¿Sabías que dentro de tus aburridos estados financieros hay cinco secretos ocultos que podrían tener un impacto significativo en tu negocio? Algunos de mis clientes más exitosos se han dado cuenta de esto. Al comprender estas cosas, pueden administrar mejor su flujo de efectivo e interpretar los números necesarios para tomar decisiones rentables.
Entonces, ¿cuáles son estos cinco secretos?
Secreto 1: Los "informes flash" son más valiosos que los estados financieros.
Como CPA, estoy acostumbrado a que se refieran a mí como el "funerario de los números". Eso es porque siempre estamos mirando hacia atrás. Los estados financieros, cuando se preparan, revisan y bendicen, casi siempre están desactualizados. Mis clientes más inteligentes leen sus estados financieros con regularidad y buscan tendencias y anomalías, pero siempre están tomando decisiones comerciales basadas en datos reales. Y esos datos generalmente provienen de un "reporte flash".
Un reporte flash tiene, diariamente o como máximo semanalmente, métricas clave que ponen el pulgar del propietario de la empresa en el pulso de su negocio. Tiene saldos de efectivo diarios, montos de cuentas por cobrar abiertas, ventas del año hasta la fecha y próximos pedidos. Son las métricas clave que necesita para saber realmente lo que está sucediendo en este momento para ayudarlo a tomar decisiones para el futuro. Estas métricas siempre se comparan con montos anteriores para un punto de referencia. El reportar es fácilmente compilado por una persona administrativa. Cuando se usa de la manera correcta, encontrará que sus reportar flash son mucho más valiosos que sus estados financieros.
Secreto 2: El efectivo no es lo que parece.
Cuando vea su saldo de efectivo en su extracto bancario, no se engañe creyendo que es la cantidad real de efectivo en el banco. Eso es porque el efectivo no es lo que parece. Su banco no sabe qué efectivo está ingresando o qué pagos aún están en proceso. Entonces, cuando ve su saldo bancario, siempre está desactualizado.
También lo es su saldo contable. Ese es el saldo que se muestra en sus finanzas. Es posible que este saldo de efectivo tampoco sea lo que piensas. Para que sea real, debe conciliarse, así que asegúrese de que alguien fuera de su empresa concilie su saldo contable con su saldo bancario todos los meses. Habrá diferencias de tiempo y otros elementos que alguien puede haber pasado por alto. Sucede todo el tiempo. El efectivo puede ser algo complicado: asegúrese de comprender completamente por qué su libro y sus saldos bancarios no coinciden.
Secreto 3: Tu verdadero negocio está en tu libro mayor.
¿Alguna vez leyó su libro mayor? Deberías. Porque es solo en el libro mayor donde encontrará los verdaderos detalles sobre su negocio. Y, como solía decir mi abuela, ¡el diablo siempre está en los detalles! El libro mayor es el "diario" subyacente de su negocio. Es aquí donde se registra cada transacción. Es aquí donde verá todo lo que afecta el flujo de caja de su empresa. Sus estados financieros son simplemente un resumen de lo que hay en su libro mayor. Su libro mayor tiene toda la información jugosa.
Entonces, una vez al mes, imprima su libro mayor (tal vez sean 30 páginas) y revíselo manualmente con un bolígrafo. En serio. Encierra en un círculo los elementos que no reconoces o que se ven inusuales. Pregúntele a su contador sobre ellos. Casi siempre obtendrás una respuesta razonable. Pero sus ojos estarán abiertos al tipo de cosas en las que está gastando dinero, así como a las personas con las que está haciendo negocios, tanto clientes como proveedores. Una vez que conozca su libro mayor, realmente sabrá su negocio.
Secreto 4: Las proyecciones son más valiosas que sus estados financieros.
Como escribí anteriormente, sus estados financieros le dan una idea del pasado. Eso es interesante. Pero lo que es más importante es el futuro. Mis clientes exitosos siempre miran hacia adelante. Entonces, mientras leen sus finanzas para entender mejor sus Empresas, están aprovechando esos datos pasados para crear pronósticos para que puedan ver lo que viene.
Y hacer esto no es tan difícil. Simplemente tome sus estados financieros del año hasta la fecha, póngalos en una hoja de cálculo y calcule los próximos 90 días por delante. Conocer sus gastos no debería ser demasiado difícil. Nómina, servicios públicos, alquiler, mantenimiento: la mayoría de estas cosas son iguales. Sus márgenes se pueden estimar (un pronóstico no es una ciencia exacta). Lo que es un desafío es calcular sus ventas. Pero puede hacerlo utilizando datos anteriores, canalizaciones, pedidos abiertos y discusiones con su equipo de ventas. Una vez más, son solo 90 días en el futuro.
Una vez que tenga un proceso confiable para armar pronósticos regulares, puede obtener lo mejor de ambos mundos: usar la información de sus estados financieros anteriores para generar predicciones para el futuro.
Secreto 5: No necesita una auditoría, pero debe obtener una revisión.
Considere traer a un contador público certificado para que revise sus números. Si tiene un buen CPA (puede encontrar una empresa a través de la sociedad de CPA de su estado o una buena referencia), entonces tendrá la ventaja de que alguien con experiencia financiera investigue sus números, lo compare con otras empresas de su industria y señale elementos importantes.
Los CPA hacen compilaciones, revisiones y auditorías. A menos que tenga inversores o prestamistas externos, generalmente no necesitará una revisión o auditoría. Los estándares profesionales requieren que los contadores públicos no ofrezcan ninguna opinión sobre un estado financiero "compilado", donde básicamente toman sus registros internos, como su libro mayor, y crean finanzas para usted. Pero los buenos contadores públicos seguirán ofreciendo consejos, recomendaciones y consejos basados en lo que ven, incluso con una simple compilación. Ese tipo de orientación es fundamental y puede ser de gran ayuda para ayudarlo a administrar mejor su negocio y comprender sus estados financieros.
En resumen, sus estados financieros guardan algunos secretos. La mayoría de los dueños de negocios no conocen ni utilizan mucho estos secretos. Pero mis clientes más inteligentes los conocen. Saben usar informes flash, leer su libro mayor, conciliar su efectivo, crear proyecciones y apoyarse en la ayuda externa de un CPA. Lo hacen para desbloquear todo el valor que pueden proporcionar los estados financieros.
