Es posible que su pequeña empresa esté funcionando bien, pero ¿realmente está creciendo? Una encuesta encontró que el 59% de las empresas estaban en condiciones financieras regulares o malas. Si usted es una de estas empresas, es posible que desee consultar sus estados financieros.
Aunque esto puede parecer una tarea desalentadora, comprender su balance general y su estado de resultados puede ser el primer paso para obtener más control sobre las finanzas de su pequeña empresa. Para comenzar, querrá desglosar los conceptos básicos de cada uno.
Conceptos básicos del balance general
Como propietario de una pequeña empresa, probablemente ya haya dominado mantener su operación en equilibrio todos los días. Ahora, necesitas dominar tu balance. Comprender su balance general puede ayudarlo a mejorar sus finanzas y el rendimiento comercial.
Su balance general comenzará enumerando los activos corrientes y fijos, los pasivos y el capital de los accionistas de su pequeña empresa.
Ejemplos de los activos que se muestran en su balance general incluyen:
- Efectivo
- Inversiones
- Gastos prepagados
- Cuentas por cobrar
- Inventario
Ejemplos de pasivos que se muestran en su balance general incluyen:
- Préstamos
- Cuentas por pagar
- Salarios adeudados
- Impuestos adeudados
- Otras deudas
La sección de capital de los accionistas es igual a la diferencia entre sus activos totales y pasivos totales. Incluirá:
- El valor nominal de las acciones. Esta es una cantidad mínima por acción que pagarían sus acciones; no es igual al valor de mercado de las acciones.
- Cantidades pagadas en capital. Este es el dinero que sus accionistas han pagado para adquirir sus acciones de las acciones de su pequeña empresa.
- Utilidades retenidas. Este es su ingreso neto desde que abrió su negocio por primera vez hasta su fecha de operación actual.
Su balance general mostrará la posición de su pequeña empresa en un momento específico, como una instantánea, en lugar de mostrar resultados a lo largo de un período de tiempo.
Conceptos básicos del estado de cuenta de resultados
Si no ha oído hablar de un estado de resultados, entonces tal vez haya oído hablar de un estado de pérdidas y ganancias, o P&L. Ambos nombres se refieren al mismo documento, que informa los ingresos y gastos de su pequeña empresa. Cada estado de resultados que genere representará un período contable específico. Este período de tiempo puede ser mensual, trimestral o anual. Todo depende de sus preferencias personales y necesidades comerciales.
Su estado de resultados describirá sus ventas y gastos para el período de tiempo que elija. Primero describirá las ventas y luego bajará a los ingresos netos y las ganancias. Su estado de resultados también se dividirá en dos partes. Ellos son:
- La parte operativa. Esta es la parte de los ingresos y gastos de su pequeña empresa que proviene directamente de sus operaciones comerciales regulares. Esto incluye los ingresos de los productos y servicios que vende. También incluye los gastos incurridos por la creación de esos productos.
- La parte no operativa. Esta es la parte de los ingresos y gastos de su pequeña empresa que no están involucrados en las operaciones regulares de su pequeña empresa. Esto puede incluir la venta de artículos no relacionados con su producto, como equipos de su lugar de trabajo.
Además de estas categorías, los estados de resultados a menudo se presentan de dos maneras. Ellos son:
- Un formato de varios pasos. El formato de varios pasos muestra varias filas, incluidas las ventas, los gastos operativos, los ingresos operativos, los ingresos no operativos o de otro tipo y los ingresos netos. Habrá múltiples restas de sus ingresos netos.
- Un formato de un solo paso. Los formatos de un solo paso tienen tres filas. El primero son los ingresos y las ganancias, seguidos de los gastos y las pérdidas, y luego los ingresos netos se calculan por debajo de ambos. Este formato implica solo una resta de sus ingresos netos.
Las empresas unipersonales y las sociedades a menudo utilizan el formato de un solo paso. Este formato sigue la ecuación:
Ingresos netos = (Ingresos + Ganancias) - (Gastos + Pérdidas)
La sección de ingresos de esta ecuación incluye el dinero que ha ganado de los clientes. Su sección de gastos incluirá los costos que asume su pequeña empresa para crear productos para los clientes. Esto también puede incluir los gastos necesarios para realizar los servicios.
Diferencias entre el estado de cuenta de resultados y el balance general
Cada faceta de la operación de su pequeña empresa es única, al igual que los estados financieros que las representan. Esto significa que deberá comprender las diferencias clave entre su estado de resultados y su balance general. Estas diferencias incluyen:
Contenido
Los balances generales describen los activos, pasivos y capital de los accionistas de su pequeña empresa en un momento dado. En comparación, su estado de resultados se centrará en sus ingresos, gastos y lo que su pequeña empresa ha ganado o perdido durante un período de tiempo específico.
Periodo de tiempo
Los balances proporcionan una instantánea de las finanzas de su pequeña empresa en un momento determinado. Por el contrario, los estados de resultados proporcionan información que abarca un período de tiempo designado, no un tiempo específico.
