La lista de verificación de salud financiera definitiva para pequeñas empresas

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Las finanzas comerciales pueden ser complicadas, pero administrar sus finanzas no tiene por qué ser abrumador. Vigile la salud financiera de su empresa con nuestra lista de verificación de elementos esenciales para mantener su negocio en buena forma y administrar sus finanzas como un profesional.

1. Analice sus estados financieros.

Estos estados financieros son las claves para desbloquear la narrativa de la salud financiera de su empresa:

Estado de flujo de efectivo. Muestra cómo su empresa gestiona sus entradas y salidas de efectivo.
Cuenta de pérdidas y ganancias (cuenta de resultados). Muestra cuánto dinero ganó o perdió su empresa durante un período específico.
Balance general. Muestra lo que su empresa posee y debe en un momento determinado.

Los números en estos estados financieros son más que solo cifras. Úselos para calcular proporciones simples para obtener una imagen más clara de cómo se está desempeñando su negocio. Los ratios financieros útiles incluyen:

Ratio actual: Este ratio de balance te indica si tienes fondos suficientes para cubrir lo que debes a corto plazo.

Ratio de liquidez = Activos corrientes / Pasivos corrientes

Relación deuda-capital: Utilice esta relación de balance general para ver qué parte de su negocio está financiada por deuda.

Relación deuda-capital = Deuda total ÷ capital total

Margen de beneficio bruto: Utilizando los datos de su estado de pérdidas y ganancias, puede ver cuánto dinero está ganando con sus ventas una vez que haya contabilizado sus costos.

Margen de beneficio bruto = (Ingresos - Costo de los bienes vendidos) / Ingresos

Consejos y herramientas: Una herramienta de contabilidad como QuickBooks, FreshBooks u Wave simplifica el análisis financiero al calcular automáticamente las proporciones clave para usted.

2. Compare los números presupuestados con los números reales.

Ver cómo sus ganancias y gastos reales se comparan con su presupuesto proporciona una verificación de la realidad financiera. Muestra dónde está en el camino correcto y dónde las cosas podrían estar deslizándose por las grietas y perdiendo dinero.

Esté atento a los fondos que entran y salen cada mes. Si descubre que está gastando más de lo planeado o que no obtiene tantos ingresos como esperaba, lo sabrá de inmediato. Esto le permite tomar decisiones rápidas e informadas, como reducir gastos innecesarios o descubrir cómo aumentar las ventas.

Consejos y herramientas: Programe recordatorios por correo electrónico o alertas de calendario para establecer una rutina para revisar su presupuesto en comparación con los datos reales al final de cada mes.

3. Audite sus gastos.

Observe de cerca a dónde va su dinero cada mes. Preste especial atención a los pagos recurrentes de gastos como suscripciones de software, compras de tecnología y facturas de servicios públicos. Estos costos pueden aumentar silenciosamente y tomar una parte mayor de su presupuesto de lo que cabría esperar.

Al revisar estos costos, piense si realmente necesita cada servicio, por ejemplo, el software o las aplicaciones de contabilidad generalmente valen su tarifa mensual porque la mayoría de las pequeñas empresas los usan regularmente para ayudar a ahorrar tiempo y dinero, o si hay una opción más barata que se ajuste a sus necesidades. Cancelar una suscripción que rara vez se usa o cambiar a un proveedor más asequible ayudará a reducir sus gastos. Estos ahorros pueden parecer pequeños, pero pueden acumularse rápidamente.

Consejos y herramientas: Usa una aplicación móvil como Expensify, Emburse Certify o Shoeboxed para registrar recibos y realizar un seguimiento de los gastos de tu negocio en tiempo real.

4. Controle el momento de sus flujos de efectivo.

Su estado de flujo de efectivo es útil para verificar cómo fluye el dinero dentro y fuera de su negocio. Pero hay más cosas que puede hacer para mantener sus flujos de efectivo saludables, como enviar facturas lo antes posible y observar la rapidez con la que sus clientes pagan estas facturas.

Si los retrasos en el pago son comunes, podría ser el momento de revisar sus condiciones de pago. Por ejemplo, puede ofrecer descuentos por pago anticipado o imponer cargos por pagos atrasados para fomentar pagos más rápidos. Los seguimientos regulares con los clientes que tardan en pagar también pueden ayudar a acelerar sus pagos.

Consejos y herramientas: Para un proceso de facturación y pago más fluido, cree un sistema que cubra todo lo involucrado: envío de facturas, seguimiento de pagos, registro de recibos con prontitud y cualquier otra cosa que deba hacer para recibir el pago.

5. Practique la gestión proactiva de la deuda.

Mantenga un registro detallado de todas las deudas de su negocio. Esto incluye cuánto debe, a quién debe y las fechas de vencimiento de cada pago. El mantenimiento cuidadoso de registros lo ayuda a evitar pagos perdidos y planificar sus finanzas.

Para ver qué tan bien está administrando sus deudas, use este simple cálculo: Divida su ganancia anual (antes de intereses e impuestos) por el total de sus pagos anuales de deuda. Un resultado de 1.25 o más significa que su empresa está ganando lo suficiente para cubrir cómodamente sus deudas. Si el resultado es menor, es posible que deba ajustar sus gastos o encontrar formas de aumentar los ingresos.

