A lo largo de la pandemia de COVID-19, los empleadores encontraron formas nuevas y creativas de ocuparse de los negocios y, lo que es más importante, de sus trabajadores. Es probable que muchos de esos cambios, como más programas de tiempo libre remunerado y flexibilidad, hayan llegado para quedarse.
"Los empleadores merecen mucho crédito", dice Katie Dunnington, jefa de gestión de ausencias de Beneficios grupales en The Hartford. "Han trabajado muy duro para responder a las necesidades de sus empleados y a estas situaciones únicas que ninguno de nosotros ha visto antes".
Quedó claro que algunos empleados necesitaban tiempo libre para cuidarse a sí mismos o a sus familias. El ausentismo laboral mensual en los EE. UU. fue de 1.2 millones en la década previa a la pandemia. En 2020, eso aumentó a 2.5 millones. 1
Muchos empleadores dieron un paso al frente para satisfacer esta necesidad. Según el estudio Future of Benefits 2021 de The Hartford, el 75% de los empleadores ampliaron o agregaron nuevos programas de tiempo libre remunerado que iban más allá de los requisitos estatales o federales. Estas adiciones incluyeron:
- Licencia médica
- Tiempo de enfermedad
- Licencia familiar
- Licencia parental
- Tiempo libre remunerado (PTO)
- Tiempo de vacaciones
Capas y capas de licencia
La pandemia agitó un panorama de permisos que ya era difícil de navegar para los empleadores. La Ley Federal de Respuesta al Coronavirus de Families First creó licencias familiares y por enfermedad pagadas de emergencia. Docenas de estados y muchas ciudades también crearon nuevos programas de licencia de emergencia.
Agréguelos a las licencias tradicionales bajo la Ley Federal de Licencia médica y Familiar (FMLA), así como a los programas estatales de licencia familiar y médica pagada, compensación laboral, discapacidad a corto y largo plazo, licencia parental, días de enfermedad y vacaciones. Administrar todos estos programas puede ser muy desafiante. De hecho, la investigación de The Hartford encontró que el 54% de los empleadores dicen que no hay una manera fácil de rastrear y administrar todos los diferentes tipos de licencias.
"Si bien todos estos programas son excelentes, se superponen unos sobre otros. Un empleado puede estar fuera con algunas licencias diferentes al mismo tiempo para maximizar su tiempo libre", explica Dunnington. "La complejidad de eso es exponencial a lo que vimos incluso hace 10 años. Los empleadores están buscando ayuda".
Integración: Llevar facilidad y orden a la ausencia
Imagínese que tomarse un tiempo libre significa salir del edificio a través de una puerta construida solo para una ausencia en particular. Todos están saliendo por una salida diferente. Lo mismo ocurre con el viaje de regreso al trabajo. Esas son muchas puertas para observar. La integración de la administración de licencias y discapacidades crea una puerta centralizada que puede facilitar que el empleador y el empleado gestionen las ausencias.
Una sola admisión de licencia que activa automáticamente todos los beneficios para los que un empleado puede ser elegible reduce la complejidad administrativa y facilita que los empleados usen sus beneficios. Muchas de estas hojas ocurren en momentos muy estresantes. De principio a fin, la experiencia del empleado debe ser de facilidad y empatía. Al trabajar con un socio integrado de gestión de ausencias, los empleadores pueden:
- Coordine sin problemas FMLA, PFML, compensación laboral, discapacidad a corto y largo plazo y otras licencias de la empresa, pagadas y no pagadas.
- Ayude a optimizar gran parte del trabajo administrativo para los gerentes de primera línea, los gerentes de riesgos y el personal de recursos humanos que están ocupados con otras tareas.
- Manténgase al día con las muchas leyes de licencia. Cuanto más estrechamente se coordinen todas las hojas, más fuerte será el cumplimiento normativo.
Muchas hojas se superponen o corren al mismo tiempo. Por ejemplo, una nueva madre que está en situación de discapacidad a corto plazo para recuperarse del parto puede estar en FMLA al mismo tiempo para protección laboral. Un sistema integrado de gestión de licencias establecerá automáticamente una licencia FMLA cuando presente el reclamo por discapacidad. Lo mismo ocurre con una persona que está fuera del trabajo debido a una lesión en el trabajo y está cobrando beneficios a través de la política de compensación para trabajadores del empleador. Ese empleado también puede tomar FMLA concurrente con protección laboral.
Con una sola admisión, una vez que un empleado informa un reclamo de licencia, el sistema integrado analiza todos los beneficios de licencia elegibles para ese empleado.
El panorama general: los datos de licencia respaldan el bienestar de los empleados
La coordinación de licencias también brinda a los empleadores la capacidad de ver el estado de licencia en tiempo real de su fuerza laboral, lo que puede ayudarlos a planificar en consecuencia. Los empleadores sabrían cuánto tiempo libre le queda a un trabajador o la fecha en que otro puede regresar de una licencia por discapacidad.
Los empleadores pueden utilizar estos conocimientos basados en datos para pintar una imagen general de la ausencia de la empresa y ayudar a mejorar el bienestar y la productividad de los empleados. Esto puede traducirse en ausencias más cortas, lesiones menos graves y una fuerza laboral más segura. Cuando los empleadores tienen una visión holística de los reclamos realizados sobre su compensación laboral, beneficios grupales, seguro de discapacidad y otras licencias en el lugar de trabajo, pueden concentrarse en la prevención y las estrategias efectivas de regreso al trabajo. Con información sobre el impacto general de la ausencia en una empresa, un empleador puede agregar programas relevantes de apoyo a la fuerza laboral, como servicios de bienestar, acondicionamiento físico y salud conductual.
En el mundo posterior a COVID-19, todavía habrá capas de licencia y la necesidad de cada una de ellas. Pero con un enfoque integrado, resolverlo todo no tiene por qué ser tan complejo.
Para obtener más información, visite nuestros recursos de Administración de ausencias. Obtenga más información sobre cómo integrar su compensación laboral con discapacidad y otras licencias en The Hartford Productivity Advantage.
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