Conceptos básicos de los balances de las pequeñas empresas
Como propietario de una pequeña empresa, probablemente no sea un aficionado a realizar un seguimiento de lo que gana, debe y tiene en el capital de los accionistas (propietarios). Sin embargo, si no documenta u organiza estos datos financieros clave en un balance general, es posible que se esté preparando para el fracaso.
Un reportar reciente de la Administración de Pequeñas Empresas de EE. UU. Encontró que solo alrededor de la mitad de todas las pequeñas empresas sobreviven cinco años. Si desea evitar ser parte de la casi mitad que no lo logran, es posible que desee considerar cambiar sus métodos. Puede comenzar por comprender, usar y documentar sus activos en el balance de una pequeña empresa con regularidad.
¿Qué es un balance general?
Su balance general es un estado financiero. Le permite observar y equilibrar los activos, pasivos y capital de los accionistas de su empresa. Te esfuerzas mucho en financiar tu pequeña empresa y ganar dinero en tu pequeña empresa, así que ¿por qué no esforzarte un poco en organizar tus finanzas? Los balances le permiten presentar sus activos, pasivos y patrimonio neto de los accionistas en un solo documento. Esto le proporciona una instantánea de las finanzas de su pequeña empresa en un momento dado.
Puede actualizar su balance general en cualquier momento durante el año. Sin embargo, la mayoría de los dueños de negocios los preparan al final de un período de informe.
Cómo leer un balance general
Antes de que pueda comenzar a preparar con éxito un balance general, necesitará saber cómo leer uno. Los balances incluyen tres secciones: activos, pasivos y patrimonio de los accionistas.
Los balances comienzan enumerando sus activos, seguidos de sus pasivos. La última sección será el capital de sus accionistas (propietarios). Este esquema sigue la fórmula del balance: Activos = Pasivos + Patrimonio neto
¿Todavía te preguntas cómo se equilibra un balance? Esta ecuación se puede desglosar aún más mirando cada sección en profundidad.
Ecuación del balance general
La ecuación de su balance general siempre debe equilibrarse. Cada lado de la ecuación debe ser igual. La ecuación más común a utilizar es: Activos = Pasivos + Patrimonio de los accionistas
Sin embargo, también puede reorganizar la ecuación para que sea:
- Patrimonio neto = Activos - Pasivo
- Pasivo = Activos - Patrimonio neto
Activos del balance general de las pequeñas empresas
Sus activos se enumerarán en categorías en su balance general. A lo largo de su balance, cada activo se enumerará en función de la rapidez con la que se espera que se convierta en efectivo, se venda o se consuma. Por lo general, mostrará los activos a corto plazo y los activos a largo plazo por separado.
Activos a corto plazo
También conocidos como activos corrientes, estos son activos que espera vender o convertir en efectivo dentro de un año. Los activos a corto plazo incluyen:
- Efectivo
- Valores negociables: inversiones negociadas que se pueden convertir fácilmente en efectivo
- Cuentas comerciales por cobrar
- Cuentas por cobrar de empleados
- Seguro prepago
- Inventario
Activos a largo plazo
Estos son activos que no se convertirán en efectivo dentro de un año fiscal. Por lo general, estos activos brindan un valor a largo plazo a su pequeña empresa. Incluyen:
Activos fijos
Estos pueden incluir maquinaria, equipo, muebles, edificios y terrenos que no tiene la intención de vender dentro de un año.
Inversiones
Similar a los activos fijos; Solo las inversiones que no se espera que se vendan dentro de un año se incluyen en los activos a largo plazo.
Activos intangibles
Estos son activos que no están físicamente presentes pero que aún tienen valor. Pueden incluir derechos de franquicia, patentes, derechos de autor, marcas comerciales y buena voluntad.
