Durante años nos han hecho creer que la facturación y el cobro son solo una parte normal de hacer negocios. También nos han dicho que las cuentas por cobrar cuentan como activos, que representan el dinero que los clientes le deben a cambio de productos o servicios. Los bancos prestan dinero en función de las cuentas por cobrar. Las valoraciones de las empresas aumentan en relación con el importe de las cuentas por cobrar. Tener un "balance saludable" incluye el hecho de que tiene una cantidad razonable de cuentas por cobrar en sus libros.
Desde los albores de los negocios, la gente se debe dinero unos a otros. Se realiza el trabajo. Se envía una factura. Pasan treinta días y, si tienes suerte, recibes el pago. Mientras tanto, ya compró los materiales, pagó a su gente e incurrió en los gastos generales necesarios para hacer el trabajo o fabricar el producto. Siempre estás atrasado cuando tienes cuentas por cobrar.
Es por eso que las cuentas por cobrar no son buenas. No son dinero en efectivo. Son una pérdida de recursos cada minuto que permanecen pendientes. Que te deban dinero no es envidiable. Tener el dinero en tu cuenta bancaria es lo que quieres. Su trabajo es reducir sus cuentas por cobrar abiertas a la cantidad más baja posible, si no eliminarlas por completo.
Sí, las cuentas por cobrar son tan 1990. Pasemos al día de hoy. ¿Ha cambiado sus procesos de facturación y cobro para el entorno empresarial actual?
¿Aceptan tarjetas de crédito o aceptan pagos en línea?
Deberías estarlo. Claro, hay tarifas. Pero esas tarifas son un costo de hacer negocios en 2021. Así que haz lo que hacen todas las grandes empresas y transfiere estas tarifas a tus clientes. Cobre tarifas adicionales o incorpore esas tarifas a sus gastos generales y ajuste los precios uno o dos ticks en todos los ámbitos. A medida que aumentan las tasas de interés y la inflación, es probable que la falta de dinero en la parte posterior más el tiempo que dedica a tratar de cobrar los pagos atrasados le cueste más de lo que las compañías de tarjetas de crédito le cobran en tarifas de transacción.
¿Requieren depósitos, pagos por adelantado o anticipos?
Muchas empresas que conozco hacen esto ahora, especialmente con nuevos clientes que no están familiarizados con las prácticas antiguas. Incluso obtener un tercio de lo que se debe por adelantado cubrirá la mayor parte de sus gastos generales y eliminará algo de frustración del proceso de cobro.
¿Factura de inmediato e incluye opciones de pago en línea en su factura?
Por favor, no me digas que haces tu facturación una vez a la semana. Eso es como regalar dinero. La facturación debe realizarse diariamente por correo electrónico (no por correo postal), y la factura electrónica también debe incluir un enlace a un método para que los clientes paguen con su tarjeta de crédito. De nuevo, consigue el dinero.
¿Has invertido en colecciones?
Si todavía está facturando y cobrando (y muchos de nosotros todavía lo hacemos), ¿está poniendo los recursos adecuados detrás de sus esfuerzos de cobro? Tengo un contador subcontratado que lo hace todo por mí, y no podría estar más feliz principalmente porque no estoy involucrado. Ella tiene recordatorios configurados en su calendario. Ella envía recordatorios amables por correo electrónico a los clientes, particularmente a los pagadores lentos conocidos, mucho antes de la fecha de vencimiento. Es firme, persistente y profesional. Pero cuando es ignorada el tiempo suficiente, se convierte en un animal, así que ten cuidado.
¿Aprovecha sus cuentas por cobrar?
Muchos proveedores de servicios financieros, desde PayPal hasta Square y bancos tradicionales, proporcionarán capital de trabajo en función de sus cuentas por cobrar. Con él, tiene una línea de crédito disponible, que es equivalente a efectivo, que puede usar y aplicar los fondos recibidos directamente contra lo que ha retirado. Esto es exactamente lo que hacen los bancos y sus semejantes y por qué son tan importantes. Sí, hay tarifas e intereses, así que vea qué hacer al respecto arriba.
Finalmente, ¿mide sus cuentas por cobrar?
Pruebe esta sencilla medida llamada Días de ventas pendientes (DSO). Para calcular, tome sus cuentas por cobrar abiertas al final de un mes y divídalas por las ventas no monetarias durante el mes. Luego, multiplique por el número de días del mes. Entonces, en un ejemplo extremo, si las ventas se $1,000,000 en marzo y las cuentas por cobrar al final del mes son $1,000,000, entonces su DSO es de 31 días. ¡Tiene sentido porque no has recolectado nada! Y si vendió otro $1,000,000 en abril y sus cuentas por cobrar al final del mes se $2,000,000, entonces su DSO es de 61 días. Tienes dos meses de cuentas por cobrar. No es bueno. Idealmente, debería ser menos de 45 días.
