Al analizar el desempeño de su pequeña empresa, el índice de rotación de cuentas por cobrar es una métrica importante que debe conocer. Esta relación evalúa la eficacia con la que está cobrando sus cuentas por cobrar cuando los clientes compran a crédito. Específicamente, el índice de rotación de cuentas por cobrar mide cuántas veces al año cobra, en promedio.
Si bien las ecuaciones matemáticas pueden aburrirlo, cobrar sus pagos a un ritmo más rápido es cualquier cosa menos aburrido. Una encuesta reciente encontró que el 10% de los pagos nunca se pagan o se pagan tan tarde que las empresas tienen que cancelarlos como deudas incobrables.
Comprender y utilizar la fórmula del índice de rotación de cuentas por cobrar puede permitirle evitar esta deuda incobrable, obtener ingresos del trabajo y hacer crecer su negocio a nuevas alturas. Todo lo que tiene que hacer es sacar su calculadora y enfrentar su índice de rotación de frente.
Explicación de la fórmula del índice de rotación de cuentas por cobrar
Entonces, está listo para abordar su índice de rotación, pero ¿qué mide exactamente? Su índice de rotación de cuentas por cobrar evalúa la eficacia con la que está cobrando sus cuentas por cobrar cuando los clientes compran a crédito. Mide cuántas veces al año recolectas, en promedio.
Esto es importante, porque sus cuentas por cobrar solo son activos valiosos si las cobra de manera eficiente y regular. Además, cuando las cuentas por cobrar no se cobran, pueden interrumpir significativamente sus ingresos. Las cuentas por cobrar no cobradas pueden incluso convertirse en pérdidas para su pequeña empresa.
Dicho esto, veamos la fórmula:
Su índice de rotación de cuentas por cobrar = ventas netas a crédito / promedio de cuentas por cobrar para el período de seguimiento.
Para usar esta fórmula con éxito, todo lo que tiene que hacer es ingresar su valor neto de ventas a crédito y dividirlo por sus cuentas por cobrar promedio. Es realmente un problema de división simple que puede ahorrarle dinero a su pequeña empresa a largo plazo.
Interpretación del índice de rotación de cuentas por cobrar
Una vez que calcule su índice de rotación de cuentas por cobrar, eche un vistazo más profundo. Cuanto mayor sea la proporción, más eficiente será su pequeña empresa para cobrar el dinero que se le debe. Cuanto menor sea la proporción, menos eficiente será su pequeña empresa.
Las proporciones bajas indican que su pequeña empresa no está haciendo cobros a tiempo. Por ejemplo, digamos que su negocio tiene una proporción de dos. Esto significa que cobrará sus cuentas por cobrar dos veces al año o cada seis meses. Cuando está cobrando pagos de deudas, esto generalmente no se considera suficiente. Sin embargo, cada industria tiene diferentes proporciones.
Además de hacer cobros frecuentes y oportunos, querrá calcular su proporción con regularidad. Los propietarios de pequeñas empresas suelen calcular sus índices de rotación de forma anual, trimestral o mensual. Para asegurarse de no quedarse atrás de su competencia, querrá comparar regularmente su proporción y número de días de cobro de cuentas por cobrar con los estándares de su industria. Para obtener su número promedio de días de cobro de cuentas por cobrar, divide 365 por su proporción.
Las industrias con los días de cobro de cuentas por cobrar más altos dentro de los 12 meses incluyen:
- Sociedades gestoras. Estas empresas tienen 125 días de cuentas por cobrar. Esto equivaldría a un índice de rotación de cuentas por cobrar de 2.9. Esto significa que estas empresas cobran sus pagos cada 125 días o poco menos de tres veces al año.
- Productores de petróleo y gas. Estos productores tienen 110 días de cuentas por cobrar y un índice de rotación de 3.3. Esto significa que estas empresas cobran los pagos cada 110 días o un poco más de tres veces al año.
- Escuelas técnicas y de oficios. Estas escuelas tienen 109 días de cuentas por cobrar y un índice de rotación de 3.34. Esto significa que cobran sus pagos cada 109 días o poco más de tres veces al año.
