Una entrevista de trabajo es un compromiso de tiempo y energía para usted y para el buscador de empleo, pero planificar con anticipación puede hacer que el proceso sea muy sencillo.
¿Por qué es tan importante planificar el proceso de entrevista de trabajo al contratar nuevos empleados para su pequeña empresa? Una estructura planificada previamente con un formato establecido que utilice para todas las entrevistas le permitirá:
- Mantén la calma y el control de la entrevista de trabajo de principio a fin.
- Manténgase organizado para hacer todas las preguntas correctas, tomar buenas notas y proporcionar toda la información necesaria al candidato.
- Reduzca sus posibilidades de exponer su pequeña empresa a la responsabilidad al hacer accidentalmente las preguntas incorrectas de la entrevista o favorecer a un candidato sobre otro debido a prejuicios personales.
- Haga que el proceso de contratación sea más uniforme, objetivo y justo para todos los candidatos. Esto también aumenta sus posibilidades de contratar a la persona adecuada para el trabajo.
- Ahorre un tiempo valioso al permitirle reutilizar su formato y herramientas de planificación para futuras entrevistas.
La forma en que estructure sus entrevistas de trabajo será única para su pequeña empresa. Puede crear su propio formato de entrevista siguiendo esta hoja de ruta y lista de verificación para entrevistas estructuradas:
1. Preparación del formato y configuración de la entrevista
Decida si desea hacer entrevistas telefónicas primero. Si tiene una gran cantidad de buenos candidatos para evaluar, considere organizar entrevistas preliminares por teléfono. Hacer una ronda de entrevistas telefónicas, antes de seleccionar a los finalistas para las entrevistas en persona, puede ayudarlo a acortar la lista de solicitantes con menos inversión de tiempo tanto para usted como para los entrevistados.
Elija sus métodos de evaluación. ¿Planea pedirles a los entrevistados que completen una tarea o un período de prueba antes de hacer una oferta de trabajo? Estas pueden ser buenas formas de evaluar las habilidades de una manera más concreta. Si es así, planifique la tarea o el período de prueba por escrito y obtenga comentarios al respecto de otras personas en su negocio o de un mentor. También decida a quién se le pedirá que realice la tarea o el período de prueba. Por ejemplo, ¿le preguntará solo a su candidato de primera elección, o a sus dos o tres mejores opciones?
Cree un sistema de evaluación. Diseñe una escala de calificación o un sistema de puntos que le permita evaluar objetivamente las respuestas a sus preguntas establecidas. Por ejemplo, la Oficina de Administración de Personal de EE. UU. (U.S. OPM) sugiere crear una escala de tres niveles, con todas las respuestas clasificadas como insatisfactorias, satisfactorias o superiores. O bien, podría usar una escala de cinco puntos, con uno como peor y cinco como mejor. Es inteligente crear un gráfico, enumerando cada una de las preguntas de su entrevista junto con la habilidad o cualidad que está diseñado para evaluar. Luego, para cada pregunta, anote un ejemplo de una respuesta insatisfactoria, satisfactoria y superior (o de nivel uno, dos, tres, cuatro y cinco). Tener ejemplos preescritos a mano lo ayudará a evaluar las entrevistas de manera más objetiva.
Decida si realizar verificaciones de antecedentes. Si planea realizar una verificación de antecedentes penales o una verificación de crédito, revise los requisitos legales para hacerlo. Prepare los documentos de notificación y los formularios de consentimiento que necesita para cumplir con la ley.
Elige a los entrevistadores. Si va a ser el único que realizará la entrevista, omita este paso. De lo contrario, decida qué empleados participarán en la entrevista. Capacítelos en los procedimientos de entrevista adecuados. Por ejemplo, pídales que saluden calurosamente a todos los candidatos, que mantengan el proceso lo más similar posible para cada candidato, que utilicen un lenguaje corporal neutro y que miren hacia arriba periódicamente para mostrar interés. Reúnase con los otros entrevistadores para planificar el día de la entrevista y entrégueles una copia de esta lista de verificación, junto con otros documentos relevantes (por ejemplo, la lista de preguntas de la entrevista y los formularios de evaluación).