Pasivos del balance general de pequeñas empresas
Las responsabilidades de su pequeña empresa incluyen el dinero que debe a otros. Esto podría ser en forma de préstamos, cuentas por pagar, salarios, impuestos u otras deudas. Por lo general, los pasivos se clasifican por su fecha de vencimiento y si se consideran a corto o largo plazo.
Pasivos a corto plazo
También conocidos como pasivos corrientes, estos son pasivos que pagará dentro de un año. Incluyen:
Cuentas comerciales por pagar
Estos son los montos que debe a sus proveedores por los productos o servicios que le han proporcionado.
Gastos acumulados
Estos pueden incluir salarios, intereses, impuestos y otros gastos que se acumulan para su pequeña empresa. Incluyen gastos que su pequeña empresa planea pagar en una fecha futura. Por ejemplo, sus empleados pueden obtener ingresos que usted paga en una fecha posterior.
Impuestos a pagar
Estos son impuestos que se deben pagar al gobierno dentro de un año.
Dividendos pagaderos
Estas son partes de las ganancias de su pequeña empresa que se pagan a sus accionistas, si tiene accionistas.
Depósitos de clientes
Estos involucran dinero que su pequeña empresa ha recibido antes de entregar bienes o servicios a un cliente. Por ejemplo, un cliente puede usar un depósito para retener ciertos bienes antes de que puedan ser entregados.
Deuda a corto plazo
Esto implica cualquier deuda que venza dentro de un año.
Porción actual de la deuda a largo plazo
Esta sección de su balance general registra la parte de su deuda a largo plazo que debe pagarse dentro del año actual del balance general.
Otras cuentas por pagar
Estos involucran dinero que su pequeña empresa debe a los proveedores por los bienes necesarios.
Pasivos a largo plazo
No es necesario liquidar estos pasivos en el plazo de un año. Incluyen:
Préstamos a largo plazo
Estos préstamos se pagan en un período de tiempo superior a un año. Un ejemplo de préstamo a largo plazo es una hipoteca.
Arrendamientos de capital
Estos arrendamientos le permiten el uso temporal de un activo. Cuando adquiere un arrendamiento de capital para un activo, todos los derechos y la propiedad se transfieren a usted. Por ejemplo, supongamos que es dueño de una empresa de construcción y utiliza arrendamientos de capital para obtener el equipo que necesita. Por cada año que tenga el equipo, pagará una cierta cantidad de dinero al arrendador. También pagará el seguro, el mantenimiento, los impuestos y los demás costos asociados con el equipo.
Pasivos por pensiones
Estos incluyen lo que su pequeña empresa debe por futuros pagos de pensiones a sus empleados jubilados. Su pasivo de pensión se puede calcular restando el monto total adeudado a los jubilados del dinero que planea usar para realizar los pagos de la pensión.
Pasivos de atención médica posteriores a la jubilación
Estos incluyen salud, bienestar y otros beneficios que debe a sus empleados jubilados. Pueden incluir cobertura médica y dental, así como seguro de vida.
Compensación diferida
Esto implica una parte de los ingresos de su empleado que ha establecido pagar en una fecha posterior a la que se ganó inicialmente.
Ingresos diferidos
Estos implican pagos recibidos por adelantado de servicios que aún no ha entregado a los clientes.
Impuestos sobre la renta diferidos
Se trata de impuestos que aún no se han pagado pero que son adeudados. Estos se consideran una responsabilidad para su pequeña empresa.
Patrimonio de los accionistas
La sección final de la ecuación del balance general es el patrimonio neto de sus accionistas. Para encontrar el patrimonio de sus accionistas, necesitará saber la diferencia entre los activos totales y los pasivos totales. En otras palabras, el capital de los accionistas es lo que posee después de restar lo que debe de sus activos.
La sección de capital de los accionistas de su balance general también incluirá:
El valor nominal de las acciones
Si su empresa emite acciones, esta es la cantidad por acción anotada en los certificados de acciones de su pequeña empresa. Para las acciones ordinarias, el valor nominal suele ser muy pequeño para cada acción. Estas cantidades pueden ser tan pequeñas como $0.01 o $0.001. Además, tenga en cuenta que el monto del valor nominal no está vinculado al valor de mercado de la acción.
