Una auditoría de primas garantiza que está pagando la cantidad correcta por su cobertura. Conozca el proceso de auditoría de primas y prepárese con respuestas a estas preguntas frecuentes.
¿Por qué se audita la prima de mi póliza?
¿Para qué sirve la auditoría?
La auditoría ayuda a asegurarse de que pagó la cantidad correcta y tuvo la cobertura adecuada para su negocio, según los números reales en lugar de las estimaciones.
¿Por qué tengo que hacer una auditoría?
Las auditorías son requeridas por ley para ciertos tipos de pólizas en todos los estados. De hecho, los estados pueden imponer fuertes multas si no realiza su auditoría, hasta tres veces el monto de su póliza original.
¿Por qué se ajustaría la prima de mi póliza?
Cuando emitimos su póliza, basamos su prima en estimaciones de sus exposiciones comerciales. Esas son cosas como el tipo de negocio que dirige, los deberes laborales de sus empleados, los totales de nómina, las ventas, etc. Durante la auditoría, recopilamos la información que necesitamos para conocer sus exposiciones reales. Luego, compararemos su prima estimada con su prima real. Dependiendo de cómo vaya eso, es posible que nos deba una prima adicional o que le debamos una devolución.
Cancelé mi póliza / ya no tengo cobertura de The Hartford. ¿Todavía tengo que hacer la auditoría?
Sí. Incluso si su póliza ya no está activa, aún debemos asegurarnos de que pagó la prima correcta mientras estaba. La auditoría no reactiva la directiva. Simplemente nos ayuda a asegurarnos de que pagó la cantidad correcta por su cobertura.
¿Puede mi contador u otra parte hacer la auditoría por mí?
Sí. Su contador deberá iniciar sesión en su cuenta y agregar su póliza a su cuenta del centro de servicio. Luego, podrán acceder a lo que necesitan para realizar la auditoría en su nombre. Seguirás recibiendo recordatorios hasta que recibamos el envío de la auditoría.
¿Por qué la auditoría de primas no se basa en el año calendario?
Su auditoría es para el período de la póliza que acaba de terminar, lo que sea que eso signifique para su póliza. La mayoría de las pólizas comienzan durante un año y terminan en el año siguiente.
¿Por qué tengo que proporcionar declaraciones de impuestos trimestrales si la auditoría no se basa en el año calendario?
El objetivo de la auditoría es asegurarse de que pagó la cantidad correcta por la cobertura correcta durante todo el transcurso del plazo de su póliza más reciente. El uso de sus declaraciones de impuestos trimestrales nos ayuda a mantener nuestros números más precisos, lo que mantiene el costo de su prima lo más preciso posible.
¿La auditoría de mi último plazo de póliza tiene un efecto en mi plazo actual?
Podría. No auditamos un término de la póliza hasta que termina. Pero sí comparamos la información de auditoría de su último plazo de póliza con la cobertura que tiene actualmente. Si hay diferencias significativas entre el resultado de su auditoría y las suposiciones que usamos para establecer su prima actual, podemos cambiar su póliza actual. También debe informarnos cuando algo cambie, para que podamos ajustar su póliza si es necesario a medida que avanza el plazo.
El objetivo es mantener los pagos de sus primas lo más precisos posible. Recibirá un endoso de póliza por cualquier cambio en el plazo actual.
Estoy a punto de enviar mis registros de auditoría. ¿Qué necesito saber?
¿Es seguro cargar registros confidenciales en los portales en línea de The Hartford?
Sí. The Hartford se enorgullece de asegurar los registros financieros personales de nuestros clientes. Para obtener más información, visite la política de privacidad en línea de The Hartford.
¿Puedo comenzar la auditoría y volver a ella más tarde?
Sí. Cada página de la auditoría en línea tiene un botón Guardar, para que pueda salir y volver más tarde. La próxima vez que inicie sesión, la auditoría se completará hasta el último lugar que guardó.
¿Se agotará el tiempo de espera de la pantalla por inactividad?
Sí. Para ayudar a mantener tu cuenta segura, tu sesión se agotará después de 20 minutos de inactividad. Pero cada página de la auditoría en línea tiene un botón Guardar, por lo que la próxima vez que inicie sesión, puede continuar donde lo dejó.
¿Qué hago si el archivo es demasiado grande para cargarlo?
El portal seguro acepta .zip extensiones de archivo, por lo que recomendamos comprimirlas para reducir el tamaño de los archivos.
Tengo una lista de artículos para reunir. ¿Qué significa todo esto y para qué se utilizan los registros?