- Empresas de alquiler o arrendamiento de autos. Estas empresas tienen 104 días de cuentas por cobrar o un índice de rotación de 3.5. Esto significa que cobran sus pagos cada 104 días o tres veces y media al año.
- Centros de atención ambulatoria. Estos centros tienen 98 días de cuentas por cobrar y un índice de rotación de 3.72. Esto significa que cobran pagos cada 98 días o poco menos de cuatro veces al año.
- Empresas de arquitectura o ingeniería. Estas empresas tienen 74 días de cuentas por cobrar o un índice de rotación de 4.9. Esto significa que cobran sus pagos cada 74 días o poco menos de cinco veces al año.
- Contratistas exteriores de cimientos o edificios. Estos contratistas tienen 67 días de cuentas por cobrar o un índice de rotación de 5.4. Esto significa que cobran sus pagos cada 67 días o casi cinco veces y media al año.
- Otras construcciones pesadas y de ingeniería civil. Estas empresas tienen 66 días de cuentas por cobrar y un índice de rotación de 5.5. Esto significa que cobran sus pagos cada 66 días o cinco veces y media al año.
En comparación, las empresas privadas tienen un promedio de entre 35 y 40 días para cobrar sus cuentas por cobrar.
Ejemplo
Para tener una mejor idea de cómo usar e interpretar su índice de rotación de cuentas por cobrar, considere este ejemplo:
Digamos que su pequeña empresa obtuvo $900,000 en ventas netas a crédito para 2017. Luego, tenga en cuenta que su pequeña empresa promedió $70,000 para las cuentas por cobrar. Para obtener este promedio, puede promediar sus saldos de cuentas por cobrar iniciales y finales.
Cuando ingresa estos valores en la fórmula, su índice de rotación sería:
$900,000 / $70,000 = 12,86
Esta relación significa que su pequeña empresa reúne sus cuentas por cobrar 12,86 veces en promedio durante el año. Ahora, lleve esta proporción un paso más allá. Si divide 365 días en un año, por el valor de su proporción, puede averiguar cuánto tiempo tarda su cliente promedio en pagar sus cuentas por cobrar. En este caso sería:
365 / 12,86 = 28,38
Esto significa que sus clientes tardan en promedio 28 días en pagar sus facturas. Si su pequeña empresa tiene un período de pago de 30 días, entonces esto está justo en el objetivo. Sin embargo, si se supone que sus clientes deben devolverle el dinero en más de 30 días, esto puede indicar muchos pagos atrasados. Como resultado, es posible que deba revisar su proceso de cobro.
Además, si compara el período de cobro de 28 días con el período de cobro promedio de la empresa privada de 35 a 40 días, entonces su pequeña empresa está cobrando cuentas por cobrar a un ritmo eficiente.
Mejorar su proporción
Como propietario de una pequeña empresa, es probable que la venta de inventario esté a la vanguardia de su mente. Si bien esto es algo bueno, no olvide optimizar su proceso de cuentas por cobrar. Esto es importante porque sus cuentas por cobrar representan dinero que se le debe a su empresa. Si no lo cobra de manera eficiente, su negocio sufrirá una pérdida.
Los métodos para mejorar su índice de rotación de cuentas por cobrar incluyen:
- Uso de un reporte de antigüedad de clientes. Estos informes le muestran qué clientes están atrasados en los pagos.
- Establecer límites en el crédito ofrecido. No ofrezca a todos los clientes la opción de usar crédito. Querrá revisar los puntajes crediticios de sus clientes antes de ofrecerlo. Solo dé una opción de crédito a aquellos que tienen buen crédito. Además, si tiene un cliente que paga tarde constantemente, no continúe extendiéndole la opción. Está bien cortar a algunos clientes que pagan tarde.
- Ofreciendo recompensas por pago anticipado. Esta es una manera fácil de motivar a sus clientes a pagar a tiempo. Por ejemplo, puede ofrecer un descuento por pago anticipado.
