Cómo elegir un agente registrado para su LLC o corporación

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¿Planea administrar su pequeña empresa como una sociedad de responsabilidad limitada (LLC) o una corporación? Deberá elegir un agente registrado antes de presentar la documentación de formación para su nuevo negocio.

Puede parecer una formalidad, pero elegir a su agente registrado es una decisión importante. Puede haber graves consecuencias, incluida la suspensión del derecho de su empresa a operar, si su agente registrado no está preparado para el trabajo.

¿Qué es un agente registrado?

Un agente registrado es la persona o empresa designada para recibir los siguientes documentos en nombre de una empresa:

Servicio de proceso. Si alguien presenta una demanda contra su empresa, el tribunal emite documentos legales que luego se entregan a su agente registrado. El término "notificación del proceso" se refiere a la entrega en mano de documentos judiciales relacionados con litigios. El propósito es notificarle de acciones legales pendientes.
Correspondencia gubernamental. Los documentos oficiales del gobierno, como formularios o avisos de renovación del registro comercial, se entregan al agente registrado.
Avisos de impuestos. Su agente registrado recibirá cualquier correspondencia enviada por las autoridades fiscales pertinentes.

No se deje engañar por la palabra "agente". El único propósito de su agente registrado es recibir la entrega de documentos oficiales para su negocio; no tienen la autoridad para actuar en su nombre.

¿Mi empresa necesita un agente registrado?

Si bien cada estado tiene su propio conjunto de reglas y regulaciones, cada estado requiere que las entidades comerciales designen un agente registrado. Esto es cierto ya sea que esté registrando su negocio como una LLC o una corporación (o una sociedad limitada o una sociedad de responsabilidad limitada en los estados que ofrecen esas estructuras comerciales).

¿Quién puede ser un agente registrado?

Cada estado tiene criterios específicos que debe cumplir un agente registrado. Pero, en general, su agente registrado se clasificará en una de dos categorías:

Individuos. Si designa a una persona como su agente registrado, debe tener al menos 18 años de edad. También deben tener una dirección física en el estado en el que está registrada su empresa y estar físicamente disponibles para recibir el servicio de proceso durante el horario comercial habitual.
Servicios de agente registrado. Puede designar a una empresa de servicios de agente registrado para que sea su agente registrado siempre que esté autorizado para hacer negocios en su estado. Al igual que las personas, una empresa de servicios de agente registrado debe tener una oficina física en su estado que esté disponible para recibir el servicio de proceso durante el horario comercial normal.

Es importante consultar las leyes de agente registrado de su estado para conocer los requisitos adicionales que su agente registrado puede necesitar cumplir.

¿Qué pasa si no tengo un agente registrado?

Entonces, ¿qué sucede si no tiene un agente registrado? Tal vez el agente registrado que nombró inicialmente ya no pueda actuar en esa capacidad. ¿O qué pasa si la persona que elige para ser su agente registrado no cumple con todos los requisitos?

Las consecuencias pueden ser graves:

El estado podría suspender el derecho de su empresa a operar.
Si no hay nadie disponible para tomar el servicio del proceso, corre el riesgo de perder una demanda porque no sabía que se había presentado una en su contra.
No actuar en respuesta a avisos oficiales o correspondencia puede resultar en multas o sanciones significativas.

¿Puedo ser el agente registrado de mi propia empresa?

La mayoría de los estados no permiten que una entidad actúe como su propio agente registrado. Sin embargo, esto no se aplica al propietario de la entidad. Y designarse a sí mismo como agente registrado de su empresa a menudo puede parecer una buena opción. Después de todo, necesita un agente registrado en el que pueda confiar, ¿quién es más confiable que usted?

Siempre que cumpla con los requisitos de agente registrado de su estado, generalmente puede actuar como agente registrado de su empresa. Del mismo modo, puede designar a un miembro de la familia (como su cónyuge o un hijo adulto), un empleado o un asesor de confianza, como un abogado o contador, para que sea su agente registrado, siempre que cumpla con los criterios.

Sin embargo, no siempre es práctico designar a una persona como agente registrado.

Factores a considerar al elegir un agente registrado

Si bien puede parecer más fácil (y menos costoso) nombrarse a sí mismo o a otra persona como agente registrado de su empresa, existen algunos inconvenientes potenciales:

Privacidad. El agente registrado de una empresa es un asunto de registro público. Esto significa que cualquier persona puede acceder al nombre y la dirección de su agente registrado que figuran en la documentación de formación de su empresa.

Esto podría no ser un problema si, por ejemplo, designa a un empleado para que sea su agente registrado y utiliza la dirección física de su empresa para recibir la entrega de documentos.

Pero, ¿qué pasa si opera su negocio desde su hogar? Ahí es cuando las cosas pueden volverse problemáticas, especialmente desde el punto de vista de la privacidad. Y tampoco es algo que pueda eludir usando un apartado postal o una dirección virtual: la dirección de un agente registrado debe ser una dirección física.

Disponibilidad. Su agente registrado debe estar disponible durante el horario comercial habitual para recibir correspondencia oficial entregada por correo o mensajería y cualquier posible servicio de proceso en persona.

Esto a menudo puede ser un obstáculo para designar a una persona como su agente registrado. Un empleado puede parecer una buena opción, pero es imposible garantizar que siempre estará disponible en la dirección indicada durante el horario comercial normal. Incluso un café rápido podría causar problemas si el servidor de procesos aparece mientras su empleado está en un descanso.

Confidencialidad. También hay que pensar en la confidencialidad. Querrá elegir a alguien en quien confíe para que sea su agente registrado, ya que recibirá correspondencia oficial en nombre de su empresa.

También puede considerar las preocupaciones de confidencialidad si su agente registrado es un empleado ubicado en su negocio. Su agente registrado podría recibir documentos legales frente a sus clientes, lo que podría ser vergonzoso.

¿Qué son los servicios de agente registrado?

Si le preocupa designar a una persona como su agente registrado, un servicio profesional puede ser una buena opción. Estas son empresas privadas que ofrecen servicios de agentes registrados, y los costos anuales pueden oscilar entre $75 y $300. Busque en línea "servicios de agente registrado cerca de mí" para encontrar compañías que operan en su estado.

El uso de un servicio de agente registrado puede aliviar las preocupaciones de privacidad al eliminar la necesidad de incluir la dirección de su casa o negocio en el registro público. Una empresa también podrá aceptar el servicio de proceso en nombre de su empresa, lo que elimina cualquier preocupación de que su agente registrado no esté disponible para el servicio durante todo el día hábil.

¿Qué pasa si mi empresa opera en más de un estado?

Si planea administrar su negocio en varios estados, deberá designar un agente registrado en cada estado donde opere. Usted hace esta designación cuando registra su negocio en cada estado.

Para esta situación, es probable que deba confiar en una empresa de servicios de agente registrado con una oficina física en los estados donde dirige su negocio. Muchas compañías de servicios de agentes registrados operan en todo el país, por lo que es posible que pueda registrarse con una sola compañía para recibir servicios en varios estados.

En última instancia, si está registrando su negocio como una LLC o una corporación, deberá designar un agente registrado. Si bien la única función de su agente registrado es estar disponible para recibir documentos, es un papel importante. Elegir bien puede darle tranquilidad para que pueda concentrarse en lo que más importa: administrar su negocio.

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