Cuando se trata de contratar y retener empleados talentosos, los beneficios complementarios pueden ayudar a los propietarios de pequeñas empresas a competir con rivales más grandes que a menudo tienen más recursos y más influencia. Y en muchos casos, puede hacerlo sin aumentar su propia carga fiscal o la de sus empleados.
En un esfuerzo por seguir siendo competitivos y retener a los empleados, un número cada vez mayor de empresas está analizando más de cerca sus programas de beneficios.
Desde asistencia para la adopción hasta seguro de vida y beneficios para viajeros, el Servicio de Impuestos Internos (IRS) especifica más de una docena de categorías diferentes de beneficios complementarios con ventajas fiscales. Aquí hay una mirada más cercana a lo que se requiere, lo que es opcional y lo que está disponible cuando se trata de diseñar un plan de beneficios que ayudará a su pequeña empresa a competir.
Beneficios para empleados: lo que está al margen y lo que no
Necesitará un buen plan de beneficios para competir por el talento, especialmente si su pequeña empresa opera en un mercado difícil. Y, sin embargo, por ley, no tiene que proporcionar mucho a los empleados.
Los beneficios exigidos por el gobierno federal generalmente se limitan a la seguridad social, el seguro de desempleo, la compensación laboral y algunas licencias, aunque no todas las licencias deben pagarse. Por ejemplo, las agencias gubernamentales y las empresas que emplean a 50 o más empleados deben otorgar licencia bajo la Ley de Licencia médica y Familiar (FMLA). La FMLA permite a los trabajadores tomar hasta 12 semanas de licencia sin goce de sueldo para cuidar a un nuevo bebé o a un familiar enfermo, o por una enfermedad personal.
Los beneficios de atención médica y los planes de jubilación, por otro lado, son completamente opcionales. Las vacaciones pagadas también están al margen, junto con el reembolso de la matrícula y las membresías en gimnasios. Pero, ¿valdría la pena dejar estos beneficios para ahorrar dinero? No si está tratando de encontrar y contratar candidatos calificados. Mickey Swortzel, cofundador y director financiero de New Eagle, un proveedor de sistemas de control para vehículos en Ann Arbor, Michigan, ha invertido mucho en beneficios adicionales con la esperanza de atraer a los mejores talentos a su taller de 20 personas.
"Estamos en el corazón de la industria automotriz y para atraer y retener a los mejores talentos, necesitamos ofrecer beneficios de nivel Fortune 500", dice Swortzel. Además de un plan 401 (k) de la compañía, seguro médico y cobertura por discapacidad, vida y atención a largo plazo, el taller de mecanizado también ofrece a sus empleados acceso a seguros complementarios, descuentos en planes de telefonía celular, boletos de cine y membresías en clubes de salud.
"Somos parte de un grupo de compra más grande que brinda estos beneficios adicionales y descubrimos que los profesionales aprecian estos beneficios al comparar empresas. Los beneficios nos ayudan a ser vistos [por los empleados potenciales] como una organización viable y competitiva", explica Swortzel.
El "grupo de compra" al que se refiere es lo que se conoce como una Organización Profesional de Empleo, o PEO, en la que los propietarios de pequeñas empresas entregan toda la administración de beneficios a un proveedor profesional, desde la nómina hasta el seguro y más, a cambio de una tarifa. ADP maneja los beneficios de New Eagle como parte de su PEO de fuente total.
Beneficios complementarios: lo que dice el recaudador de impuestos
Es posible que su pequeña empresa esté creciendo lo suficientemente rápido como para manejar la oferta no solo de seguros y beneficios de jubilación, sino también beneficios únicos que se sienten más como beneficios complementarios. En Red Caffeine Marketing + Technology, una agencia de 24 personas ubicada en el suburbio de Chicago de Lombard, Illinois, eso incluye pagar la cuenta de las bebidas de la hora feliz todos los jueves, arreglos para trabajar desde casa y masajes mensuales. El objetivo es lograr que todos se involucren plenamente en el negocio, dice la directora de relaciones públicas de Red Caffeine, Bernice Mirrilees.
"El liderazgo tiene el propósito de escuchar lo que los empleados quieren y valoran", dice Mirrilees. "También nos han pedido información sobre nuestras importantes donaciones a la comunidad. Damos una parte considerable de nuestros ingresos en donaciones en efectivo a organizaciones sin fines de lucro y trabajo pro-bono, además de apoyarnos mutuamente en causas que son importantes para cada uno de nosotros".
Y es probable que estos beneficios adicionales no le cuesten nada a Red Caffeine ni a sus empleados en impuestos adicionales. Cuando se trata de ofrecer beneficios complementarios a los empleados, el IRS les da a los propietarios de pequeñas empresas mucha libertad. Aquí hay un resumen rápido de las opciones:
- Beneficios de salud y muerte accidental. Las contribuciones realizadas a los planes de salud en nombre de los empleados generalmente están exentas del impuesto federal de desempleo y de la mayoría de los impuestos sobre la renta, pero hay excepciones. La cobertura de atención a largo plazo ofrecida a través de una cuenta de gastos flexibles generalmente no está exenta. Además, si es propietario, es posible que deba pagar impuestos del Seguro Social y Medicare.
- Premios al logro. Llame a esto el beneficio del reloj de oro. Los empleados generalmente no tienen que pagar impuestos sobre los premios otorgados por la duración del servicio o los logros de seguridad, siempre que los artículos no excedan el $1,600 de valor en un año determinado.
- Asistencia para la adopción. Los gastos reembolsados pagados a los empleados por adoptar un niño están exentos del impuesto federal sobre la renta, pero no del seguro social, Medicare y el impuesto de desempleo.
