Las 5 mejores formas de manejar a un cliente que paga tarde

El flujo de efectivo de una pequeña empresa depende, como era de esperar, del efectivo. Es por eso que los clientes que pagan tarde pueden ser un desafío increíblemente frustrante para el propietario de una pequeña empresa. No solo inmoviliza el dinero que necesita para pagar sus propias facturas, sino que tratar de que los clientes paguen puede convertirse en una pérdida de tiempo real. De hecho, el 73% de las empresas se ven afectadas negativamente por los pagos atrasados.

Aquí hay cinco de las mejores formas de tratar con clientes que pagan tarde.

A nadie le gusta sentirse como una plaga. A la mayoría de las personas tampoco les gusta tener que pedirle a alguien que pague lo que debe. Es por eso que muchos propietarios de pequeñas empresas pueden tener problemas con los clientes que pagan tarde. Después de todo, cuando buscas perseguir tu pasión y tus sueños, acosar a las personas por dinero probablemente no estaba en la parte superior de la lista de cosas que imaginabas hacer. Pero aquí está la cosa: pedirle a la gente que pague es parte de su negocio. Y uno de los pasos más importantes para lograr que los pagadores atrasados le den dinero es ajustar su estado mental.

 

Recuerde siempre esto: nunca debe sentirse mal pidiendo el dinero que se le debe. Trabajaste duro para ello. Te lo mereces. Ellos son los que deberían sentirse mal. No tú. Si ha brindado un servicio a un cliente, ya no es su dinero. Es tu dinero. Deja que este pensamiento se convierta en una segunda naturaleza. Si necesita ayuda para hacerlo, adopte "Merezco este dinero" como un lema que se susurra en silencio a sí mismo cada vez que está a punto de enviar un correo electrónico de seguimiento. O bien, escriba las palabras en una nota adhesiva y publíquela en su computadora para que pueda verla. Empápate de ellos hasta que nunca más te sientas mal por hacer un seguimiento del dinero.

Una forma de lidiar con los clientes que pagan tarde es establecer plazos de pago inamovibles en un contrato que los clientes firmarán antes de comenzar a trabajar. Si bien los plazos de 60 o 90 días son comunes, no los adopte solo porque otros lo hacen. Determine qué fecha límite desea en función de cuáles son sus necesidades de flujo de efectivo.

 

¿Un plazo de 60 días corre el riesgo de arruinar sus propios pagos mensuales, ya sea para alquiler, almacenamiento en la nube o seguro? Luego, solicite un plazo de 30 días. O incluso 14 días si eso funciona mejor para usted. Elija siempre un cronograma que se adapte a las necesidades de su negocio. Luego hazlo férreo en un contrato. Eso es especialmente importante en caso de que se necesiten servicios de recolección o procesos legales.

 

Ahora, vale la pena mencionar lo que debe hacer si un cliente potencial se resiste a su cronograma. En primer lugar, esto puede ser una señal de alerta útil. Pero, si cree que el cliente es legítimo o vale la pena ser flexible, siéntase libre de negociar. Solo asegúrese de que cualquier compromiso al que llegue aún le convenga y esté grabado en piedra con un contrato actualizado.

Ya que estamos hablando de contratos, hay varias cosas que puede hacer para desalentar y protegerse de los pagos atrasados. Primero, considere ofrecer un incentivo financiero para el pago rápido y anticipado. Si el plazo de pago de un contrato es de 30 días, ofrezca un pequeño descuento (hasta el 5%) para aquellos que paguen dentro de los 14 días. Si duda en perder esos ingresos, piénselo así: ese descuento bien vale la pena la tranquilidad del flujo de efectivo que brinda, además, ha ahorrado las horas que habría dedicado al seguimiento.

 

La segunda cláusula que podría poner en un contrato es una multa por pago atrasado. Tendrás que decidir el porcentaje y el momento, pero ten cuidado de no exagerar. Las penalizaciones pueden ser un arma de doble filo. Sí, es un medio para asegurarse de que le paguen a tiempo o le paguen por la inconveniencia de tener que esperar. Pero también puede infundir resentimiento. A nadie le gusta ser penalizado. También vale la pena recordar que, idealmente, instituir una multa por pago atrasado está destinado a ser más un elemento disuasorio para que alguien pague tarde, en lugar de ser una multa real que luego tenga que cobrar.

Si tiene clientes que pagan tarde, se familiarizará con el seguimiento. Esta puede ser una tarea que requiere mucho tiempo y que realmente no desea agregar al millón de bolas con las que ya está haciendo malabares como propietario de una pequeña empresa. Es por eso que debería considerar usar una solución de contabilidad como FreshBooks, QuickBooks o Xero que pueda automatizar la facturación y el seguimiento.

 

La mayoría de los programas no solo envían facturas, sino que también se pueden programar previamente para enviar correos electrónicos de recordatorio sobre pagos atrasados. Harán lo que están diseñados para hacer, lo que lo liberará considerablemente para concentrarse en tareas más inmediatas que requiere su pequeña empresa. Muchos programas de contabilidad también permiten a los clientes no solo ver facturas, sino también enviar pagos.

 

Considere combinar este consejo con la configuración de opciones de pago adicionales como PayPal o Bill.com para que sea mucho más fácil para los clientes actuar sobre los recordatorios que reciben.

Teniendo en cuenta lo dependiente que es su pequeña empresa del flujo de efectivo, los clientes que pagan tarde pueden hacer que sea muy fácil no solo arrancarse el pelo, sino también enojarse con ellos. Después de todo, están afectando negativamente a su negocio, ¿verdad? Y, sin embargo, debes hacer todo lo posible para nunca dar rienda suelta a tu Hulk interior. Esa ira solo te lastimará.

 

Por mucho que los consejos anteriores ayuden a minimizar los pagos atrasados, la verdad es que son una parte común de hacer negocios. Un estudio de Xero encontró que más de un tercio de los clientes pagan al menos dos semanas tarde. Entonces, si se enoja cada vez que sucede, puede quemar rápidamente a los clientes que no quiere perder. También vale la pena recordar que no todos los clientes tardíos son malos clientes. Eso puede sonar contradictorio, pero es cierto. Después de todo, en los días del alquiler de videos, ¿quién de nosotros a veces no traía un video tarde, a pesar de las mejores intenciones?

 

Es por eso que debe mantener una relación cordial incluso con los clientes que pagan tarde. No envíes mensajes enojados. Envía mensajes amigables y personalizados. Especialmente desea hacer eso con clientes que no llegan tarde crónicamente. Nunca se sabe con qué problemas están lidiando por su parte. Tal vez su departamento de contabilidad esté experimentando una gran rotación. Tal vez algo ha salido mal con su banco. A veces, dos meses de pagos atrasados pueden ser una anomalía.

 

Si mantiene la calma, la paciencia y la buena voluntad que genera pueden beneficiarlo enormemente una vez que los problemas desaparezcan y un cliente vuelva a ser confiable con sus pagos. Apreciarán su comprensión y su relación comercial se profundizará.