¿Qué propietario de una pequeña empresa no mataría por un par de manos extra o más tiempo? Y, sin embargo, para los 4 millones de pequeñas empresas que emplean entre una y cuatro personas, contratar ayuda no siempre es una opción. Aquí hay cinco consejos y las 25 herramientas para ayudarlo a aprovechar al máximo su tiempo, al menos hasta que la clonación humana sea la corriente principal.
Encuentre un sistema de calendario que funcione para usted
Algunas personas confían en los libros de agenda de papel. Otros prosperan con un intrincado sistema de notas adhesivas pegadas a sus computadoras. Otros usan calendarios digitales como Google Calendar.
La clave aquí es: encuentra lo que funciona para ti. No intentes forzar otro sistema solo porque alguien te dice que es mejor. Sabes lo que te ayuda a mantenerte organizado (y si no lo sabes, prueba algunos de estos ejemplos). Solo ten un sistema. Punto. De lo contrario, corre el riesgo de olvidar citas y plazos.
Para sus citas:
¿Qué hay de dejar que los clientes programen tiempo con usted? No más idas y venidas ("el 9 de junio funciona pero después de las 3 p.m."), en su lugar, configura un calendario para cuando esté disponible y permite que los clientes reserven tiempo con usted a través de una de estas herramientas de administración de calendarios:
Gestione las relaciones con sus clientes con un CRM
¿Sabías que existe una herramienta mágica que puede facilitar la gestión de tus clientes? Y por "más fácil" quiero decir que puede:
- Recordarle a usted y a su equipo que llamen a los clientes
- Realice un seguimiento de las cotizaciones, oportunidades y posibles acuerdos
- Le recuerda que debe comunicarse con clientes clave de forma regular
- Realiza un seguimiento de todos los contactos entre su equipo y sus clientes
- Organice una lista diaria de llamadas/correo electrónico para usted para que se mantenga en contacto con los clientes
Se llama sistema de gestión de relaciones con los clientes (CRM). Cada vez que interactúa con un cliente, a lo largo del ciclo de vida del cliente, desde el cliente potencial hasta el cliente clave, su CRM realiza un seguimiento de esos datos. ¿Quieres retener a más clientes? ¿Quieres hacer un seguimiento de los prospectos y clientes potenciales? Un CRM lo tiene cubierto. Y la buena noticia es que la mayoría de los CRM varían en precio, desde económicos hasta gratuitos. Todas las empresas pueden beneficiarse de un CRM, desde autónomos hasta empresas más grandes. Imagínese entrar en su oficina y tener una lista prefabricada de llamadas y seguimientos de clientes. ¿Sin tener que adivinar? Eso es un gran ahorro de tiempo.
Sistemas de gestión de relaciones con los clientes para pequeñas empresas:
Si bien no puedes darte más tiempo o más brazos por arte de magia, puedes aprovechar mejor el tiempo que dedicas a actividades relacionadas con el trabajo.
Haga que su correo electrónico trabaje para usted
Todos recibimos demasiados correos electrónicos; no hay forma de cambiar eso. Pero podemos cambiar la forma en que revisamos y abrimos nuestros correos electrónicos. Si usa Google Mail, probablemente ya conozca las pestañas Principal, Social y Promociones. Estos son un salvavidas porque mantienen esas molestas promociones de ventas fuera de su bandeja de entrada principal y le permiten concentrarse en los negocios. Luego, cuando estés listo para echar un vistazo a los correos electrónicos de redes sociales o promociones, simplemente haz clic en otra pestaña.
Pero puede ir un paso más allá en la gestión del tiempo de lectura de su correo electrónico. También puede configurar varias bandejas de entrada que ordenen su correo según las palabras clave o de quién es el correo electrónico. Por lo tanto, todos los correos electrónicos de sus clientes de alta prioridad pueden ir a una bandeja de entrada, lo que facilita ver cuándo hay algo a lo que necesita responder. Los correos electrónicos relacionados con viajes pueden ir a otro.
Algunas buenas opciones para ordenar y administrar su correo electrónico:
Encuentre software para hacer su vida más fácil
Estoy a favor de no reinventar la rueda. Y con nuevos software, aplicaciones y herramientas que llegan al mercado todos los días, no hay razón para hacerlo. Estos son solo algunos ejemplos de las herramientas disponibles que pueden ahorrarle una gran cantidad de tiempo:
Comparta documentos con colegas o clientes para colaborar:
Gestión de proyectos para usted y su equipo (o incluso solo para usted):
Gestiona todos tus perfiles de redes sociales desde un solo lugar:
Aprende a priorizar
El hecho es que muchos de nosotros no somos buenos para priorizar nuestra lista de tareas. Tan pronto como algo llega a nuestra bandeja de entrada, saltamos sobre él, cuando, de hecho, es posible que necesitemos estar trabajando en algo más importante. Termino cada día de trabajo revisando la lista de tareas pendientes de mañana. Clasifique cada elemento en orden de prioridad. Si, por ejemplo, tiene una fecha límite que cumplir, ese proyecto debe estar en la parte superior de la lista. Una vez que tenga una idea de cuánto tiempo le llevará una tarea determinada, será más fácil planificar su jornada laboral. Si administra su negocio con una de esas listas interminables de tareas pendientes, siempre sentirá que nunca hace nada.
Para su lista de tareas pendientes:
Realiza un seguimiento de tu tiempo para averiguar cuánto tiempo te llevan realmente las cosas:
