Su lista de verificación de orientación para nuevos empleados debe tener la documentación adecuada necesaria para que el empleado comience a trabajar. Esto incluye documentos de retención de impuestos federales y estatales, documentos federales de elegibilidad de empleo y un contrato de empleado que describe los deberes y el título del trabajo. Debe revisar estos documentos, y cualquier otro, con su nuevo empleado y luego repasar los beneficios y hacer que firme los documentos. También debe hacer un recorrido por su lugar de trabajo y presentar al empleado a sus compañeros de equipo y a las personas con las que trabajará. Informe a sus otros empleados con anticipación que un nuevo empleado comenzará. De esta manera, pueden organizar un almuerzo u otra actividad para "romper el hielo".
Tareas administrativas para un nuevo empleado
En el primer día de un nuevo empleado, hay bastante papeleo que revisar y firmar para completar el proceso de contratación. También es una buena oportunidad para educar al nuevo empleado sobre las políticas y procedimientos, el lugar de trabajo y los programas de beneficios de su pequeña empresa.
Reúna la documentación adecuada
Usted o su gerente de recursos humanos deben tener una carpeta con todos los documentos que un nuevo empleado debe revisar y firmar. No olvide obtener todas las firmas necesarias. Estos documentos incluyen:
- Un contrato de trabajo que describe: título y clasificación del trabajo (es decir, tiempo completo o parcial), deberes y expectativas, período de empleo (continuo o un período de tiempo establecido), horario de trabajo regular, vacaciones y tiempo por enfermedad, salario, beneficios, métodos y estándares de evaluación del desempeño laboral y condiciones y procedimientos de terminación
- Acuerdos de confidencialidad y/o no competencia si es necesario
- Formulario W-4 de retención de impuestos federales sobre la renta, que le permite retener la parte adecuada de su salario para los impuestos federales sobre la renta
- Formulario de elegibilidad de empleo federal I-9, que verifica que ha confirmado la elegibilidad del nuevo empleado para trabajar en los Estados Unidos
- Documentación estatal de notificación de nuevas contrataciones, que variará, según los requisitos de notificación de contratación de cada estado
- Formulario de retención de impuestos estatales sobre la renta, si corresponde
- Información de depósito directo para cheques de pago
- Formularios de designación de beneficiarios (por ejemplo, para seguro de vida, cuenta de jubilación, etc.)
Revisar las políticas y procedimientos de la empresa
Es crucial revisar las políticas y procedimientos de su pequeña empresa antes de que un nuevo empleado comience a trabajar. Esto lo protegerá legalmente y ayudará al empleado a comprender los detalles clave. Debe proporcionar una copia de su manual del empleado y hacer que el empleado firme que lo ha leído y comprendido. Si no tiene un manual, puede proporcionar la información y reunir firmas por tema. Su revisión de políticas y procedimientos debe incluir:
- Notificación y consentimiento para pruebas aleatorias o regulares de alcohol / drogas si es necesario
- Políticas, procedimientos y requisitos de trabajo y vacaciones (horas extras, tiempo de vacaciones, días de enfermedad, proceso de notificación de ausencia por enfermedad o vacaciones planificadas, tiempo libre no remunerado, si el empleado puede recuperar los días perdidos, etc.)
- Seguridad y protección (obtener información de contacto de emergencia de los empleados, recopilar información médica / sobre alergias alimentarias que los empleados desean compartir, revisar la seguridad del edificio y los procedimientos de evacuación)
- Uso de productos electrónicos y privacidad (reglas para el uso del correo electrónico e Internet y las redes sociales durante las horas de trabajo, uso personal de los dispositivos de la empresa, discusión del trabajo / empresa en las redes sociales u otras plataformas)
- Presentación y desempeño laboral (código de vestimenta, comportamiento, visitantes en el trabajo)
Repase los beneficios y reúna firmas
Los beneficios que ofrece son uno de los beneficios más importantes para su nuevo empleado. Es crucial proporcionar documentos que expliquen los beneficios y hacer que los empleados tomen las decisiones necesarias (por ejemplo, el tipo de plan de salud y si desean comprar un seguro de vida adicional) y completar y firmar los formularios requeridos. Los beneficios que revise dependerán de lo que ofrezca y pueden incluir:
- Seguro médico
- Seguro dental y de la vista
- Seguro de discapacidad
- Seguro de vida
- Plan de jubilación
- Otros beneficios (plan de bienestar para empleados, reembolso de teléfonos celulares, seguro para mascotas, etc.)
Tómese el tiempo suficiente para responder cualquier pregunta que su nuevo empleado tenga sobre los beneficios. Esto hará que el empleado se sienta valorado desde el principio y ayudará a evitar malentendidos en el futuro.
Ofrecer orientación a la empresa y al puesto de trabajo
Un nuevo empleado puede generar el impulso adecuado desde el principio si tiene el espacio y las herramientas necesarias para hacer su trabajo. A continuación, le indicamos cómo ayudar a su nuevo empleado a ponerse a trabajar rápidamente:
1. Despeja tu agenda
Asegúrese de tener la libertad de dar la bienvenida personalmente y ayudar a su nuevo empleado a instalarse. Empujar esta tarea a un asistente administrativo u otro empleado puede hacer que el nuevo empleado se sienta menos que bienvenido. Cambie las conferencias telefónicas o reuniones para que pueda estar completamente disponible.