- Instalaciones deportivas. Las empresas que construyen instalaciones deportivas en el lugar para uso de los empleados, sus cónyuges y sus hijos dependientes pueden ofrecer acceso como un beneficio exento de impuestos. Nota: Esto no incluye membresías de gimnasios.
- Beneficios de minimis. Estos beneficios se definen oficialmente como una propiedad o un servicio que tiene "tan poco valor" que contabilizarlo no sería razonable. Como resultado, están exentos de impuestos. Estos tienden a incluir entradas para el teatro y fiestas ocasionales de la compañía.
- Asistencia para el cuidado de dependientes. La mayoría de los empleados calificarán para hasta un $5,000 en asistencia exenta de impuestos para guarderías. (Esto se reduce a $2,500 cada uno para las parejas casadas que presentan una declaración por separado). Consulte la página 9 de la Publicación 15-B del IRS para obtener detalles sobre lo que se necesita para calificar para este beneficio.
- Asistencia educativa. Esto no solo incluye la asistencia para la matrícula, sino también los pagos de libros, equipos y otros gastos relacionados con la educación continua. Los empleados elegibles pueden recibir hasta $5,520 en asistencia anual exenta de impuestos.
- Descuentos para empleados. Ofrezca a sus empleados un descuento en sus bienes y servicios, dentro de los límites. Consulte a un asesor fiscal antes de establecer el porcentaje.
- Cobertura de seguro de vida. Esto está exento de impuestos hasta el primer $50,000 en los beneficios ofrecidos a los empleados asegurados.
- Cuentas de ahorro para la salud (HSA). Si bien existen límites, los empleados calificados cubiertos por un plan de salud con deducible alto pueden contribuir, libres de impuestos, hasta $3,350 solo para ellos o $6,750 para que una familia cubra los gastos de salud de su bolsillo.
- Alojamiento (en su local comercial). Este beneficio es exactamente como suena, lo creas o no. Digamos que diriges una fábrica. Como condición de empleo, puede ofrecer a los trabajadores alojamiento en el sitio de sus instalaciones, sin cargo, y no se les cobrarán impuestos por el beneficio.
- Comidas. Ya sea que se trate de una ronda ocasional de donas y café, la instalación de una cafetería en el lugar para el personal o incluso la compra del almuerzo en el restaurante de al lado, alimentar a su equipo puede ser un complemento libre de impuestos bienvenido.
- Gastos de mudanza. Los pagos realizados para ayudar a los empleados a mudarse están exentos de impuestos siempre que sean para servicios que los empleados habrían tenido que pagar por su cuenta.
- Servicios sin costo adicional. Piense en estos como beneficios de capacidad, como una aerolínea que ofrece a sus empleados el derecho a volar gratis en viajes donde hay asientos no vendidos. Desafortunadamente, la mayoría de las pequeñas empresas no tendrán este lujo para ofrecer, pero hay excepciones. Por ejemplo, una librería local puede permitir que los empleados elijan de la lista de copias excedentes antes de dirigirse al contenedor de gangas $1.
- Servicios de planificación de la jubilación. Puede pagar para dar a sus empleados acceso libre de impuestos a un especialista en jubilación, pero no a un contador o asesor fiscal.
- Beneficios de transporte. Hasta $255 mensuales para pases de tránsito y otros servicios de transporte compartido están libres de impuestos. O, para los empleados que conducen, hasta $255 mensuales para estacionar. También puede recompensar a los empleados con $20 libres de impuestos por cada mes que usen una bicicleta como su único vehículo para viajar al trabajo si ellos? no reciben otros reembolsos de viaje.
- Beneficios por condiciones de trabajo. A los empleados se les permite el acceso libre de impuestos al equipo para realizar su trabajo. Esto puede incluir proporcionar un automóvil de la empresa para negocios o pagar reembolsos mensuales por el costo de un teléfono móvil utilizado para negocios. Ambos son beneficios típicos de las condiciones de trabajo.
Las opciones sobre acciones también son señaladas como beneficios complementarios por el IRS en la Publicación 15-B, pero las reglas que rigen su uso son lo suficientemente turbias como para que sea falso considerarlas un beneficio con ventajas fiscales. Para algunos empleados, es posible que no lo sean.
¿Qué puedes ofrecer?
Si desea ofrecer beneficios adicionales, libres de impuestos, tenga en cuenta que todos los empleados deben tener acceso. Algunos beneficios, como ofrecer seguro médico, por ejemplo, solo tienen ventajas fiscales cuando se ofrecen de manera "no discriminatoria". ¿Qué pasa si desea recompensar a un solo empleado con un beneficio adicional?
Eso es posible, aunque su empleado pagará impuestos sobre la recompensa como si fuera un ingreso. La clave es hacer que la recompensa sea lo suficientemente atractiva como para superar un bono en efectivo. Un ejemplo potencial: ofrecer a un trabajador necesitado la opción de quedarse con un automóvil de la empresa para uso personal.
"Digamos que el valor imponible de ofrecer el beneficio resulta ser $2,000 para el año. Si el empleado está en la categoría impositiva del 25 por ciento, significa un costo fiscal de $500. En otras palabras, por un mero $500, el empleado disfruta del uso del automóvil de la empresa para desplazarse ... mucho menos de lo que costaría usar un vehículo personal o incluso el transporte público", escribe Weltman.
Consulte a un asesor fiscal antes de hacer suposiciones sobre los beneficios que brinda a los empleados. Pero no te limites, sé creativo. Los beneficios complementarios pueden parecer únicos, pero si se usan correctamente, también pueden proporcionar una forma inteligente de ayudar al personal. Haga eso con la suficiente frecuencia y no tendrá problemas para reclutar y mantener a los mejores talentos, incluso en mercados difíciles.