¿Por qué desea un estado de pérdidas y ganancias / ingresos, una declaración de impuestos o un reportar laboral subcontratista / 1099 / fuera de nómina para una auditoría de compensación para trabajadores?
Usamos estos documentos para validar la existencia de una posible exposición de personas / empresas a las que puede haber pagado fuera de su nómina (subcontratistas / mano de obra fuera de la nómina). Si no utilizó ninguna mano de obra que no sea de nómina, usamos el estado de pérdidas y ganancias / ingresos o la declaración de impuestos para confirmarlo. Si lo hizo, usamos la información para revisar a quién pagó por qué servicios y determinar su exposición final.
Obtenga más información sobre las auditorías de compensación para trabajadores.
¿Qué pasa si mi declaración de impuestos comerciales aún no se ha presentado para el año que cae dentro del período de auditoría?
Entendemos que es posible que la declaración de impuestos del año pasado no se presente durante varios meses. Si ese es el caso, proporcione la declaración de impuestos presentada más recientemente disponible (es decir, 2021 en lugar de 2022).
¿Qué es un certificado de seguro (COI) y por qué lo quiere?
Los COI se utilizan para demostrar que una empresa o individuo mantiene un tipo particular de cobertura de seguro. Queremos asegurarnos de que sus exposiciones se alineen con las personas que emplea, incluidos los subcontratistas.
El auditor puede determinar que un subcontratista crea una exposición para su negocio e incluirlo en la prima. Sin embargo, si un subcontratista mantiene su propio seguro, puede ser excluido de su póliza (compensación para trabajadores) o incluido a la tarifa de subcontratista mucho más baja (responsabilidad general).
Obtenga más información sobre los certificados de seguro.
¿Qué certificado(s) de seguro (COI) quiere?
Queremos COI de cualquier subcontratista al que haya pagado para realizar servicios en su nombre. El COI del subcontratista debe mostrar el tipo de cobertura que corresponde a su póliza (compensación para trabajadores o responsabilidad general). El COI del subcontratista debe mostrar fechas de cobertura que coincidan aproximadamente con las fechas de su propia póliza (al menos la mitad del período de la póliza).
¿Qué es un DE-9 de California?
Un DE-9 de California es una presentación trimestral estatal de desempleo/nómina para empresas en California.
¿Qué pasa si mi 941/California DE-9 aún no se ha presentado para el trimestre que cae dentro del período de auditoría?
Proporcione el trimestre correspondiente del año anterior (es decir, el cuarto trimestre de 2021 en lugar del cuarto trimestre de 2022). O bien, puede proporcionar un reportar de nómina separado para el trimestre faltante en cuestión (es decir, 10/01/2022 - 12/31/2022 en lugar del cuarto trimestre de 2022 941/DE-9).
¿Por qué necesitamos un contacto de California?
Es parte de las reglas estatales de CA. Necesitamos que el contacto de California valide las operaciones comerciales específicas del estado y las responsabilidades de los empleados. California realiza auditorías de prueba aleatorias, comparando sus resultados con los nuestros para garantizar que estamos aplicando todas las reglas de auditoría correctamente.
¿Por qué quieres el reporte de nómina en Excel?
Tener un reporte en Excel disminuye la posibilidad de errores. También nos ayuda a revisar los datos de manera más eficiente y mejora nuestra precisión al encontrar cualquier crédito o deducción que pueda aplicarse. La mayoría de las empresas de nómina tienen un reportar Excel y pueden ayudarlo si lo necesita.
Si utiliza una de estas empresas de nómina, estas son las reportar que necesitaríamos de ellas:
Informe preferido por empresa de nómina
¿Qué son los informes de nómina fuera de período y por qué podrían solicitarse?
Muchas fechas de pólizas no se alinean con los trimestres de sus 941. Los registros de nómina fuera del período nos ayudan a conciliar el bruto de la nómina del período de la póliza con los totales trimestrales 941 presentados. Ejemplo: Para el período de auditoría 08/01/2021-07/31/2022, los informes fuera del período que querríamos son 07/01/2021-07/31/2021 y 07/01/2022-07/31/2022.
¿Qué es la Sección 125 (Plan de Cafetería) y por qué la quiere?
La Sección 125 es un plan de beneficios patrocinado por el empleador que permite a los empleados pagar gastos médicos calificados como salud, dentales, de la vista, etc. Necesitamos estos totales para el período de la póliza, por empleado. La información nos ayuda a reconciliarnos con los 941. También son un crédito potencial para los empleados en el estado de California.
¿Por qué solicita documentos de verificación de funcionarios/socios/miembros?