Cálculos
Los balances y los estados de resultados requieren diferentes ecuaciones para interpretar y analizar sus datos.
Por ejemplo, la ecuación del balance "Activos = Pasivos + Patrimonio" es la base de todo el balance. Esta ecuación le muestra lo que su pequeña empresa posee y debe. También le muestra lo que los accionistas han invertido en su pequeña empresa. Además de la ecuación del balance, hay una serie de ratios que se utilizan para interpretar y sacar conclusiones.
Los ratios de balance incluyen:
Ratios de solvencia. Estos índices analizan el efectivo, los activos y la deuda de su pequeña empresa. La solidez financiera está representada por tener una gran cantidad de efectivo y activos junto con una baja deuda.
Un ejemplo de un índice de solvencia es el índice rápido de su pequeña empresa. Las proporciones rápidas siguen la ecuación:
Ratio rápido = (Activos corrientes - Existencias) / Pasivos corrientes
Esta relación mide su capacidad para convertir activos en efectivo. Por ejemplo, si tiene una relación de 2.0, esto significa que tiene $2.00 de activos por cada $1 de pasivos.
Ratios de deuda/capital. Estos analizan la cantidad de financiamiento que tiene su pequeña empresa proveniente de inversionistas. Cuanto mayor sea su ratio, más préstamos bancarios y financiación de inversores habrá recibido. También pueden significar que su pequeña empresa ha estado adquiriendo deudas para crecer. Una proporción alta puede indicar que podría tener problemas para pagar la deuda. Los ratios típicos de deuda/capital están por debajo de cinco o seis. Los ratios por encima o en el rango de cinco a seis no son ideales para los inversores.
Ratio de capital circulante. Esta proporción informa cómo le está yendo a su pequeña empresa para cumplir con las obligaciones financieras. Esta proporción puede ser un indicador de su capacidad para pagar sus facturas, nóminas y pagos de préstamos de manera oportuna. Los índices más altos significan que podrá cumplir con sus obligaciones financieras más fácilmente. Un índice de 2.0 indica una buena situación financiera. Las proporciones por debajo de 1.0 pueden revelar problemas financieros.
También hay algunas métricas importantes que se pueden obtener de los datos de su estado de resultados. Los ratios de la cuenta de resultados incluyen:
Ingresos operativos. Los ingresos operativos miden las ganancias de su pequeña empresa de las operaciones comerciales normales. Sus ingresos operativos restan los gastos operativos. Estos gastos incluyen salarios, depreciación y costo de bienes vendidos. Sigue la ecuación:
Ingresos de explotación = Beneficio bruto - Gastos de explotación
Sus ingresos operativos indican cuánto de sus ingresos se mantendrá como ganancia. Esto significa que cuanto mayores sean sus ingresos operativos, mejor le irá financieramente a su pequeña empresa.
Ganancias antes de intereses e impuestos (EBIT). Esto también se conoce como ganancias operativas, ganancias operativas y ganancias antes de intereses e impuestos. El EBIT mide las ganancias de las operaciones de su pequeña empresa y se enfoca solo en su capacidad para generar ganancias de sus operaciones comerciales. Incorpora lo que gana antes de que se calculen los intereses o los impuestos. Sus impuestos e intereses se restarán de la ecuación EBIT. Sigue la ecuación:
EBIT = Ingresos - Gastos operativos
Para darle una idea de dónde se encuentra su pequeña empresa, observe las proporciones promedio de su industria y de la competencia. El EBIT promedio variará según su industria.
Ingresos netos. Los ingresos netos de su pequeña empresa también se conocen como ganancias netas o ganancias. La ecuación le permite saber qué tan rentable es su pequeña empresa. La ecuación es:
Ingresos netos = Ingresos totales: depreciación, intereses, impuestos y otros gastos
Esta ecuación le permite ver si los ingresos totales de su pequeña empresa superan sus gastos totales. Los ingresos que le quedan se pueden utilizar para pagar sus deudas o invertir en nuevas áreas de crecimiento. Los ingresos netos se utilizan para calcular las ganancias por acción. Generalmente, cuanto mayor sea el monto de sus ingresos netos, mejor. Unos ingresos más altos pueden ayudarle a hacer crecer su negocio de forma eficiente, lo que en última instancia conduce a más beneficios.
Flujo de caja. Cada negocio exitoso produce efectivo durante su operación. La ecuación de flujo de efectivo para su pequeña empresa representa el efectivo que se produce a partir de su pequeña empresa. La ecuación de flujo de efectivo operativo es:
Flujo de caja = Ingresos netos + Depreciación +/- Otros cargos a los ingresos de las actividades operativas, de inversión y de financiación
Al considerar el flujo de efectivo de su pequeña empresa, querrá desglosar estas actividades con más detalle:
- Actividades operativas. Esta sección incluye el efectivo recibido de sus clientes, el efectivo pagado por gastos y el efectivo pagado a sus proveedores.
- Actividades de inversión. Esta sección incluye cualquier efectivo pagado para obtener equipos nuevos o adicionales para su pequeña empresa.