2. Haga un recorrido por su lugar de trabajo
Ofrecer un recorrido de inmediato ayudará al empleado a sentirse más seguro y como en casa. Muéstrele al empleado: baños, salas de reuniones, la impresora / fotocopiadora y dónde puede encontrar los suministros necesarios (bolígrafos, cuadernos, etc.). Este también es un buen momento para señalar físicamente las características de seguridad, como el botiquín de primeros auxilios, los extintores de incendios y las escaleras que se utilizarán para la evacuación de emergencia.
3. Proporcione una oficina o escritorio y suministros
Asegúrese de que el nuevo empleado tenga todo lo necesario para instalarse. Por ejemplo, es posible que necesites:
- Configure una cuenta de correo electrónico de la empresa y organice el acceso a otras cuentas que el empleado deberá usar. Si utiliza una herramienta de gestión de proyectos para pequeñas empresas, es posible que el empleado necesite un nombre de usuario y credenciales de inicio de sesión.
- Proporcionar acceso a hardware y dispositivos (computadora, tableta, teléfono, etc.) Usted o su profesional de TI deberán configurar la computadora y los inicios de sesión del nuevo empleado. Organice esto con anticipación para evitar demoras y tiempo de inactividad en el primer día del empleado.
- Entregue al nuevo empleado una insignia, llaves y cualquier otra credencial o herramienta que necesite. Si es necesario, tómese una foto para su tarjeta de ID de empleado.
- Solicite tarjetas de presentación para el nuevo empleado, si corresponde.
4. Ofrezca una hoja de ruta de capacitación
Usted o un miembro del equipo tendrá que capacitar al nuevo empleado en tareas y procesos clave. Explique el proceso de capacitación. Ofrezca un resumen escrito de cómo se desarrollará la capacitación. Esto ayudará a garantizar que el empleado sepa qué esperar en los primeros días y semanas en el trabajo.
5. Asigne una tarea al nuevo empleado
Pídale a su nuevo empleado que realice una tarea simple relacionada con el trabajo el primer día. Esto les permite sentirse como un miembro productivo del equipo desde el principio y los prepara para asumir más responsabilidades.
Ofrezca una cálida bienvenida al equipo
Las primeras impresiones importan, y es importante hacer que un nuevo empleado se sienta parte de algo importante. Esto es lo que debe hacer el primer día:
1. Hacer presentaciones a otros empleados
Haga que su nuevo empleado conozca al resto del equipo lo antes posible. Esto evitará momentos incómodos alrededor del enfriador de agua. Avise a los empleados sobre cuándo hará las rondas, para que estén listos para saludar.
2. Organice un almuerzo para nuevos empleados
Si tienes un equipo muy pequeño, sal a almorzar el primer día de trabajo. De lo contrario, considere tener una comida sencilla en la oficina. Esto ofrece una oportunidad para que su nuevo miembro del personal converse con otros en un ambiente relajado.
3. Empareje al nuevo empleado con un compañero de trabajo
Un "compañero de oficina" puede responder preguntas y ayudar al nuevo empleado a instalarse cómodamente. Elija un empleado servicial con una buena actitud. Asegúrese de que el "amigo" esté comprometido con su pequeña empresa. La estrategia podría ser contraproducente si la persona a cargo de ayudar a su nuevo empleado es alguien que chismorrea sobre el trabajo o de repente anuncia que ha conseguido un nuevo trabajo.
4. Profundice en la historia de su pequeña empresa
Para cuando su nuevo empleado comienza a trabajar, él o ella sabe bastante sobre su empresa. Pero tómese unos minutos el primer día para asegurarse de que su nuevo miembro del personal realmente entienda la historia y el "por qué" de su pequeña empresa. Esto podría ser tan simple como hablar durante el almuerzo sobre por qué comenzó el negocio y cómo sirve a sus clientes.
5. Haz una actividad de bienvenida
Hágase reír y fomente la vinculación con un juego, tarea o desafío grupal. Por ejemplo, podría dividir a los empleados en equipos de dos y hacer una búsqueda del tesoro en la oficina. O bien, podrías jugar a dos verdades y una mentira. En este juego, cada empleado hace tres declaraciones sobre sí mismo, y los otros empleados deben adivinar cuál es inventada. Por ejemplo, alguien podría decir: "Tengo un wombat como mascota, toco el ukelele y una vez nadé con delfines en Hawái". Esto fomenta el intercambio de datos divertidos e interesantes y puede llevar a los empleados a descubrir que tienen cosas en común.
6. Dar un regalo a un nuevo empleado
Un pequeño regalo es una forma excelente y económica de hacer que un empleado se sienta apreciado desde el primer día. Las ideas incluyen: una tarjeta de regalo para un lugar cercano para almorzar donde a los miembros de su equipo les gusta comer o una canasta llena de golosinas locales. Esta es una forma especialmente agradable de dar la bienvenida a alguien que se mudó para el trabajo.
Hay mucho que hacer en el primer día de trabajo de un nuevo empleado. Pero esta lista de verificación puede ayudarlo a marcar fácilmente todas las casillas y hacer que su nuevo empleado tenga un gran comienzo. ¿Te ha resultado útil esta lista? ¿Hay algo que le agregarías? Siga leyendo para obtener más consejos e ideas para administrar empleados y cualquier otro aspecto de la administración de su pequeña empresa.