Capital desembolsado adicional
Esto incluye la cantidad de dinero pagada por sus accionistas por sus acciones de su pequeña empresa.
Sus ganancias retenidas
Esto incluye los ingresos netos de su pequeña empresa desde que comenzó hasta la fecha actual de su balance general. Los dividendos de su pequeña empresa se deducen de estas ganancias.
Además de estas categorías, la mayoría de los balances compararán sus saldos actuales con los saldos de un período anterior. Este podría ser el período de informe anterior o el año anterior a su balance actual. Estas comparaciones le permiten ver cómo cambian sus finanzas con el tiempo.
Cómo hacer un balance general
La mayoría de los balances tienen una fila (o filas) para los activos seguida de una fila (s) para los pasivos y una fila (s) para el capital de los accionistas. Cada fila se totaliza al final. Por ejemplo, Investopedia proporciona un ejemplo de balance general para ayudarlo a comprender mejor lo que puede incluirse en su balance.
Plantilla de balance general para pequeñas empresas
A medida que elabora su plan para un balance general, tenga en cuenta que no tiene que crear el diseño usted mismo. Hay una variedad de plantillas y estilos de balance ya creados entre los que puede elegir. Por ejemplo, puede descargar la plantilla de Excel de Microsoft Office para obtener un balance rápido, fácil y efectivo.
Balance clasificado
Ahora que comprende el balance estándar, es hora de explorar el balance clasificado. Estos balances proporcionan clasificaciones o agrupaciones que pueden no aparecer en un balance estándar. Cada clasificación desglosa aún más sus activos y pasivos con un enfoque más específico.
Las clasificaciones comúnmente incluidas son:
- Activos corrientes: Estos incluyen efectivo y otros activos que se convertirán en efectivo dentro de un año.
- Inversiones a largo plazo: Un ejemplo de una inversión a largo plazo podrían ser las acciones.
- Activos fijos: Estos incluyen terrenos, edificios y equipos.
- Activos intangibles: Estos pueden incluir buena voluntad, reconocimiento de marca, patentes o marcas comerciales.
- Pasivos corrientes: Estos pueden ser cuentas por pagar, impuestos sobre la renta por pagar o salarios por pagar dentro de un año.
- Pasivos a largo plazo: Estos pueden incluir bonos pagaderos o préstamos a largo plazo con vencimiento después de un año.
- Patrimonio de los accionistas: Esto se calcula restando sus pasivos de los activos totales.
Para configurar un balance clasificado, querrá seguir estos pasos:
- Mire su balance actual.
- Organice sus activos, pasivos y patrimonio neto de los accionistas en clasificaciones o subcategorías.
- Revisa tus números. La suma de sus activos debe ser igual a sus pasivos totales agregados al patrimonio de los accionistas.
Su balance clasificado se puede diseñar fácilmente en Excel, como su balance general.
Balance general vs. estado de cuenta de resultados
Agregar otros estados financieros a la lista de "tareas pendientes" de su pequeña empresa puede parecer desalentador. Sin embargo, sus documentos financieros pueden tener interacciones importantes e incluso alimentarse entre sí. Por ejemplo, su estado de resultados estará vinculado con su balance general, a pesar de proporcionar diferentes puntos de vista financieros de su pequeña empresa.
Un estado de resultados sigue la ecuación: Ingresos - Gastos = Ingresos netos (pérdidas)
Entonces, ¿cuál es la diferencia entre informar desde el balance general y el estado de resultados? Si bien su balance general informa la salud financiera general de su pequeña empresa al proporcionar una instantánea de su posición financiera en un momento determinado, su estado de resultados reportar su desempeño financiero general durante un período de tiempo. Los dos documentos trabajan de la mano para comunicar información financiera clave a sus accionistas, inversores y clientes, así como a usted, el propietario de la pequeña empresa.
