¿Te preguntas cómo escribir un manual del empleado? No se sienta abrumado y piense que tiene que incluir cada pensamiento, ley o proceso en su manual: está destinado a servir como una guía general y los detalles surgen en la práctica de usar la guía. Concéntrese en incluir estos componentes de un manual del empleado:
1. Descripción general, visión, misión y valores de la empresa
Defina la misión, la visión y el propósito de su empresa desde el principio, para que sus empleados puedan tener total claridad y alineación con los valores de su empresa. Sus valores y creencias son los principios rectores, lo que más le importa, que impulsan todos los aspectos de su negocio. Es su brújula moral y su núcleo, y le da a usted y a sus empleados un sentido de propósito y dirección.
Por ejemplo, la declaración
de la misión de Patagonia comienza anunciando: "Estamos en el negocio para salvar nuestro planeta". Sus valores fundamentales son construir el mejor producto, no causar daños innecesarios, utilizar los negocios para proteger la naturaleza y no estar sujetos a las convenciones. Los empleados que se unen a la empresa saben que están firmando con una organización que valora la sostenibilidad y la responsabilidad ambiental.
Sea claro sobre lo que representa y podrá capacitar a sus empleados para que sean sus mejores defensores. En esta sección, es posible que desee incluir:
- Carta de bienvenida del fundador o propietario
- La historia de origen de la empresa y el cronograma operativo
- Fotos del personal y del lugar de trabajo
- Cualquier venta o estadística poderosa que tenga un impacto
- Cualquier evento patrocinado por la empresa, ya sea que eso signifique salidas anuales o esfuerzos voluntarios sancionados
2. Compensación, beneficios y ventajas
Esta sección es una de las favoritas de la multitud y la primera que el empleado leerá en detalle. No solo quieren tener una comprensión completa y clara de cuándo y cómo serán compensados, junto con el proceso de revisión del desempeño, sino que también quieren comprender los beneficios y las ventajas de la empresa para los que son elegibles.
En términos de compensación, desea definir:
- Frecuencia de pago y tiempo de pago. ¿Paga a los empleados semanalmente o cada dos semanas? ¿Los cheques de pago llegan en una fecha y hora específicas dentro del mes? Establezca expectativas claras sobre cuándo se compensará a los empleados.
- Cómo se les paga. ¿Entrega cheques a los empleados, ofrece depósito directo o paga a través de una empresa de procesamiento en línea como PayPal o Stripe? Aclare cómo recibirán los empleados sus fondos y si necesitan proporcionar información para garantizar que el proceso de pago se desarrolle sin problemas. Para muchas empresas, es tan simple como completar un formulario de depósito directo.
- Política de horas extras. Aclare si tiene una política de horas extras, así como su estructura y qué califica como pago de horas extras.
- Compensación alternativa. Tal vez su compensación incluya acciones o bonificaciones crecientes, o compensación relacionada con el logro de objetivos y metas de ventas. Defina cómo y cuándo los empleados pueden obtener esta compensación adicional o alternativa.
Dentro de la sección de pago, también debe describir las expectativas para las revisiones de desempeño y el salario / bonificaciones. ¿Es usted una empresa que ofrece evaluaciones anuales o semestrales estructuradas, o el proceso es más relajado y fluido? ¿Los empleados reciben un cierto porcentaje de bonificación basado en el éxito del negocio, o reciben bonificaciones individuales basadas en el desempeño o "puntuales"? No hay un procedimiento correcto o incorrecto, simplemente sea transparente sobre sus procesos de revisión, aumento y bonificación.
Cuando se trata de beneficios, desea ofrecer una descripción general de lo que ofrece en términos de atención médica, dental, de la vista, seguro de vida y planes de jubilación, incluidos los requisitos de elegibilidad. En esta sección, desea explicar:
- Beneficios básicos de salud, seguro y jubilación y elegibilidad. Por ejemplo, ¿necesita ser un empleado de tiempo completo para acceder a beneficios específicos (o a todos)? ¿Ofrecen paquetes prorrateados? Informe a los empleados cuándo pueden inscribirse y cuándo son elegibles para recibir beneficios.
- Beneficios de educación y capacitación. Asegúrese de incluir el reembolso de la matrícula o los cursos en línea, si ofrece estos beneficios.
- Ventajas. Desde teléfonos y computadoras portátiles de la empresa pagados, hasta almuerzos gratis, horarios flexibles y trabajo remoto, describa las ventajas que hacen que trabajar para su empresa sea especial y único. Los beneficios son la forma en que puede atraer y retener a los mejores talentos.
3. Código de conducta
Haga que sus estándares sean generales, para que no caiga en la trampa de incluir todas las permutaciones de comportamiento. Desea dar a los empleados una comprensión básica de lo que considera aceptable. Las áreas a incluir dentro de su código de conducta son:
- Códigos de vestimenta
- Uso de teléfonos, correo electrónico e Internet durante las horas de trabajo
- Pausas para comer y períodos de descanso
- Pautas para fumar, alcohol y abuso de sustancias
- Gestión de datos y privacidad del cliente
- Política de resolución de conflictos
- Regalos de clientes o proveedores (en cualquier forma) o sobornos
- Normas y políticas éticas
- Salvaguarda de la información confidencial
El manual del empleado también debe abordar cualquier procedimiento disciplinario que tenga en su lugar de trabajo en relación con el comportamiento de los empleados en el lugar de trabajo.
