Como propietario de una pequeña empresa, desea ser productivo, pero tiene tanto que hacer que es difícil planificar cuándo hacer qué. Cargar tu día con las actividades más importantes de tu lista de tareas pendientes puede tener un gran impacto en tu pequeña empresa y en tu eficacia como líder. Aquí hay seis actividades que puedes hacer al comienzo de tu día para mejorar tu vida como propietario de una pequeña empresa:
1. Escanee su correo electrónico rápidamente, pero no se deje atrapar.
Algunos expertos en productividad le instan a evitar revisar su correo electrónico a primera hora de la mañana.
Pero, para muchos propietarios de pequeñas empresas, ese consejo no es realista. Entonces, ¿cómo evitas ser absorbido por tu bandeja de entrada durante las mejores dos o tres horas de tu día?
Julian Barkat, director y cofundador de Egg to Apples, una agencia de marketing y comercio electrónico cerca de Filadelfia, recomienda usar filtros y carpetas para que los correos electrónicos de menor prioridad no vayan a su bandeja de entrada principal. Cada mañana, tómese dos minutos para escanear su bandeja de entrada en busca de correos electrónicos importantes que requieran atención inmediata, luego programe un bloque de tiempo más tarde en el día para responder a mensajes menos urgentes.
Por ejemplo, Barkat responde inmediatamente a los correos electrónicos de los clientes y luego espera para responder a las consultas de ventas de los proveedores. "Hay muchas cosas a las que quiero prestar atención, pero no van a afectar nuestra misión comercial", dice.
Si omite revisar su correo electrónico hasta más tarde en el día, es posible que pueda concentrarse menos porque se pregunta qué hay en su bandeja de entrada, escribe la consultora de gestión Dorie Clark, quien sostiene que cuando la gente de negocios ignora los correos electrónicos, "a menudo corroe su conciencia".
2. Haz que tu sangre bombee.
Si hace ejercicio por la mañana, es más probable que incluya actividad física en su día. De hecho, un estudio encontró que las tareas que realiza durante la jornada laboral pueden agotar su fuerza de voluntad, lo que lo hace menos motivado para ir al gimnasio más tarde en el día.
Pero la buena noticia es que no es necesario hacer una sesión de ejercicio larga y extenuante antes del trabajo. Solo 20 minutos de trote en una cinta de correr o una caminata rápida de 45 minutos pueden reducir su ansiedad y aumentar sus "funciones ejecutivas" como la toma de decisiones, la resolución de problemas y la planificación, según Josh Davis, director de investigación y profesor principal del Instituto de NeuroLiderazgo.
Aún mejores noticias: estos beneficios del ejercicio se activan casi al instante.
Una breve ráfaga de ejercicio por la mañana es clave para Barkat, quien anda en bicicleta un poco más de una milla al trabajo todos los días. Durante el viaje de cinco o seis minutos, pedalea con fuerza para aumentar su ritmo cardíaco, dice. El viaje le da tiempo para descomprimirse y también aumenta sus niveles de energía. "Ir en bicicleta al trabajo ha tenido un gran impacto en la forma en que afronto el día", dice.
3. Alimenta tu cuerpo.
Tu mamá siempre te decía que no te saltaras el desayuno, y tenía razón. Resulta que lo que comes en realidad afecta tu productividad.
Esto se debe a que la comida le da a tu cerebro la energía que necesitas para mantenerte concentrado. Quédese con alimentos que permitan que un flujo lento y constante de glucosa ingrese a su cuerpo.
Por la mañana, Barkat bebe kombucha y agua y come un tazón grande de bayas con leche de coco encima para obtener grasas saludables, dice. Comer alimentos enteros y sin procesar lo ayuda a mantenerse concentrado en el trabajo. "Mis niveles de energía se mantienen estables durante todo el día", dice.
4. Siga el consejo de Mark Twain.
Todos los propietarios de pequeñas empresas deben prestar atención al famoso consejo de Mark Twain de comerse una rana viva a primera hora de la mañana.
Marcar un elemento temido de su lista de tareas pendientes le da un impulso y una sensación de logro que lo lleva durante el resto del día. Y evita que una temida tarea ocupe espacio mental, te estrese todo el día e incluso te mantenga despierto por la noche más tarde.
La técnica de comer una rana ayudó a Michael McDevitt, fundador y director ejecutivo de Tandem Legal Group, a ser mucho más productivo en la gestión de su firma de asesoría comercial y legal. Antes de descubrir la técnica, alguna tarea onerosa siempre se movía "de la lista de tareas pendientes de un día al siguiente".
Para asegurarse de que realmente realiza la tarea desagradable todos los días, recomienda usar el método IRS (Identificar-Clasificar-Horario).
Para hacer esto, simplemente lea su lista de tareas pendientes en voz alta, clasifique el elemento que lo hace sentir peor como el número 1, luego bloquee el tiempo en su horario diario para concentrarse solo en esa tarea. El consejo de McDevitt: "Tienes que comerte la rana o la rana se comerá toda tu vida".
5. Tómese un tiempo matutino para "mí".
Muchos propietarios exitosos de pequeñas empresas confían en los rituales matutinos. Por ejemplo, Christie Summervill, propietaria de BalancedComp, una firma consultora con nueve empleados que atiende a cooperativas de crédito y bancos, dice que escucha un audiolibro espiritual durante su viaje matutino.
"Necesito llenar mi taza cada mañana, porque sé que tan pronto como llegue a la oficina, comenzaré a dar a los demás", explica.
Su material de escucha la ayuda a calmarse, poner la vida en perspectiva y darle confianza para enfrentar los desafíos del día, dice. "Sé que tan pronto como llegue al cargo me golpearán las decisiones de desarrollo de productos, las decisiones de marketing y las reuniones".
"Estoy mucho más en la silla de montar si me aseguro de satisfacer mis necesidades personales primero".
Y Barkat también cuenta con un ritual matutino rápido para establecer el tono de su día. Cuando Barkat llega a la oficina, pone algunos aceites de menta, eucalipto y árbol de té en un difusor de aromaterapia. Eso "crea una atmósfera zen" en su oficina, dice. Y Tim Ferris, autor de "The 4-Hour Work Week", comienza el día haciendo la cama, bebiendo té y escribiendo un diario.
Su teoría: un ritual matutino te ayuda a "ganar el día".
6. Si debe reunirse, no se siente.
Las reuniones pueden ser un lastre y una gran pérdida de tiempo, pero debe ponerse en contacto con sus empleados. Por lo tanto, considere reuniones rápidas de pie o reuniones a pie.
Caminar no solo es una forma saludable de tomar un descanso de estar sentado, sino que puede hacer que usted y sus empleados sean más creativos. De hecho, caminar puede aumentar su producción creativa.
Cuando Summervill llega a la oficina cada mañana, hace las rondas y se detiene rápidamente en el escritorio de cada empleado. "Me comunico con todos, y no porque sea una mariposa social", dice. En cada reunión de dos o tres minutos, le pregunta al empleado si enfrenta algún obstáculo, necesita asesoramiento sobre algo o si está esperando la información necesaria para avanzar en una tarea. Estas mini reuniones ayudan a que sus empleados tengan un buen comienzo y evitan interrupciones de los empleados que llaman a la puerta de su oficina con preguntas. "Puedo sentarme y seguir adelante con mi día rápidamente", dice.
