¿Qué tienen en común la tinta de la impresora, los almuerzos de los clientes y los costos de envío? Son gastos comerciales: los costos incurridos durante la operación de su negocio. Y, siempre que dirija una empresa con fines de lucro, puede deducir muchos de estos gastos de su ingreso imponible, lo que puede ayudar a las finanzas de su empresa en el momento de la declaración de impuestos.
¿Cuáles son algunos ejemplos de gastos de pequeñas empresas?
Los tipos de gastos comerciales varían según su negocio específico. Por ejemplo, un fotógrafo que conduce a eventos para los que ha sido contratado agrega millas a su vehículo personal, que se pueden gastar. También puede tener gastos relacionados con el equipo, el software de edición y su oficina en casa, una parte de su condominio que utiliza exclusivamente para su negocio. El propietario de una tienda minorista, por otro lado, incurre en otros tipos de gastos, incluido su inventario disponible, almacenamiento y salarios de los empleados.
Los gastos comerciales comunes compartidos por casi todas las empresas, sin importar el tamaño o la industria, incluyen publicidad y marketing, espacio de oficina, servicios públicos, pagos a empleados y proveedores, software (por ejemplo, contabilidad) y equipo necesario.
¿Qué se puede cancelar como gasto comercial?
Los gastos de su negocio pueden traducirse en deducciones (o desgravaciones) de impuestos siempre que sean "ordinarias y necesarias", es decir, comunes en su industria y esenciales para su negocio. Cuando un gasto cumple con esos requisitos para su negocio, puede deducirlo. Reste el monto del gasto de los ingresos brutos de su negocio para reducir el monto total sobre el que paga impuestos.
Aquí hay una lista de deducciones comunes que los dueños de negocios hacen en un año fiscal determinado:
- Internet, teléfono y software
- Espacio de oficina y servicios relacionados (incluidas las oficinas en el hogar)
- Gastos de oficina (como papel y tinta de impresora)
- Equipos (desde computadoras hasta herramientas y maquinaria especializadas)
- Pago a empleados y contratistas independientes
- Capacitación y educación de empleados (incluidas suscripciones y publicaciones)
- Tarifas de procesamiento de tarjetas de crédito
- Viajes de negocios y uso de vehículos
- Comidas de empresa
- Publicidad y marketing
- Pagos de intereses
- Cobertura de seguro comercial
- Planes de jubilación y otros beneficios
- Impuestos (impuestos inmobiliarios, impuestos sobre la nómina / trabajo por cuenta propia, etc.)
¿Puede un gasto comercial superponerse con los gastos de la empresa y los gastos personales?
Sí, a veces un gasto se puede dividir entre su negocio y su vida personal. Por ejemplo, si usa parte de su hogar como oficina, es posible que pueda hacer una deducción de oficina en el hogar. En este caso, debe usar esa área de su hogar únicamente para fines comerciales y, según el IRS, debe ser el "lugar principal de su negocio". Por lo tanto, si la ubicación principal de su negocio es un espacio de oficina separado fuera del hogar, es posible que no califique para esta deducción, incluso si ocasionalmente trabaja desde su oficina en casa.
Para aquellos que son elegibles para esta deducción (consulte la Figura A para obtener una guía de diagrama de flujo), el método estándar para deducir los gastos de oficina en el hogar implica calcular el porcentaje de su hogar que se utiliza para negocios. Comience con los pies cuadrados del área de su oficina y divídalos por los pies cuadrados totales de su hogar. Digamos que el espacio de su oficina en casa es de 100 pies cuadrados y su hogar es de 2,000 pies cuadrados. Divida 100 entre 2,000 para llegar a 0.05, o 5%. Su oficina es el 5% de su hogar, por lo que puede deducir el 5% del costo de los intereses de su hipoteca, los servicios públicos, el seguro y otros gastos relacionados en el momento de la declaración de impuestos.
Puede aplicar un modelo similar a las veces que usa su vehículo personal para negocios, ya sea realizando un seguimiento de las millas recorridas y deduciendo según la tarifa de millaje estándar del IRS o calculando el porcentaje de uso del automóvil que se destina a su negocio. Digamos que usted es un agente inmobiliario que usa su automóvil para llevar a los clientes a las exhibiciones. Usted mantiene registros detallados de cuándo usa su automóvil para negocios, incluidas las fechas, las millas recorridas y el propósito de cada viaje en automóvil. Al final del año fiscal, ha conducido un total de 25,000 millas, que incluyen 15,000 millas relacionadas con el negocio. Puede multiplicar sus millas comerciales (15,000) por la tasa estándar de millaje del IRS de $0.67 / milla, deduciendo $10,050, o puede calcular que usó su automóvil para negocios el 60% del tiempo (15,000 millas divididas por 25,000 millas) y aplicar el 60% de los gastos operativos de su vehículo, incluido el mantenimiento. combustible, reparaciones y costos de seguro como deducción. Si opta por la última opción, ¡asegúrese de guardar esos recibos!
Si bien las oficinas en el hogar y los vehículos personales son los ejemplos más obvios de cuándo se superponen los gastos personales y comerciales, hay otras ocasiones en las que los gastos pueden mezclarse entre personales y comerciales. Por ejemplo, si usa su teléfono celular para negocios el 40% del tiempo, entonces el 40% de su factura telefónica es deducible (si lo está usando como empleado, entonces es 100% deducible). Otro ejemplo proporcionado por el IRS es pedir dinero prestado. Si solicita un préstamo y usa el 85% para su negocio mientras que el otro 15% cubre unas vacaciones familiares, puede deducir el 85% de los intereses como gasto comercial.
