Su pequeña empresa no puede operar de manera eficiente si no tiene sus prácticas contables al día. Esto significa que si se siente un poco inestable en su contabilidad de cuentas por cobrar , es posible que desee echarle otro vistazo.
Dicho esto, si este es usted, no está solo. El 37% de las pequeñas empresas esperan que su contador ayude con las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar. Para poner al día sus habilidades, querrá profundizar en sus cuentas por cobrar.
Informe de antigüedad de cuentas por cobrar
Dependiendo del tamaño de su negocio, puede tener cientos de clientes al año. Esto es excelente para las ventas, pero puede ser muy tedioso realizar un seguimiento, especialmente si ofrece opciones de crédito y está esperando que lleguen sus cuentas por cobrar.
Para mantener sus registros ordenados y sus pagos fluyendo sin problemas, querrá utilizar un reportar de antigüedad de cuentas por cobrar. Estos informes le muestran qué clientes están atrasados en los pagos. Cada reportaje incluye la información de contacto de sus clientes atrasados. El reporte organizará a sus clientes en grupos específicos según la cantidad de días que su factura esté pendiente. Estos suelen seguir este formato de cuatro columnas:
- En la columna de la izquierda se enumerarán todas las facturas que tengan 30 días o menos.
- La siguiente columna enumerará todas las facturas que tienen entre 31 y 60 días de antigüedad.
- La siguiente columna enumerará todas las facturas que tienen entre 61 y 90 días de antigüedad.
- La última columna de la derecha enumerará todas las facturas con más de 90 días de antigüedad.
Estos informes se pueden crear en minutos utilizando software de contabilidad como QuickBooks o Xero. También puede crear un reporte manualmente en una hoja de cálculo de Microsoft Excel. Estos informes generalmente se generan al menos una vez al mes. Sin embargo, la frecuencia con la que genere informes depende de cuántos días tengan sus clientes para devolverle el dinero. Por ejemplo, si les da 30 días, es posible que desee generar y revisar un reportar de envejecimiento mensualmente. Si les das solo 10 días, es posible que desees generar y revisar un reportar semanalmente.
Cómo cobrar más rápido
Si nota muchos clientes atrasados cada mes, es posible que deba explorar formas de cobrar sus pagos más rápido. Algunos métodos efectivos incluyen:
- Usando software de contabilidad. Las aplicaciones y el software de contabilidad son más eficientes en el seguimiento de sus cuentas por cobrar que las hojas de cálculo tradicionales.
- Envío de recordatorios de pago. Puede hacerlo manualmente o puede utilizar programas de contabilidad. Por ejemplo, FreshBooks enviará automáticamente recordatorios por correo electrónico a los clientes antes de que venza su factura. FreshBooks también ofrece un creador de facturas gratuito, donde puede crear y descargar facturas personalizadas en segundos.
- Tomar las medidas adecuadas. Cada vez que genere un reportar, querrá hacer un seguimiento de los pagos atrasados. Esto se puede hacer a través de recordatorios por correo electrónico o llamadas telefónicas.
- Grabación de infractores reincidentes. Si nota clientes que constantemente se retrasan o no pagan, regístrelos. Es posible que desee dejar de ofrecerles opciones de crédito. Después de todo, cada pago que no realizan es una pérdida directa para su pequeña empresa.
- Aceptar pagos en línea. Ofrecer una opción de pago en línea permite a sus clientes una forma más fácil y rápida de pagarle. Puede mejorar esto aún más enviando facturas por correo electrónico a los clientes con un enlace al sitio de pago.
- Envío de facturas impagas a abogados de cobranza. Esta es una opción de último recurso si no ha tenido éxito en cobrar el pago de un cliente después de un período de tiempo razonable.
Riesgo de crédito
Las grandes ganancias a menudo no están exentas de riesgos. A veces, para mantenerse competitivo y hacer crecer su negocio, deberá ofrecer opciones de crédito a sus clientes. Esto significa asumir el riesgo de las cuentas por cobrar.
Ofrecer crédito a los clientes puede ayudar a alentarlos a gastar más. Incluso puede acelerar sus gastos. De cualquier manera, los clientes generalmente ven las opciones de crédito como una ventaja.
