Tener cuentas por pagar significa que le debe dinero a alguien. No hay nada de malo en eso. Pero lo que está mal es no manejar sus cuentas por pagar de una manera que maximice su flujo de efectivo. Mejorar las relaciones con los proveedores, implementar procesos y mirar hacia el futuro lo ayudará a mantener sus cuentas por pagar en el nivel correcto, junto con su efectivo. Aquí hay cinco trucos que he aprendido de los clientes inteligentes que pueden ayudarlo a lograr ese equilibrio.
1. Nunca juegue con sus proveedores.
Odio cuando los "expertos" dicen que use a sus proveedores como una forma de obtener financiamiento "gratuito" en lugar de ir a un banco. Para mí, esa es una receta para una pésima relación con los proveedores. ¿Cómo se siente cuando un cliente extiende sus pagos? ¿Cómo tratas a ese cliente en caso de apuro? Probablemente favorezca a los clientes que pagan a tiempo y lo tratan con respeto profesional. Debes hacer lo mismo con tus proveedores. Págales a tiempo. Págales temprano si ofrecen descuentos. Sé su mejor cliente. De esa manera te darán prioridad cuando más necesites sus productos para vender. A corto plazo, puede comprar unos días de flujo de efectivo al adelantar los pagos. Pero a largo plazo, podrá vender más y hacer crecer su negocio cuando tenga buenas relaciones con las empresas que le suministran materiales críticos.
2. Tener un proceso de orden de compra.
No debe haber ningún pago significativo realizado en su negocio que no haya sido aprobado por adelantado por usted u otras personas de su empresa con la autoridad para hacerlo. Puede elegir compras grandes en dólares o compras realizadas a proveedores específicos para no crear demasiado papeleo. Pero implemente un sistema de aprobaciones que requiera aprobaciones y múltiples aprobaciones, y asegúrese de ceñirse al sistema. No lo anules solo porque eres el jefe. Utilice plataformas de firma electrónica y aproveche los módulos de gestión documental que ofrece su software de contabilidad. Verá la diferencia que esto hace en su flujo de efectivo.
3. Pague solo dos veces al mes.
Dígales a sus proveedores que solo paga dos veces al mes. Algunos pueden quejarse, pero créanme, seguirán cobrando sus cheques. Ya sea que elija el 10 y el 25 o el primer y último martes, asegúrese de cumplir con el programa. No diverja. No hagas excepciones. Concretar su proceso de desembolsos pondrá un freno a sus controles internos de efectivo y le dará una mejor idea de lo que se debe y cuándo. Cortar cheques todo el tiempo y sin consistencia hace que sea muy difícil rastrear lo que está sucediendo, lo que tendrá un efecto negativo en su administración de efectivo.
4. Aleje todo del papel.
El papel cuesta más dinero. Los procedimientos manuales ralentizan las cosas. Las empresas estadounidenses están pasando lenta pero seguramente de la emisión de cheques a los pagos en línea, pero todavía hay un camino por recorrer. Debes estar a la vanguardia. Sí, existe el dolor inicial de configurar, integrar y establecer todo. Pero a largo plazo, los beneficios se mostrarán en una mejor gestión de las cuentas por pagar y, por lo tanto, en mejores controles de efectivo. Automatice su proceso de cuentas por pagar utilizando servicios en línea como Bill.com y Dext. Traslada todo a la banca en línea. Use tarjetas de crédito y servicios como Plastiq para pagar a los proveedores incluso cuando no los acepten. Todas estas tecnologías se integran con aplicaciones de contabilidad populares y reducen el tiempo de entrada de datos y los errores.
5. Pronostique su flujo de efectivo.
Cada mes, pronostica tu flujo de caja. No es tan difícil. Tome su estado de resultados del año hasta la fecha de su sistema contable y expórtelo a una hoja de cálculo. Luego, calcule sus gastos generales y operativos para los próximos dos o tres meses en función de esos montos del año hasta la fecha. Haga todo lo posible para elaborar un pronóstico de ventas: entreviste a los vendedores, revise las cotizaciones abiertas y profundice en los informes de canalización. Luego piense en los pagos extraordinarios que se requerirán en el próximo trimestre para impuestos, compras únicas, mantenimiento de deudas, distribuciones, etc. Cuanto mejor sea en la previsión de sus cuentas por pagar, más control tendrá de sus cuentas por pagar y, por extensión, de la gestión de su flujo de caja.
Mantener cuentas por pagar precisas y ordenadas es fundamental para una gestión eficaz del efectivo. Hacer un seguimiento de los elementos anteriores puede ayudar.
