombre del cliente
Cualquier nota de colección
Créditos no aplicados (eliminar créditos no aplicados puede ayudarlo a reducir la cantidad de cuentas por cobrar vencidas en su lista, lo que es mejor para su organización)

Querrá dirigirse a los clientes que se han retrasado en sus pagos por más tiempo. A partir de ahí, puede avanzar en la lista.

Dirigirse a los clientes atrasados

Cobrar las cuentas por cobrar de los clientes atrasados puede ser estresante. Querrá asegurarse de abordarlos de la manera correcta. Estos incluyen:

Asegurarse de que sus registros internos de cuentas por cobrar estén actualizados

Antes de hacer un seguimiento con alguien, asegúrese de que su sistema le diga con precisión qué clientes llegan tarde.

Considere usar software

Su software de contabilidad interno puede alertarlo con anticipación cuando un cliente muestra el potencial de llegar tarde.

Seguimiento de los clientes que llegan tarde continuamente

Todas las pequeñas empresas que ofrecen cuentas por cobrar tienen clientes que constantemente no pagan o pagan tarde. Descubrirá rápidamente quiénes son estos clientes y querrá hacer un seguimiento con ellos. Puede comenzar enviando un correo electrónico y luego pasar a una llamada telefónica.

Evitar hacer un seguimiento demasiado pronto

No desea hacer un seguimiento de los clientes buenos y que pagan demasiado pronto. Esto puede ser molesto para ellos y pueden sentirse acosados.

Usar una empresa de cobranza como último recurso

Esto solo debe usarse para clientes que no han pagado después de haber enviado correos electrónicos, llamado y hecho un seguimiento repetidamente. En esta etapa, debe estar preparado para no recibir el pago.

Durante el proceso de cobro de pagos, manténgase abierto a las opiniones de los clientes. Si escucha la misma queja una y otra vez, es posible que pueda mejorar la experiencia del cliente. A veces, el problema puede incluso estar en su parte de la transacción. Por ejemplo, si su departamento de facturación no envía las facturas de manera oportuna, es probable que su cliente no pague a tiempo. Los problemas de facturación pueden ocurrir y ocurren en empresas de cualquier tamaño.

¿Qué es un índice de rotación de cuentas por cobrar?

Una vez que comprenda el reportar de antigüedad de sus cuentas por cobrar, puede llevar su análisis un paso más allá. Para hacer esto, puede explorar el índice de rotación de cuentas por cobrar de su pequeña empresa. Aunque esta proporción no es comúnmente utilizada por las pequeñas empresas, puede ser útil. Le dirá cuántas veces al año una pequeña empresa cobra cuentas por cobrar. A partir de ahí, puede saber qué tan eficiente es en la emisión de crédito y el cobro de fondos:

Índice de rotación de cuentas por cobrar = ventas netas a crédito / promedio de cuentas por cobrar

Un alto índice de rotación de cuentas por cobrar puede indicar que el proceso de cobro de cuentas por cobrar de su pequeña empresa es eficiente. Por el contrario, una proporción baja indica que su proceso de cobro no es eficiente.

Esta relación indica la eficiencia del cobro porque le indica cuántas veces, en promedio, cobra sus cuentas por cobrar por año. Puede saber si su proporción es buena o mala en función de la proporción del año anterior y del promedio de su industria.

Cuanto más cuidadosamente realice un seguimiento de sus cuentas por cobrar, mejor. Por lo general, las pequeñas empresas calculan su índice de rotación anual, trimestral o mensual. Cuanto más tiempo le lleve cobrar sus ventas a crédito, más probabilidades tendrá de perder dinero.

Ofrecer cuentas por cobrar puede ayudar a mantener a su pequeña empresa en línea con los competidores de su industria. También puede generar una fuerte lealtad del cliente, ayudarlo a realizar un seguimiento de la deuda del cliente y mejorar la organización financiera de su pequeña empresa. Siempre que pueda manejar el riesgo crediticio potencial, las deudas incobrables y los seguimientos de pagos, las cuentas por cobrar pueden ser una buena opción a considerar. ¿Y quién sabe? Incluso puede ayudar a mejorar el margen de beneficio de su pequeña empresa.

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