Es posible que su empresa esté ansiosa por contratar a su primer empleado, pero ¿ha tomado todas las medidas necesarias para establecerse como un empleador legal?
Más allá de la mera
decisión de agregar nuevos empleados a su negocio, hay varios pasos requeridos por el gobierno federal y estatal que deben tomarse antes de poder contratar a alguien.
Aquí hay un vistazo a 10 requisitos legales que todo empleador debe cumplir antes de contratar a un nuevo empleado:
Cada empleador, incluso si solo emplea a una persona, debe tener un Número de Identificación de Empleador (EIN) federal que sirve como ID fiscal de la entidad. El Servicio de Impuestos Internos (IRS) ofrece varias formas de presentar la solicitud: La forma más rápida y preferida de presentar es en línea utilizando la aplicación de Internet, que le permite recibir su EIN de inmediato.
Pero también puede presentar su solicitud por teléfono, correo estándar o fax. Todo lo que necesita para presentar la solicitud es el número de ID del contribuyente, como el número de Seguro Social, del funcionario principal o propietario de la empresa e información básica sobre la empresa, como si está incorporada y cómo.
Por cada empleado que contrate, incluido el primero, deberá pagar impuestos de desempleo a su estado. Esto generalmente requiere registrarse en la oficina estatal que supervisa el seguro de desempleo y luego informar los detalles salariales trimestrales de cada empleado junto con realizar los pagos requeridos al fondo. Por lo general, los impuestos se pueden pagar electrónicamente.
Cada estado tiene sus propias reglas y plazos para los pagos, por lo que es importante familiarizarse con las reglas de su estado. Todos los estados ahora tienen recursos en línea para informar a los empleadores sobre sus requisitos con respecto al seguro de desempleo. Haga una búsqueda en Google de "seguro de desempleo", "empleadores" y el nombre de su estado para encontrar el sitio web de su estado con esa información.
Antes de contratar a alguien, debe verificar que es quien dice ser y que puede trabajar legalmente en los Estados Unidos. Esto se hace completando el
Formulario I-9 del Servicio de Ciudadanía e Inmigración de EE. UU. con el nuevo trabajador después de que haya aceptado la oferta de trabajo.
Además de completar el formulario, el nuevo empleado deberá proporcionar un documento original (como un pasaporte estadounidense) o documentos (como una licencia de conducir estatal y una tarjeta de Seguro Social) que demuestren su identidad y estatus legal para trabajar en los EE. UU. Deberá examinar la autenticidad de los documentos (y tal vez fotocopiarlos). Un Formulario I-9 debe completarse dentro de los tres días posteriores al primer día de trabajo de un trabajador.
No es necesario que presente el Formulario I-9 ante USCIS, pero deberá tenerlos archivados durante tres años después de la contratación (o un año después de que finalice el empleo, lo que ocurra más tarde). Es mejor mantener todos sus Formularios I-9 en un archivo o carpeta al que solo unas pocas personas en recursos humanos puedan acceder,
según la Sociedad para la Gestión de Recursos Humanos. Deberá poder presentar I-9 en caso de que el Servicio de Inmigración y Control de Aduanas lo llame.
La mayoría de los estados requieren que los empleadores
tengan cobertura de compensación para trabajadores en caso de que un empleado se lesione en el trabajo, aunque algunos eximen a los empleadores muy pequeños. Es importante conocer las reglas particulares de su estado y obtener la cobertura requerida. Esta
base de datos ofrece un breve resumen de las reglas de compensación laboral de cada estado junto con enlaces al sitio web estatal correspondiente donde puede encontrar información más detallada.
Querrá mantener registros de empleados, como nombres completos, información de contacto y número de Seguro Social, para sus propios fines administrativos. Pero también está obligado por ley a recopilar esa información.
La ley federal requiere que los empleadores reporten información básica sobre los nuevos empleados dentro de los 20 días posteriores a la contratación al estado en el que trabajará el empleado. (Algunos estados tienen plazos aún más estrictos). Esta información se incluye en el
Directorio Nacional de Nuevas Contrataciones que se utiliza para localizar y retener ingresos de personas que deben manutención infantil.
La información requerida incluye el nombre completo, la dirección y el Seguro Social del nuevo empleado, su EIN y dirección y la fecha de contratación del empleado. La mayoría de los empleadores recopilan esta información mediante un formulario de información del empleado que todos los nuevos empleados deben completar. (Lea
ocho consejos para crear un formulario de información para empleados).
Deberá retener los impuestos federales y estatales sobre la
renta, así como los impuestos federales sobre la nómina del Seguro Social y Medicare, del cheque de pago de cada empleado. Un proveedor de nómina externo de buena reputación facilita todo esto al brindarle una solución en la que simplemente puede escribir la compensación de cada empleado, la deducción de beneficios del empleado y la información de retención de impuestos en el sistema y creará automáticamente cheques de pago regulares (en papel o electrónicos) para usted mientras deduce la cantidad correcta para cada tipo de retención de impuestos para cada período de pago.
Muchos grandes proveedores de nómina también incluyen servicios adicionales, como recursos humanos. Asegúrese de revisar minuciosamente sus opciones y
encontrar un proveedor de nómina que satisfaga todas sus necesidades al precio correcto. Querrá encontrar un proveedor de nómina que también tenga un sólido servicio al cliente y soporte en caso de que encuentre algún problema o tenga preguntas.
Antes de que pueda comenzar a pagarle a un empleado, necesita saber cuántas "asignaciones" quiere que se le retengan para impuestos. Cuantas más asignaciones decida tomar un empleado, menos impuestos se retendrán de su cheque de pago.
Una vez más, los proveedores de nómina suelen proporcionar un formulario W-4 y facilitan la introducción de la información en el sistema. Solo tiene que asegurarse de que cada nuevo empleado lo complete y lo envíe. También puede
descargar el formulario W-4 de IRS.gov.