Estas personas son tratadas de manera diferente para fines de auditoría de primas. Están sujetos a límites mínimos y máximos de nómina, así como a reglas de inclusión/exclusión, por lo que debemos asegurarnos de saber quiénes son. Validamos a estas personas revisando formularios específicos en la declaración de impuestos comerciales (1125-E, K1s, Anexo C, etc.) u otros registros formales como actas de reuniones corporativas, presentaciones estatales, etc.
¿Qué tipo de registros de ventas necesita para las pólizas basadas en ventas, como la responsabilidad civil general?
Necesitamos un reportar para el período de auditoría que muestre los ingresos brutos/ventas totales. Ejemplos de registros de ventas aceptables incluyen estados de pérdidas y ganancias, estados de resultados, diarios de ventas, informes de impuestos sobre las ventas, informes de ventas por clientes, etc. Comparamos estas cifras de ventas con la declaración de impuestos presentada más recientemente, lo que nos ayuda a identificar las fluctuaciones anuales.
¿Por qué necesita fechas de inicio y finalización para las auditorías comerciales de automóviles?
Tener las fechas de inicio y finalización de los vehículos de la flota agregados/eliminados nos permite prorratear el tiempo que el vehículo estuvo en servicio, lo que podría reducir su prima total.
Obtén más información sobre el seguro de auto comercial.
¿Qué pasa si tengo una política de "pago por uso"?
Tengo una política de pago por uso. ¿No tienen ya mi información de nómina? ¿Por qué todavía tengo que hacer una auditoría?
Obtenemos información de nómina a lo largo del año, pero todo está resumido. No recibimos ningún informe de nómina detallado ni los 941 que necesitamos para verificar que esos resúmenes sean correctos. Hacemos la auditoría para asegurarnos de que se recibieron todos los salarios, que los oficiales fueron manejados adecuadamente, que los créditos se aplicaron correctamente cuando corresponda, etc.
Además, la auditoría no solo verifica su nómina. También revisamos:
- Las clasificaciones asignadas a su empresa y empleados para asegurarse de que se informaron con precisión durante todo el año
- Información fuera de la nómina y los empleados, como el uso de subcontratistas
Obtenga más información sobre la compensación para trabajadores de pago por uso.
¿Por qué quieres el reporte de nómina de pago por uso en excel?
Tener un reporte en excel disminuye la posibilidad de errores. También nos ayuda a revisar los datos de manera más eficiente y mejora nuestra precisión al encontrar cualquier crédito o deducción que pueda aplicarse. La mayoría de las empresas de nómina tienen un reportar excel y pueden ayudarlo si lo necesita.
Si utiliza una de estas empresas de nómina, estas son las reportar que necesitaríamos de ellas:
Informe preferido por empresa de nómina
¿Por qué no quieren el "informe de compensación para trabajadores" de mi compañía de nómina?
Los informes de compensación para trabajadores no tienen todos los detalles que necesitamos para una auditoría precisa. Por lo general, omiten cosas como cifras brutas reales (que necesitamos conciliar con los 941) y otros elementos (horas extras totales, propinas, indemnización, etc.) que debemos revisar / analizar antes de aplicar las reglas estatales apropiadas.
¿Qué puedo esperar después de enviar mi auditoría?
¿Qué sucede después de enviar mi auditoría?
Revisaremos su envío y nos comunicaremos con cualquier pregunta. Por lo general, se tarda unas tres semanas en completar una auditoría. Cuando hayamos terminado, obtendrá un Estado de cuenta de ajuste de prima con los resultados. El estado de cuenta no es una factura, pero le permitirá saber si nos debe dinero o si le debemos dinero.
¿Qué es el estado de cuenta de ajuste de prima?
El Estado de cuenta de ajuste de prima le muestra cómo ajustamos su prima al final del plazo de su póliza. ¿No estás seguro de por qué hacemos eso? Consulte ¿Por qué se audita la prima de mi póliza?
El Estado de cuenta del ajuste de la Prima no es un proyecto de ley. Está ahí para mostrarle los resultados detallados de cómo su prima puede haber cambiado con respecto a la estimación original, según sus números reales.
- Si los números son los mismos, no hay nada que deba hacer.
- Si pagó de más, le devolveremos parte de su prima. Recibirá el monto como crédito en su cuenta.
- Si debe dinero, el monto total que debe se incluirá en su próxima factura programada. Esperamos que el pago total se cierre en el último plazo de la póliza.
No entiendo mi estado de cuenta de ajuste de prima. ¿Puedes ayudarme a desglosarlo?