Consejos y herramientas: Si tiene deudas con intereses altos, considere usar el método de administración de deudas de "avalancha", en el que primero paga su deuda con intereses más altos y luego pasa a la siguiente más alta, hasta que se liquiden todas sus deudas con intereses altos.

6. Optimice su inventario y gestión de proveedores.

Fíjate bien en la rapidez con la que se venden tus productos. Si no se mueven rápido, es posible que esté utilizando espacio valioso y dinero que podría usarse mejor en otros lugares. Para manejar esto, realice un seguimiento de cuánto tiempo permanece cada artículo en los estantes antes de venderse. Ajuste regularmente la cantidad que pide en función de lo que se vende más rápido.

También es aconsejable pensar de dónde provienen sus productos. Depender demasiado de un proveedor puede ser arriesgado: si ese proveedor tiene problemas, es posible que se quede sin existencias y decepcione a sus clientes. Construya una red de fuentes confiables identificando proveedores alternativos para sus artículos más importantes. Luego, solicite pequeñas cantidades a estos nuevos proveedores para probar su confiabilidad y calidad del producto.

Consejos y herramientas: Use Excel o Google Sheets para crear una hoja de cálculo para comparar la confiabilidad, los tiempos de entrega y la calidad del producto de diferentes proveedores.

7. Evalúe los flujos de ingresos.

Revisar regularmente sus fuentes de ingresos puede ayudarlo a comprender qué tan seguro es su negocio financieramente. ¿Los ingresos provienen principalmente de una fuente o se distribuyen uniformemente? Si la mayor parte de sus ingresos están vinculados a una sola fuente, por ejemplo, si posee una panadería y la mayoría de sus ventas provienen de clientes sin cita previa, probablemente sea hora de ampliar sus horizontes.

Considere otras formas en que puede ganar dinero; explorar nuevos canales para generar ingresos puede brindarle un amortiguador contra lo inesperado. Esto podría significar ofrecer nuevos productos, acceder a diferentes mercados o utilizar plataformas en línea para llegar a más clientes. Por ejemplo, una panadería podría explorar trabajar con aplicaciones de entrega de alimentos u organizar clases de repostería para reducir su dependencia del tráfico peatonal.

Consejos y herramientas: Usa herramientas de encuestas en línea como SurveyMonkey o Google Forms para recopilar comentarios de los clientes sobre los nuevos productos o servicios que les gustaría ver.

8. Revise la compensación y los beneficios de sus empleados.

Si tiene empleados, es importante equilibrar su salud financiera con una compensación atractiva. Desea ofrecer salarios y beneficios competitivos y justos, pero sus paquetes de compensación también deben ser sostenibles para su negocio.

Cada año, tómese un tiempo para ver cómo se comparan sus salarios y beneficios con otros negocios locales. Si necesita aumentar los salarios para mantenerse al día, hágalo sabiamente. Haz pequeños ajustes para evitar sobrepasar tu presupuesto. Y si no tiene espacio en su presupuesto, considere agregar beneficios como horarios de trabajo flexibles .

Consejos y herramientas: Utilice herramientas de comparación de salarios en línea en sitios de trabajo y carreras como Monster y GlassDoor para asegurarse de que sus paquetes de compensación sigan siendo competitivos dentro de su industria.

9. Explore oportunidades de crecimiento e inversión.

Busque formas de hacer crecer su negocio que tengan sentido para lo que ya hace. Por ejemplo, si tiene una cafetería, podría considerar agregar una línea de accesorios para hacer café. Esto amplía lo que ofrece sin alejarse demasiado de su configuración actual. Asegúrese de que cualquier idea nueva se ajuste bien a su dirección general y pueda adoptarse fácilmente sin interrumpir sus operaciones actuales.

Antes de seguir adelante con cualquier idea nueva, piense en los costos involucrados y el dinero que espera que genere. Comience poco a poco para ayudar a administrar los costos y probar ideas sin un gran compromiso financiero. Comprenda cuándo podría comenzar a ver un retorno para que pueda mantener sus gastos bajo control.

Consejos y herramientas: Observe regularmente lo que sus competidores están haciendo bien y dónde les falta. Esto puede resaltar dónde podría tener éxito llenando vacíos o haciéndolo mejor.

10. Construir y mantener un fondo de emergencia.

Un fondo de emergencia es su red de seguridad para mantener su negocio en funcionamiento si surgen costos inesperados. Comience por calcular cuánto dinero necesitará en su fondo. Una buena regla general: desea que sus reservas puedan cubrir al menos de tres a seis meses de sus gastos comerciales habituales, como alquiler, servicios públicos y salarios.

Una vez que sepa cuánto necesita, planifique cómo ahorrará esa cantidad. Por ejemplo, puede decidir reservar un porcentaje fijo de sus ingresos mensuales o ahorrar una cantidad fija de dinero cada mes. Cualquiera que sea la estrategia que elija, sea consistente. Las contribuciones regulares son clave para construir su fondo de manera constante a lo largo del tiempo.

Consejos y herramientas: Programe transferencias mensuales automáticas a su fondo de emergencia para que su red de seguridad siga creciendo de manera constante.

Al trabajar regularmente a través de esta lista de verificación, puede asegurarse de que las finanzas de su empresa se mantengan organizadas y encaminadas hacia el éxito.

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