- Actividades de financiación. Esta sección incluye el efectivo recibido como inversión de los propietarios, el efectivo recibido de préstamos bancarios, el efectivo pagado por préstamos bancarios o el efectivo pagado a los propietarios.
Esta ecuación le dice qué tan bien está generando efectivo para pagar sus deudas y financiar sus operaciones a medida que ocurren. Cuanto mayor sea su flujo de efectivo, más éxito tendrá su pequeña empresa.
Balance general y estado de cuenta de resultados vinculados
Su negocio se compone de una variedad de piezas entrelazadas, incluidos sus estados financieros. Por ejemplo, el balance general y el estado de resultados de su pequeña empresa se cruzan entre sí. La conexión entre ellos gira en torno a los ingresos netos.
Por ejemplo, supongamos que los activos, pasivos y patrimonio neto de los propietarios de su balance general se informan en el último año contable. Si los propietarios no lo retiraron, es probable que el capital de los propietarios sea la misma cantidad que los ingresos netos obtenidos por la empresa. Los ingresos netos, como ya sabe, se informan en su estado de resultados.
Creación de su balance general y estados de resultados
No se puede progresar sin "hacer". Ahora que tiene una buena comprensión de los balances y los estados de resultados, querrá poner ese conocimiento a trabajar creándolos.
Balance general
Como propietario de una pequeña empresa, desea administrar su negocio con el mayor éxito posible. Para hacer esto, deberá hacer un balance general. Para comenzar, deberá:
- Reúna y agregue sus activos. El efectivo, los valores, las cuentas por cobrar, el inventario, la tierra, el equipo, la propiedad intelectual, los suministros y el seguro prepago son ejemplos de lo que debe buscar al enumerar sus activos.
- Reúna y agregue sus pasivos. El mismo proceso que acaba de hacer para los activos deberá repetirse aquí con los pasivos. Los pasivos incluyen cuentas por pagar, impuestos adeudados, ingresos no devengados, bonos por pagar, salarios, nóminas y cualquier préstamo o línea de crédito de la que sea responsable la empresa.
- Determine su capital. Para hacer esto, deberá restar sus pasivos de sus activos.
Los balances se pueden crear en una hoja de cálculo, con un software de contabilidad o incluso a mano. Normalmente, los activos se enumeran en el lado izquierdo del reporte. Los pasivos y el patrimonio neto de los propietarios se enumeran a la derecha.
También puede tener elementos del período anterior informados en su balance general. Estos son ingresos o gastos para su período actual que son el resultado directo de errores u omisiones del balance general del período anterior.
Estado de cuenta de resultados
Una vez que haya creado su balance general, es hora de crear su estado de resultados. Para iniciar este proceso, deberá:
- Elige tu momento preferido. Su estado de resultados puede abarcar cualquier período de tiempo, como mensual, trimestral, semestral o incluso anual. Sin embargo, desea que finalice
la fecha de su balance con el período de su estado de resultados y los ingresos netos acumulados. Esto se debe a que desea que el inicio de su pequeña empresa se refleje en el capital de su balance. - Sume sus ingresos. Sus ingresos o ingresos incluyen lo que su pequeña empresa ha ganado por la venta de bienes o servicios a los clientes.
- Reste sus gastos de los ingresos. Esto le dará los números de pérdidas y ganancias de su pequeña empresa. A medida que calcule estos gastos, querrá incluir lo que gasta en su negocio. Esto incluye nómina, impuestos y otros gastos.
Su estado de resultados se puede crear de la misma manera que su balance general, incluidas hojas de cálculo, software de contabilidad o a mano. La mayoría de los estados de resultados constan de una columna. Comienzan con los ingresos enumerados y totalizados. Luego, debajo de eso, se enumeran y suman sus gastos y pérdidas. El último elemento del estado de cuenta será su ingreso neto en la parte inferior.
También es posible que tenga elementos del período anterior informados en su estado de resultados. Estos son ingresos o gastos de su período actual que son el resultado de errores u omisiones en el estado de cuenta del período anterior.
Salud general del negocio
Después de dedicar horas de arduo trabajo, puede ser difícil admitir que su pequeña empresa realmente no puede sobrevivir sin el apoyo de otros: necesitará clientes para limpiar sus estantes y, a menudo, inversores para continuar financiando su pequeña empresa. Afortunadamente, puede usar su balance general y estado de resultados para comunicar fácilmente la situación financiera de su pequeña empresa. Esto puede ayudarlo a ganar nuevos inversores, así como a mantener los actuales. Ofrecer a los inversores un vistazo tanto a su balance general como a su estado de resultados puede proporcionar una visión más profunda de la situación financiera de su pequeña empresa.
Reservar tiempo para analizar y crear el balance general y el estado de resultados de su pequeña empresa no será una pérdida de tiempo. Estos dos estados financieros pueden abrir la puerta a cálculos y análisis más profundos. Su balance general y estado de resultados ayudarán a su pequeña empresa en cada paso del camino, a medida que crece y se expande.
