¿Qué es la notación adjunta en una carta comercial?

¿Está familiarizado con la notación adjunta al escribir una carta comercial? Si eres dueño de un negocio, deberías serlo.

 

Comprender los formatos adecuados de cartas comerciales y las diferentes partes de una carta comercial puede ayudar a garantizar que sus comunicaciones comerciales sean claras y efectivas.

 

Escribir cartas comerciales en el formato correcto también ayuda a garantizar que superará el obstáculo de ser tomado en serio profesionalmente, y la anotación adjunta es una parte estándar de una carta comercial que vale la pena conocer.

 

El adjunto en una carta en realidad juega un papel importante: recuerda a los destinatarios que se incluyeron elementos adicionales con la carta (y cuáles eran esos elementos, si incluye ese nivel de detalle).

 

Incluso si está enviando un correo electrónico en lugar de una carta impresa real, aún podría ser útil incluir una anotación adjunta para cubrir los archivos adjuntos de su correo electrónico. Además, si tiene la intención de adjuntar un archivo y luego se olvida de hacerlo, la notación adjunta alertará al destinatario de que no se incluyó todo.

 

Ya sea que esté escribiendo una carta comercial estándar o algo un poco diferente, como un memorándum, el estilo de la notación adjunta es generalmente el mismo.

 

El adjunto en una carta va cerca de la parte inferior de la página, tres líneas debajo de su firma o una línea debajo de las iniciales del mecanógrafo, en el caso de una carta comercial normal.

 

De las siete partes básicas de una carta comercial, la notación adjunta es la última. Las secciones que vienen antes de la anotación de la letra adjunta incluyen:

 

Los anexos deben ir en la parte inferior, directamente después del cierre y la firma.

 

A continuación se muestra un ejemplo de un formato de carta comercial con anexos en la parte inferior:

Hay muchas abreviaturas de cartas comerciales. Utilice este estilo si, por ejemplo, desea indicar que hay dos anexos para su carta:

 

Cajas (2)

 

Si desea enumerar cada elemento por separado, use este estilo:

 

Encl: folleto de producto (1), fotos de producto (2)

 

Enc. también es una abreviatura aceptable para "recintos".

 

Evite sobrecargar el destinatario con demasiados gabinetes. Y asegúrese de que los gabinetes realmente mejoren el mensaje que está enviando.

 

Si envía un sobre lleno de anexos a un ejecutivo de negocios ocupado, es muy probable que termine en su papelera o en el reciclaje de papel de la oficina.

 

Echa un vistazo a nuestro ejemplo de carta de recinto a continuación. Este es un formato de adjuntamiento de carta comercial que puede usar:

 

Sra. Tanya Smith, directora ejecutiva

Corporación Acme.

12345 Avenida Acme. Minneapolis, MN 55410

(612) 555-2368

 

junio 1, 2020

 

Sr. Oscar Wilde, Vicepresidente de Ventas

Nuevas tecnologías

9876 Estilo NewTech San José, CA 95113

 

Estimado Sr. Wilde:

 

Me gustaría una consulta gratuita sobre el software de gestión de ventas basado en la nube de NewTech. Acme Corp. es un fabricante de rápido crecimiento (20% de crecimiento anual de los ingresos en los últimos cinco años). Queremos seguir creciendo, y el software de NewTech parece un producto que podría llevar a nuestro equipo de ventas al siguiente nivel. Quiero explorar con ustedes si el software NewTech es una buena opción para Acme.

 

Espero hablar con usted lo antes posible.

 

Atentamente,

 

Tanya Smith, directora ejecutiva

 

Gabinetes: Folleto de Acme Corp.

 

No hace mucho tiempo, la gente colocaba un trozo de papel carbón entre dos hojas de papel para producir una copia de la carta o documento que se escribía en la parte superior. Aunque una "copia al carbón" y el uso de papel carbón para hacer copias de cartas es una tecnología anticuada ahora, la copia de cartas comerciales es una práctica que está viva y coleando en el mundo de los correos electrónicos. Enumera los destinatarios adicionales que también reciben la comunicación.

 

Las abreviaturas "cc:", "c.c.:", "CC:" o "Copiar a:" son aceptables para usar con cartas comerciales impresas.

 

El punto es alertar a la persona que ha recibido la carta de que otras personas directamente involucradas con la carta también han sido copiadas en ella.

 

En una carta impresa, la línea CC puede ir antes o después de la línea de los anexos. Cualquiera que elija, debe estar por debajo de la línea de la firma.

 

Las iniciales incluidas en la parte inferior de una carta comercial se denominan iniciales de mecanógrafo. Algunas empresas los requieren para saber quién escribió realmente la carta en lugar de quién la compuso, con el fin de determinar quién es responsable de los errores tipográficos, ortográficos y otros errores que tuvieron lugar cuando se produjo la carta.

 

Los detalles omitidos en una carta comercial pueden marcar la diferencia, por lo que es importante saber quién escribió la carta si un elemento que el remitente quería en la carta no termina en el documento terminado.

Las iniciales del mecanógrafo son uno de los últimos elementos de la carta comercial. Incluyen las iniciales del escritor de la carta en mayúsculas, seguidas de una marca de barra o dos puntos, y luego las iniciales del mecanógrafo en minúsculas. Por ejemplo, si William Shakespeare escribió una carta para su mánager Virginia Woolf, las iniciales del mecanógrafo serían: VW/ws.

 

Las iniciales del mecanógrafo, por supuesto, no son un elemento obligatorio si el firmante de la carta también la escribió.

 

En algunos lugares, es costumbre usar la abreviatura PC, para "fotocopia", en lugar de la abreviatura CC. Pase lo que pase, ambas abreviaturas involucran métodos de la vieja escuela para copiar correspondencia.

 

Una línea adicional también puede mostrar un BCC o BC, que significa "copia oculta". La línea BCC enumera a terceros que no se mencionan en la carta pero que reciben copias de la carta. Utilice un CCO cuando desee incluir a otros en la correspondencia, sin alertar al destinatario original de que los demás se han incluido. Por ejemplo, tal vez esté escribiendo a su Ayuntamiento local para quejarse de un nuevo desarrollo que se está llevando a cabo cerca de la ubicación de su negocio. Puede incluir a los vecinos de su empresa enviándoles copias de BCC, de lo cual el Concejo Municipal no estaría al tanto.

 

Es posible formatear cartas comerciales de muchas maneras, pero la notación adjunta es un elemento a tener en cuenta con muchas de ellas. Este artículo tenía la intención de ayudarlo a familiarizarse mejor con esta parte a veces oscura al escribir una carta comercial, así como con otros elementos como las líneas CC (o BCC) y las iniciales del mecanógrafo que pueden aparecer al final.

Muchos de estos elementos no solo son útiles en una carta impresa, sino que también pueden aplicarse cuando escribe comunicaciones electrónicas.

 

Una notación adjunta puede ser realmente útil para su lector, tanto en cartas comerciales como en otros tipos de comunicación que esté utilizando.