Balance Personal/Estado de cuenta patrimonial
Una vez que haya creado el balance general de su pequeña empresa, no debe detenerse allí. También es una buena idea crear su propio balance personal.
Su balance personal describirá sus activos, pasivos y patrimonio neto. El patrimonio neto es el valor de los activos que tiene después de restar sus pasivos. Esto se puede expresar en la ecuación: Activos totales - Pasivos totales = Patrimonio neto
Puede usar su balance personal para obtener una buena visión de su riqueza general en un momento dado. Esto puede ayudarlo a evaluar sus objetivos financieros personales y determinar cuánto ahorrar y gastar en el futuro.
Balance general pro forma
Todos los propietarios de pequeñas empresas esperan tener éxito en el futuro. Una forma de hacer predicciones para la salud financiera de su pequeña empresa es creando un balance general pro forma.
Esta hoja le ayuda a proyectar cantidades futuras de dinero para su pequeña empresa. Describirá los próximos éxitos financieros y posibles fracasos. De cualquier manera, tener una idea de lo que le espera financieramente puede permitirle hacer ajustes en la forma en que administra sus activos hoy.
Similar a un balance general, su balance general pro forma enumera sus activos, pasivos y capital de los accionistas. Sin embargo, los balances pro forma a menudo predicen la "instantánea" de las finanzas de su pequeña empresa en una fecha determinada en el futuro. Por ejemplo, los balances pro forma pueden proporcionar instantáneas a lo largo de un período de cinco años, en comparación con solo la instantánea de un año que se proporciona en un balance general. Esto le permite buscar tendencias financieras durante esos cinco años y hacer suposiciones clave. Esto será especialmente relevante para la previsión y el presupuesto de su pequeña empresa.
Para crear un balance proforma, querrá seguir estos pasos:
- Mire su balance actual.
- Realice un análisis del balance. Estudie los activos que se muestran en su balance actual. Querrá hacer ajustes para las cuentas que sabe que cambiarán en el futuro. Por ejemplo, supongamos que planea comprar un nuevo equipo. Puede realizar ese ajuste en el balance pro forma.
- Estudie los pasivos en su balance actual y haga ajustes. Por ejemplo, digamos que sabe que pagará una deuda específica. Puede restar eso del número de su balance actual.
- Calcule el monto del capital de sus accionistas. Para un balance general pro forma, al igual que con un balance regular, se calcula el patrimonio restando los pasivos de los activos.
- Revisa tus números. Después de hacer ajustes, deberá asegurarse de que sus activos sean iguales a sus pasivos agregados a su patrimonio.
Los balances pro forma pueden ser útiles de varias maneras, que incluyen:
- Determinar si tiene una alta relación deuda-capital. Los banqueros utilizan índices financieros para determinar si una empresa es solvente.
- Mostrar la solidez financiera general de su pequeña empresa. Podrá ver cómo responde su empresa a los cambios a lo largo del tiempo.
- Comunicar su salud financiera futura en su plan de negocios. También puede usarlo para comunicarse con inversores actuales y futuros.
Independientemente del tipo de pequeña empresa que dirija, querrá sentirse cómodo con la creación de un balance general. Tanto los inversores actuales como los futuros pueden obtener una visión informada de sus activos, pasivos y patrimonio neto de los accionistas con cada balance que produzca. Esto les ayudará a decidir si quieren involucrarse financieramente.
Para usted, el propietario de una pequeña empresa, su balance general puede mostrarle el alcance, la organización y la dirección de la salud financiera de su pequeña empresa. Cuanto más tiempo, energía y pensamiento dedique a crear su balance, más información procesable podrá obtener de él, todo lo cual puede ayudar a garantizar que su pequeña empresa crezca en el futuro.
