Incluso teniendo en cuenta los cortos períodos de atención de las personas, hay otras cosas que pueden hacer que su carta comercial termine en la papelera del destinatario. Por ejemplo, no seguir los formatos estándar de cartas comerciales puede sugerir que no tiene experiencia.
Tu escritura, sin embargo, es el corazón de una carta. La forma en que escriba una carta comercial determinará si la carta logra sus objetivos. Lograr el tono correcto, no sonar arrogante o jactancioso, transmitir el mensaje de manera concisa y rápida, evitar errores gramaticales y ortográficos vergonzosos, todas estas cosas ayudan a garantizar que lo tomen en serio y que su carta tenga el efecto deseado.
¿Cómo se inicia una carta comercial?
Cuando se trata de comenzar una carta comercial, puede cojear desde el principio si no tiene un saludo que incluya el nombre de la persona a la que está escribiendo, o si no se refiere al destinatario con el honorífico correcto (dirigiéndose a un médico o Ph.D. como Sr. o Sra. en lugar de Dr., por ejemplo). Escribir mal el nombre de su destinatario es aún más desastroso.
Si es necesario, llame a la compañía a la que está escribiendo para averiguar quién debe recibir la carta.
"Estimado" es la opción tradicional y segura para comenzar un saludo de carta comercial, pero ha habido algunos argumentos de que "Hola" también está bien, e incluso puede agregar algo de amabilidad. Sin embargo, un "¡Oye" o un "¡Yo!" definitivamente sería ir demasiado lejos.
En el cuerpo real de la carta comercial, es importante minimizar las sutilezas e ir al grano:
- "Le escribo para solicitar su ..."
- "Le escribo para confirmar que usted ..."
- "En respuesta a su solicitud de ..."
Poner un "tú" y/o un "tu" en la primera oración puede aumentar la efectividad de la carta porque enfoca la carta en el lector.
Hay excepciones a la regla, por supuesto, cuando se trata de ir rápidamente al grano en una carta comercial. Al dar malas noticias, por ejemplo, es mejor suavizar un poco el golpe antes de lanzarse a las malas noticias: "Gracias por su interés en el taller de verano de startups de nuestra empresa. Sin embargo, lamento informarle que ..."
¿Cómo se escribe un ejemplo de carta comercial?
Generalmente, el primer párrafo debe indicar el propósito de la carta comercial de manera rápida y clara.
Después del primer párrafo, no pierda el tiempo del lector saliendo por la tangente o sacando a relucir otro problema o cuestión. Elabore el primer párrafo proporcionando la evidencia o la persuasión que respalda la posición que planteó anteriormente. En el tercer y cuarto párrafo (si tiene un cuarto párrafo), repita el punto que hizo y luego cierre con un llamado a la acción. ("Por favor, avíseme cuando esté disponible para una reunión para discutir").
Establecer el tono correcto para la carta es esencial cuando escribe una carta comercial, así que tómese el tiempo para leerla varias veces. Si la carta es especialmente importante, retrase el envío de la carta por un día, para que pueda leerla nuevamente. (El presidente Abraham Lincoln, por ejemplo, era famoso por sus cartas enojadas no enviadas).
Ciertos tipos de cartas comerciales requieren un estilo y tono específicos. Por ejemplo, una carta de queja debe ser lo suficientemente formal como para expresar disgusto pero evitar sonar abiertamente enojado. La carta debe explicar el problema y luego informar al lector sobre cómo le gustaría que se resolviera.
Los memorandos, que a menudo son comunicaciones internas de la empresa, deben ser especialmente nítidos y directos para que no pierdan el tiempo de los empleados. También evite el lenguaje emocional o casual.
Su elección de palabras puede marcar la diferencia en una carta comercial. El lenguaje debe ser directo, así que evite usar palabras como "solo", "intentar", "probablemente" y "tal vez". Mantenga su lenguaje simple y evite palabras oscuras o jerga.
No tenga miedo de buscar en un diccionario y un diccionario de sinónimos para asegurarse de que una palabra transmita correctamente el significado que desea tener. Evite los errores gramaticales y ortográficos, ya que pueden sugerir falta de atención a los detalles y falta de profesionalismo.
Asegúrate de escribir también en voz activa o pasiva. La voz activa muestra que usted está a cargo: está asumiendo la responsabilidad de lo que dice y hace. ("Le entregaremos el nuevo reportar antes del 1 de septiembre". No: "El nuevo reportar se le entregará antes del 1 de septiembre").
Ejemplo de una carta comercial simple
Echa un vistazo a un ejemplo de cómo se vería una carta comercial en formato de bloque, que se usa comúnmente para las cartas comerciales.
¿Cuáles son las partes de una carta comercial?
Cuando escribe una carta comercial, es importante incluir todas las partes que se requieren. Generalmente, hay siete partes que debe incluir en una carta comercial.
Hagas lo que hagas, recuerda que la forma en que escribes una carta comercial puede marcar una diferencia significativa en lo que respecta a la efectividad de la carta. Especialmente en esta era de correos electrónicos y mensajes de texto escritos rápidamente, tomarse el tiempo para redactar, imprimir y enviar una carta comercial escrita puede demostrar su seriedad. Así que asegúrate de elegir tus palabras sabiamente.