Antes de lanzarse a ofrecer crédito, querrá administrar su riesgo en consecuencia. Algunos riesgos de ofrecer crédito a los clientes incluyen:
- Flujo de caja reducido. Esperar los pagos de sus clientes reducirá su flujo de caja. Si no tiene en cuenta esto, es posible que tenga problemas para pagar los suministros necesarios y la operación de su pequeña empresa.
- Beneficio reducido. Dependiendo de cuándo le devuelvan el dinero sus clientes, es posible que tenga ciertos períodos de ganancias reducidas. Asegúrese de fijar el precio correcto de sus productos y servicios, para obtener ganancias y mantenerse competitivo. (Hacer esto puede requerir algo de investigación).
- Deuda. Si tiene muchos clientes que no le devuelven el dinero a tiempo, es posible que se endeude.
- Recursos y tiempo adicionales. La implementación de un proceso de gestión de cuentas por cobrar puede requerir tiempo, energía y recursos adicionales al principio.
Para gestionar estos riesgos, deberá equilibrar el potencial de aumento de las ventas con el potencial de reducción del flujo de caja. Puede comenzar realizando verificaciones de crédito de los clientes antes de que compren a crédito. A partir de ahí, querrá realizar un seguimiento de los clientes que continuamente pagan tarde. Si ve una tendencia, es posible que desee dejar de ofrecerles opciones de crédito por completo.
Servicios de grabación proporcionados a crédito
Los servicios que brinda deben registrarse correctamente cuando vende a crédito. Esto ayuda a garantizar que pueda realizar un seguimiento de ellos. Para cada transacción, debe crear una factura. Una vez que haya hecho eso, acreditará la cuenta de ventas y debitará la cuenta de cuentas por cobrar para su pequeña empresa.
En una fecha posterior, después de pagar la factura, debitará la cuenta de efectivo y acreditará la cuenta de cuentas por cobrar.
Registro de ventas de bienes a crédito
El mismo concepto se aplica a la venta de bienes a crédito. Para cada producto que vende a crédito, desea registrar la venta y las cuentas por cobrar relacionadas. Sin embargo, también deberá asegurarse de reducir sus números de inventario y reflejar un costo de venta en su estado de resultados.
Contabilidad de descuentos por pago anticipado
Operar una pequeña empresa requiere mucha motivación. Esto ya lo sabes. En algún momento durante el proceso de cuentas por cobrar, es posible que deba extender esa motivación a sus clientes para generar pagos más rápidos.
Una forma de hacerlo es ofreciendo descuentos por pago anticipado. Por ejemplo, puede ofrecer un descuento del 1% a los clientes que paguen dentro de los 10 días, en comparación con los 30 días habituales. Los programas de contabilidad como QuickBooks pueden ayudarlo a generar facturas personalizadas con descuentos por pago anticipado agregados.
Los descuentos más comunes que se ofrecen incluyen:
- 1%/10 — NETO 30. Este es un descuento del 1% si pagan dentro de los 10 días.
- 1%/15 — NETO 30. Este es un descuento del 1% si pagan dentro de los 15 días.
- 2%/10 — NETO 30. Este es un descuento del 2% si pagan dentro de los 10 días.
- 2%/15 — NETO 30. Este es un descuento del 2% si pagan dentro de los 15 días.
Sin embargo, asegúrese de tener en cuenta estos descuentos financieramente antes de comenzar a ofrecerlos. Por lo general, puede contabilizar los pagos anticipados cargando el descuento como débito a su cuenta de descuento de ventas. Luego cargará un crédito a su cuenta de cuentas por cobrar. Esto dará como resultado una cifra de ventas netas más pequeña que explica el descuento.
Si ha comprometido a su pequeña empresa a ofrecer opciones de crédito, asegúrese de dedicar suficiente tiempo a aprender la contabilidad que la acompaña. Durante este proceso, su reporte de antigüedad de cuentas por cobrar será su mejor amigo.
También querrá asegurarse de comprender su riesgo crediticio, registrar sus ventas correctamente y tener en cuenta los descuentos anticipados y las deudas incobrables. Una vez que los tenga listos, debería estar listo para administrar su contabilidad de cuentas por cobrar.