Absolutamente. El ajuste está diseñado para que obtenga información de alto nivel en la parte superior y se vuelva más específica y detallada a medida que desciende. Hay tres secciones principales:
El resumen de auditoría de primas es una instantánea rápida del resultado de su auditoría. En esta sección comparamos su prima estimada original con el costo total auditado de su póliza. Si pagó de más, le devolveremos parte de su prima. Si debe dinero, el monto total que debe se incluirá en su próxima factura programada. Esperamos que el pago total se cierre en el último plazo de la póliza.
Si necesita ayuda con un plan de pago o desea pagar con una tarjeta de crédito, llame al 866-467-8730.
La sección Entidad, Ubicación y Estado entra en sus "exposiciones". Dependiendo del tipo de negocio que tenga, sus "exposiciones" son sus números de nómina o sus números de ventas. Mientras que la sección Resumen de auditoría de primas hace un antes y un después rápido de su estimación original frente a su costo real, esta sección brinda un desglose más detallado por entidad, ubicación y / o estado.
En una auditoría final revisada, esta tabla comparará los números de exposición de su última auditoría con sus números nuevos/revisados.
El detalle de calificación es la sección de matemáticas. Desglosa todo lo que implica la forma en que calculamos su prima. Básicamente, las matemáticas son las siguientes: su exposición x su tasa ÷ la base de calificación = su prima.
Aquí hay un ejemplo de cómo funciona para una prima de compensación para trabajadores:
Sus exposiciones (nómina o ventas)
x Tu Tarifa
÷ 100
= El monto de su Prima
Dividimos por 1,000 para responsabilidad general.
Encontrarás un desglose de todas las ubicaciones de tu negocio por estado. Cada ubicación tiene una tabla de Prima Estándar donde puede encontrar el código de clase y la descripción, la tasa aplicable y la prima total para cada grupo de exposición. Por ejemplo:
Si tiene varias ubicaciones dentro de un estado:
- Enumeraremos cada ubicación por separado.
- Resumiremos los impuestos y recargos en la cuadrícula Otros impuestos y recargos de Prima.
- Encontrará un costo total para cada estado. Luego combinamos esos totales estatales para obtener el monto del Costo Total de la Auditoría de la Póliza, que es el mismo número que encontrará en las dos primeras secciones de su Estado de cuenta de ajuste de Prima.
¿Cómo obtengo mi reembolso si me deben dinero? ¿Cómo pago si les debo?
Si pagaste de más, pondremos automáticamente el monto de tu reembolso en tu próxima factura. Si te pagan en su totalidad, te enviaremos un cheque. Si debe dinero, el monto total que debe se incluirá en su próxima factura programada. Esperamos que el pago total se cierre en el último plazo de la póliza. Si usas pagos automáticos, retiraremos el monto en tu próxima fecha de retiro programada.
Si necesita ayuda con un plan de pago o desea pagar con una tarjeta de crédito, llame al 866-467-8730.
¿Qué pasa si mi auditoría dice que fue "estimada"?
Mi auditoría dice que fue "estimado". ¿Qué significa eso? ¿Por qué está utilizando una estimación y no números reales? ¿Se puede revisar?
Estimamos una auditoría por dos razones. O no completó su auditoría de primas o hizo la auditoría pero no proporcionó suficiente información. Podemos revisar su auditoría si proporciona la documentación que necesitamos para completar nuestra revisión. Y es una buena idea enviar esa información: dependiendo del estado en el que se encuentre, su prima podría aumentar hasta tres veces el monto de la prima de su póliza si no realiza la auditoría.
Su solicitud de auditoría original tendrá las instrucciones sobre cómo completar su auditoría. Si no tiene la solicitud original, llámenos al 866-467-8730 y seleccione la opción para preguntas relacionadas con su auditoría. También puede correo electronico nosotros en esc.audit@thehartford.com.
No estoy de acuerdo con el resultado de mi auditoría. ¿Puedo disputarlo? ¿Con quién puedo hablar si tengo más preguntas?
No estoy de acuerdo con los resultados de mi auditoría. ¿Con quién puedo hablar?
Si cree que los resultados de su auditoría no son precisos, puede abrir una disputa. Envíenos un correo electrónico a esc.audit@thehartford.com para comenzar. Le pediremos documentación específica que muestre dónde cree que algo no coincide. También querremos registros de impuestos/nómina o certificados de seguro si no los proporcionó cuando revisamos su póliza por primera vez.
¿Con quién me comunico si tengo preguntas adicionales?
Envíe un correo electrónico al equipo de auditoría de primas a PremiumAuditTeam@thehartford.com