- Envío de recordatorios. Los recordatorios por correo electrónico suelen ser los mejores, aunque los recordatorios por mensaje de texto son una tendencia próxima. Para los clientes que llegan especialmente tarde, puede recurrir a las llamadas telefónicas. Sin embargo, asegúrese de no acosar a sus clientes.
- Ofrezca pagos en línea. Estos pueden ser convenientes de acceder y usar para los clientes. Cuanto más conveniente sea pagar a tiempo, más probable es que sus clientes financien los cargos y los paguen a tiempo.
Uso en modelos financieros
Su índice de rotación de cuentas por cobrar puede decirle más que solo la frecuencia con la que cobra sus cuentas por cobrar de los clientes. Con el tiempo, puede darle una mejor idea de la consistencia con la que está cobrando sus cuentas por cobrar. La evolución general de sus proporciones puede indicar cualquier problema que pueda estar enfrentando.
Por ejemplo, supongamos que acaba de comenzar a ofrecer crédito a sus clientes hace unos años. Si sus proporciones aumentan constantemente, es posible que deba revisar su proceso de cobro. Pero no te preocupes. Esto es normal. Todo buen proceso requiere algunos ajustes para llegar allí.
También puede usar su proporción para ver si ofrecer crédito está perjudicando sus ingresos o resultados. Si es así, es posible que desee ser más selectivo sobre a quién le ofrece crédito. O tal vez desee acortar el período de pago. Esto hará que el dinero de tus clientes y de tu negocio llegue más rápido.
Un uso final de su índice de rotación de cuentas por cobrar involucra a su competencia. Su industria, como todas las demás, continuará evolucionando y cambiando. Como resultado, querrá mantenerse actualizado sobre los índices de rotación de cuentas por cobrar de sus competidores.
Por ejemplo, digamos que sus competidores cobran cuentas por cobrar cada 15 días. Puede obtener una ventaja competitiva ofreciendo un período de pago más largo. La introducción de un período de pago más conveniente puede alentar a los clientes a elegirlo a usted en lugar del competidor.
Sin embargo, si ofrecer un período de pago más largo está fuera de discusión, está bien. Solo asegúrese de ofrecer un período de pago que sea al menos igual al de sus competidores.
Limitación del índice de rotación de cuentas por cobrar
Por muy buena que parezca su fórmula de rotación de cuentas por cobrar, existen limitaciones. Estas limitaciones implican:
- Usar ventas totales en lugar de ventas netas. Si calcula su ecuación utilizando las ventas totales en lugar de las ventas netas, correrá el riesgo de inflar su índice de rotación. Esto puede hacer que tome decisiones comerciales que no son lo mejor para su pequeña empresa.
- La variación de su pequeña empresa. No siempre recibirá el mismo flujo constante de cuentas por cobrar de sus clientes. Habrá momentos de recolección fácil y tiempos de muchas cobranzas tardías. Para manejar las fluctuaciones, debe elegir cuidadosamente sus puntos de inicio y finalización. Querrá elegir los que reflejen con mayor precisión su año. Para hacer esto, es posible que desee tomar un promedio de sus cuentas por cobrar para cada mes.
- Medir a los competidores equivocados. Asegúrese de comparar solo sus números con los competidores de su industria. Esto es importante porque las diferentes industrias tienen una amplia gama de proporciones promedio. Comparar sus números con la industria equivocada realmente podría desconcertarlo.
- Otras influencias en su proporción. Las proporciones bajas significan que eres menos eficiente en la recolección. También pueden significar que es posible que no reciba sus productos o facturas a sus clientes de manera oportuna. Cuando esto sucede, sus clientes no suelen pagar a tiempo.
Comprender el índice de rotación de sus cuentas por cobrar es un primer paso importante para eliminar las deudas incobrables y los pagos atrasados. Esta proporción lo ayudará a tener una mejor idea de las tendencias de cobro de su propio negocio. Una vez que identifique los hábitos de cobro de su pequeña empresa, puede implementar nuevos procedimientos para mejorar. Es solo hacia arriba desde aquí.