¿Cuáles son los gastos comerciales comunes no deducibles?
Algunos costos relacionados con hacer negocios no se pueden deducir de su ingreso imponible. Los ejemplos comunes incluyen cabildeo o costos políticos y sanciones / multas. Además, no se puede deducir ninguna ropa que no forme parte de un uniforme requerido, ni los costos de entretenimiento, como las entradas para un evento deportivo.
Finalmente, si bien aún pueden beneficiarlo en el momento de los impuestos, los gastos incurridos al calcular el costo de los bienes vendidos (como almacenamiento, alquiler, reempaque, etc.), así como los gastos de capital (es decir, activos comerciales y mejoras) deben capitalizarse en lugar de deducirse.
¿Qué son los gastos iniciales?
Los costos iniciales incluyen los gastos en los que incurre al preparar y lanzar un nuevo negocio, incluidos los costos de organización, como las tarifas legales y estatales de presentación. Dependiendo del tipo de negocio, lo que requiere antes y poco después de que comience su negocio, sus gastos iniciales pueden variar ampliamente.
¿Cuáles son algunos ejemplos de costos iniciales?
Usted paga los costos iniciales mientras se prepara para abrir su negocio y poco después. Incluyen cualquier costo relacionado con la investigación de mercado, el desarrollo de productos, la redacción de un plan de negocios, el préstamo de dinero, la obtención de la tecnología necesaria y la presentación de la documentación de registro en su estado. Una vez que su negocio comience, es probable que incurra en otros tipos de costos iniciales, incluida la publicidad, los viajes de negocios, las promociones especiales y los salarios de los empleados.
¿Cómo se calculan los costos iniciales?
Al considerar cuánto dinero necesitará para iniciar su negocio, divida sus gastos iniciales en dos categorías: únicos y recurrentes. Considere cuál de los siguientes tipos de gastos comerciales puede necesitar pagar por adelantado y en un futuro cercano al calcular los costos iniciales de su negocio:
- Espacio de trabajo
- Materiales y equipos
- Licencias y permisos comerciales
- Investigación de mercado y de producto
- Seguro comercial
- Gastos de empleados (por ejemplo, salarios, beneficios, impuestos sobre la nómina)
- Marketing y publicidad
- Servicios profesionales (por ejemplo, abogados, consultores de negocios, especialistas en TI, diseñadores de sitios web)
Una vez que haya identificado y categorizado sus costos iniciales, cree una reportar visual de una página que pueda agregar a su plan de negocios, que lo ayudará a guiarlo mientras busca varios tipos de financiamiento.
¿Se pueden deducir los costos iniciales?
Si bien algunos costos iniciales, como un camión de la empresa, deben tratarse como gastos de capital y depreciarse o amortizarse con el tiempo, existen algunos tipos de costos iniciales que puede deducir. Generalmente, los costos iniciales deducibles se dividen en tres categorías:
- Creando tu negocio
- Preparando su negocio para la apertura
- Organizar legalmente su negocio
Si sus gastos totales de inicio son $50,000 o menos, entonces el IRS le permite deducir hasta $5,000 en costos de inicio de negocios y $5,000 en costos de organización.
Consejos para realizar un seguimiento de los gastos de su pequeña empresa
Lo primero que debe hacer es separar sus fondos personales de los fondos de su negocio. Por lo tanto, abra cuentas corrientes y de ahorro comerciales separadas para su negocio. Después de eso, asegúrese de mantener también los gastos de su negocio separados de sus gastos personales. Considere solicitar una tarjeta de crédito comercial para simplificar sus esfuerzos para mantener una diferenciación clara.
Cuando se trata de realizar un seguimiento de los ingresos y los gastos comerciales, algunos propietarios de pequeñas empresas lo hacen manualmente. Si prefiere este método, escanee y guarde sus recibos en carpetas digitales cuidadosamente organizadas. También mantenga hojas de cálculo para sus registros, ingresando sus datos de ingresos y gastos en las siguientes columnas: Fecha, Categoría, Proveedor, Costo, Propósito. Algunos dueños de negocios encuentran que sus finanzas son demasiado complejas para este método.
Dependiendo de la cantidad y la variedad de sus gastos, puede decidir utilizar un software de contabilidad. Si a menudo está en movimiento, considere una herramienta de contabilidad basada en la nube, como Freshbooks o QuickBooks. Ambos incluyen una aplicación móvil, lo que facilita la introducción y el seguimiento de los gastos comerciales sin importar dónde se encuentre y cuándo sucedan. Esto podría ahorrarle una gran cantidad de papeleo en el futuro y, al mismo tiempo, reducir el riesgo de perder las deducciones de impuestos debido a recibos olvidados o perdidos.
Considere la ayuda profesional de un CPA
Si bien muchos propietarios de pequeñas empresas administran la contabilidad de su negocio por su cuenta, no hay nada de malo en buscar ayuda profesional. De hecho, puede ser una ruta inteligente, especialmente si las finanzas de su negocio son particularmente complicadas. Los contadores públicos certificados (CPA) también pueden brindarle orientación y tranquilidad cuando se trata de presentar sus impuestos y maximizar las deducciones. Además, si bien los impuestos que paga sobre sus ingresos netos no se considerarían un gasto deducible, ¡la tarifa de su CPA sí lo sería!