4. Políticas contra la discriminación e igualdad de oportunidades
La ley le exige que declare explícitamente que su empresa se adhiere a las leyes de no discriminación e igualdad de oportunidades en el empleo en la contratación y promoción, de acuerdo con la
Comisión de Igualdad de Oportunidades en el Empleo (EEOC).
También es posible que deba considerar abordar y cumplir con la Ley de
Inmigración y Nacionalidad (INA), que prohíbe las prácticas injustas de contratación, despido, promoción y reclutamiento relacionadas con el estado de ciudadanía, el origen nacional y el proceso de verificación de elegibilidad de un empleado. La ley también describe la reparación por represalias e intimidación.
5. Políticas de licencia médica y familiar
Si su pequeña empresa tiene más de 50 empleados, debe tener una política de la Ley de
Licencia médica y Familiar (FMLA). La ley requiere que proporcione hasta 12 semanas de licencia sin goce de sueldo con protección laboral durante un período de 12 meses por eventos en la vida de un empleado, incluido el parto y el cuidado de los niños, el cuidado de un familiar inmediato con una enfermedad o condición médica grave, o el cuidado de su propia enfermedad médica.
Durante el período de licencia, los empleadores también deben mantener todos los beneficios de salud de los empleados. Para obtener más información, consulte la
Guía del Empleador de la FMLA. También es posible que deba revisar las leyes estatales para determinar si necesita abordar algún mandato adicional en su manual del empleado.
6. Horario, horas de operación y tiempo libre pagado (PTO)
Aquí desea aclarar su horario de atención y cuándo se espera que los empleados lleguen y se vayan. Debe incluir los días festivos observados, las políticas relacionadas con el trabajo durante los días festivos o fuera del horario comercial, y cómo se compensará a los empleados. También es posible que desee describir cómo los empleados pueden "registrar" su tiempo, para que su gerente realice un seguimiento y verifique su asistencia.
Cuando se trata de PTO, debe tener claro la cantidad de tiempo asignado para días de enfermedad, licencia a corto plazo y vacaciones y, si hay un proceso ganado o acumulado, si permite que los días ganados se "transfieran" al próximo año.
7. Seguridad en el lugar de trabajo
Para evitar confusiones y posibles litigios, defina los pasos que toma para garantizar un entorno de trabajo físico y no físico seguro. Ya sea que se trate de políticas y procedimientos para operar maquinaria, o su proceso para presentar quejas de acoso sexual o intimidación, sus empleados deben sentirse cómodos de que están trabajando en un entorno seguro. También asegúrese de comprender las reglas y procedimientos de
compensación para trabajadores.
8. Política de conducta digital y redes sociales
La tecnología digital y social está más extendida que nunca, lo que brinda tanto a los empleadores como a los empleados el beneficio de una conexión instantánea, pero también abre la puerta a la responsabilidad. Asegúrese de definir cómo sus empleados pueden (o no) hablar y representar a su empresa en las redes sociales.
Tanto para los empleados presenciales como para los remotos, desea establecer estándares para proteger los activos, los documentos internos y la información de los clientes. Esto podría significar iniciar sesión en una red específica para acceder a su correo electrónico o documentos cuando no esté en la oficina, o puede ser la forma en que administra sus contraseñas.
9. No divulgación y conflictos de intereses
Los propietarios de pequeñas empresas deben proteger los aspectos confidenciales de su negocio que los hacen únicos y competitivos. Con ese fin, desea asegurarse de que sus secretos comerciales y toda la información de propiedad permanezcan dentro de la empresa. Podría ser prudente que los empleados firmen un acuerdo de confidencialidad (NDA), que estipulará reglas sobre el intercambio de información.
Puede ser útil contratar a un abogado laboral que pueda guiarlo a través de las mejores prácticas para su industria, así como ayudarlo a elaborar un lenguaje relevante.
10. Descargos de responsabilidad importantes
Asegúrese de que, con absoluta claridad, los empleados sepan que:
- El manual no es un contrato vinculante y no garantiza un empleo adicional.
- El manual es la última palabra sobre todas las políticas, reemplazando cualquier memorando o documento que pueda haber circulado a los empleados antes de su inicio.
- Las políticas están sujetas a cambios. No todo en el documento está escrito en piedra. Tiene derecho a cambiar las políticas a medida que su negocio cambia y evoluciona; Sin embargo, también debe divulgar cualquier actualización pertinente que afecte a sus empleados.
- Tienen que leer y acusar recibo del manual del empleado. La ignorancia nunca es una bendición, especialmente cuando se trata de los derechos de los empleados y los procedimientos de la empresa. Los empleados tienen la responsabilidad de informarse sobre los estándares que ha establecido y los derechos que tienen.