Reúna información para dar a los entrevistados. Haga una lista con viñetas de información importante para dar a los solicitantes por teléfono al organizar las entrevistas. Esto debe incluir: cuánto tiempo durará la entrevista, la ubicación y las instrucciones para llegar a su pequeña empresa, y detalles de estacionamiento / tránsito. Proporcionar esta información causará una buena impresión y ayudará a garantizar que los candidatos lleguen a tiempo y se sientan tranquilos.
Haga una lista de solicitantes para contactar para entrevistas. Elabore la lista de candidatos que desea entrevistar, junto con su información de contacto.
Crea un guión para organizar entrevistas. Escriba lo que usted, o un empleado capacitado, dirá cuando llame para programar la entrevista. Es importante ser amigable, mantener la llamada corta, hacer que el lenguaje sea neutral y decir lo mismo a cada candidato.
2. Preparándose para el día de la entrevista
Elige la sala de entrevistas. Elige un espacio que sea limpio, tranquilo y que ofrezca privacidad. Por ejemplo, debe poder cerrar las persianas o cortinas de cualquier ventana que dé a la oficina. Asegúrese de que la sala sea accesible para los entrevistados con discapacidades.
Confirme que la habitación estará lista. Reserve la sala de entrevistas para los horarios de las entrevistas y asegúrese de que la sala esté limpia antes de las entrevistas. Asegúrese de tener un letrero de no molestar para colgar en la puerta.
Despeja tu agenda. Haga espacio en su calendario antes y después de las entrevistas para que no se apresure ni se distraiga durante la entrevista. Notifique a los empleados que no estará disponible durante ese tiempo.
Prepárese para tomar notas durante la entrevista. Decide cómo tomarás notas sobre las respuestas. Si planea usar lápiz y papel, coloque estos artículos en un gabinete o cajón de la habitación. Si planea usar una tableta o computadora portátil, tenga una copia de seguridad a mano en caso de dificultades técnicas.
Reúna todos los documentos necesarios para la entrevista. Debe tener a mano: la solicitud y el currículum de los candidatos que entrevistará; un guión escrito o una lista de verificación de información que desea compartir con el entrevistado sobre el trabajo y su negocio; formularios de notificación y consentimiento por escrito para verificaciones de antecedentes; y sus formularios de evaluación de candidatos.
3. Planificación de la entrevista previa
Prepárese para recibir candidatos. Decida un lugar apropiado y cómodo para que los candidatos esperen si llegan temprano. Espaciar las entrevistas para que solo un candidato a la vez esté sentado en la sala de espera.
Designe a un empleado como recepcionista. Asegúrese de que una recepcionista u otro empleado esté presente para saludar calurosamente, ofrecer un asiento en un área de espera designada y dirigir a los entrevistados al baño si es necesario. Asegúrese de que el empleado haya sido capacitado sobre qué decir y cómo causar una buena impresión, como: sonreír, ofrecer agua o café y preguntar sobre la validación del estacionamiento.
4. Preparándose para la entrevista
Decida una duración uniforme de la entrevista. Antes de crear una plantilla de entrevista, considere cuánto tiempo desea que dure la reunión. Para hacerlo, recorra mentalmente todas las partes de la entrevista y calcule cuánto tiempo necesitará para cada una. Por ejemplo, puede tomar:
- 10 minutos para preparar y repasar las preguntas de su entrevista
- 5 minutos para romper el hielo haciendo una pequeña charla
- 5 minutos para describir el puesto, los deberes y los requisitos del trabajo y para hablar brevemente sobre la cultura de su empresa
- 5 minutos para explicar el proceso de entrevista, proporcionar una descripción escrita si lo desea y hacerle saber al candidato que tomará notas mientras habla
- De 30 a 45 minutos para hacer preguntas de entrevista y seguimiento, asignando la misma cantidad de tiempo de preguntas y respuestas para cada candidato
- 10 minutos para que el candidato haga preguntas
- 5 minutos para describir los próximos pasos, describir brevemente el momento del proceso de decisión y hacerle saber al candidato cuándo puede esperar recibir una respuesta suya
- 15 minutos para evaluar al candidato mientras la entrevista está fresca en su mente
Establecer un marco de tiempo lo ayuda a ceñirse a su estructura y mantener las entrevistas justas. De esta manera, no pasará dos horas vinculándose con un candidato que es de su ciudad natal y ama el mismo equipo deportivo, pero luego hablará durante solo 20 minutos con un gran solicitante con el que tiene menos en común. La segunda persona podría ser más adecuada para el trabajo, mientras que tu instinto podría decirte que contrates a la primera. Esa es una de las razones por las que la estructura temporal es tan importante.
Prepara tus aperturas de entrevistas. Comenzar la entrevista con una charla amistosa puede ayudar a que el candidato se sienta cómodo. Prepárese, escriba y practique algunos temas de conversación. Asegúrese de que su pequeña charla se ajuste a las pautas de la Comisión de Igualdad de Oportunidades en el Empleo de EE. UU., o EEOC, para que una consulta aparentemente inocente sobre la familia o la ciudad natal no lo ponga en problemas.
Haga una lista de preguntas de la entrevista. Revise la descripción del trabajo y enumere las habilidades, rasgos y deberes clave requeridos. Luego, cree una lista establecida de preguntas de entrevista que le hará a cada candidato en el mismo orden. Los ejemplos incluyen: "¿Por qué responderías al desafío de esa manera?" o "¿Qué harías a continuación si eso no resolviera la situación?" Cree preguntas de entrevista estructuradas que sean claras, abiertas y estén vinculadas a las capacidades básicas requeridas para el puesto, según lo recomendado por la OPM de EE. UU. Utilice el "método STAR", es decir, haga preguntas sobre situaciones, tareas, acciones y resultados. Estas podrían ser preguntas sobre los desafíos laborales que los candidatos han manejado en el pasado y cómo respondieron. También puede describir situaciones hipotéticas que podrían enfrentar al trabajar para su pequeña empresa y preguntar cómo responderían.
Prepare sus preguntas de seguimiento. Decida las preguntas de seguimiento exactas que utilizará para que los candidatos aclaren y amplíen sus respuestas. Un ejemplo podría ser: "¿Por qué crees que esa es la mejor manera de responder a un cliente enojado?" O, "¿Qué harías si el cliente continuara gritándote?"
Verifique que las preguntas sean apropiadas. Revise todas las preguntas para asegurarse de que sean apropiadas según las pautas de la Comisión para la Igualdad de Oportunidades en el Empleo de EE. UU. o EEOC. Estas reglas prohíben preguntar sobre raza o etnia, género o sexo, origen nacional, religión, discapacidad o estado civil, embarazo o familia. Preguntas como "¿Tienes hijos?" están estrictamente prohibidas. Si es posible, pídale a otra persona en su negocio que también revise sus preguntas.
Planee tomar notas. A medida que el entrevistado responde a cada pregunta, debe tomar notas sobre las respuestas, así como otros factores como el lenguaje corporal, el estilo de comunicación y la gramática.
Prepare las partes informativas de la entrevista. Una entrevista es una calle de doble sentido que incluirá charlas cortas de usted sobre: el trabajo y la cultura de su pequeña empresa, el proceso de entrevista y las condiciones del proceso de contratación y el trabajo (por ejemplo, pruebas de antecedentes o pruebas de drogas). Es inteligente hacer un mini guión para cada parte de la entrevista donde darás información. Esto ayuda a mantener las entrevistas similares para todos los candidatos y a garantizar que no se omita nada.
Planifique un breve cierre para concluir la entrevista. Puedes terminar la entrevista con algunas bromas. Escríbalos con anticipación, para que haga comentarios similares a cada candidato.
5. Planificación de su proceso posterior a la entrevista
Reserve tiempo para evaluar las entrevistas. Tómese un tiempo después de cada entrevista para revisar el formulario de evaluación, asignar una puntuación general y anotar notas adicionales.
Planifique su estrategia de selección. Establezca un cronograma realista para evaluar a todos los candidatos y seleccionar su próxima contratación. Es importante tomarse su tiempo para elegir al empleado que mejor se adapte a su negocio y sus necesidades.
Entrevistar a los candidatos a un puesto de trabajo puede ser estresante porque hay mucho que recordar. Pero su próxima entrevista será mucho más fácil si utiliza estas pautas para preparar todo, desde la sala de entrevistas hasta las preguntas y la evaluación de los candidatos. Una vez que haya utilizado el proceso una vez, las entrevistas futuras serán muy sencillas.
