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¿Qué es una auditoría de compensación para trabajadores?
Cuando un empleado sufre una lesión o enfermedad relacionada con el trabajo, el seguro de compensación para trabajadores puede ayudar, brindando beneficios como:
- Atención médica
- Salarios por tiempo de trabajo perdido
- Atención continua
- Costos funerarios
- Beneficios por discapacidad
Durante una auditoría de primas de compensación para trabajadores, se verificará la nómina de su empresa. Las auditorías analizan su nómina porque las primas de compensación para trabajadores se basan en parte en la cantidad de compensación pagada a sus empleados durante el plazo de una póliza. La cantidad pagada incluye dinero y beneficios que han recibido sus trabajadores.
Su prima de seguro también depende de las clasificaciones de trabajo. Estas clasificaciones ayudan a mostrar la cantidad de riesgo que enfrentan sus trabajadores. Por lo tanto, si la auditoría encuentra que los deberes y roles laborales han cambiado en su negocio, es posible que reciba una prima diferente.
Al informar su nómina, asegúrese de incluir los pagos de horas extras que reciben los empleados. Esto asegurará que su registro de nómina sea lo más preciso posible.
Uno de los principales beneficios de una auditoría de compensación para trabajadores es que garantiza que su cobertura y prima coincidan. Esto es importante porque significa que no pagará demasiado por su cobertura de compensación para trabajadores.
La mayoría de los estados requieren que las compañías de seguros auditen la mayoría, si no todas, sus pólizas. Además, tenga en cuenta que si su póliza expira, su compañía de seguros aún tiene derecho a auditarlo. Para auditorías telefónicas o de estado de cuenta de pólizas vencidas, generalmente le notificaremos una o dos semanas después de que venza su póliza. Luego intentaremos completar la auditoría dentro de dos meses. Para las auditorías de campo, generalmente las completamos en alrededor de seis semanas a tres meses.
¿Cuál es el propósito de una auditoría de compensación para trabajadores?
Su póliza de compensación para trabajadores requiere auditorías para verificar su nómina estimada. Estas auditorías ayudan a asegurarse de que está pagando la cantidad correcta por la cobertura correcta. Dependiendo de su estado, las auditorías de compensación para trabajadores también pueden ser un requisito legal.
¿Cuándo debo esperar una auditoría de compensación para trabajadores?
Nuestros agentes de seguros comienzan el proceso de auditoría enviándole un aviso de que su auditoría de primas vence dentro de los 35 días. 1 En la mayoría de los casos, nuestros auditores premium le notificarán por correo electrónico. Para completar la auditoría, deberá enviarnos sus registros de nómina y responder cualquier pregunta que tengamos sobre la operación de su negocio.
Recuerde que las auditorías de primas no se realizan al azar. Son obligatorios cuando tiene una póliza de compensación para trabajadores.
Si se cancela su póliza de compensación para trabajadores, es probable que se realice una auditoría de primas para el período de la póliza en el que tenía cobertura. 2
¿Cómo hace The Hartford una auditoría de compensación laboral?
Nuestros auditores casi siempre se comunican por correo electrónico. En este correo electrónico, le informarán si haremos su auditoría por teléfono, en persona o en línea.
Independientemente de cómo realicemos su auditoría, somos una compañía de seguros que trabaja arduamente para que el proceso sea lo más fácil posible. Es por eso que ofrecemos nuestro portal de autoservicio en línea. Podemos hacer muchas de nuestras auditorías en línea a través de este portal.
¿Cómo programa The Hartford una auditoría de compensación para trabajadores?
En algunos casos, The Hartford puede hacer una cita con usted para una auditoría de campo o una auditoría telefónica. Si este es el caso, puede contar con nosotros para ser flexible con su horario. Nos aseguraremos de programar su auditoría en sus términos cuando funcione mejor para usted. También programaremos auditorías de campo en su lugar de trabajo y nos aseguraremos de decirle exactamente qué registros necesita con anticipación.
¿Cómo se hacen las citas para las auditorías de compensación de trabajadores?
La mayoría de las veces, nuestros auditores en The Hartford le notificarán por correo electrónico cuando estemos auditando su negocio.
Tipos de auditorías de compensación para trabajadores
Hacemos la mayoría de nuestras auditorías digitalmente, pero en algunos casos, solicitamos otro tipo de auditorías.
- Las auditorías de campo son auditorías físicas presenciales en su lugar de trabajo.
- Las auditorías telefónicas se realizan de forma remota. No se necesitan viajes para estas auditorías de compensación para trabajadores. Una vez que nos envíe su información, programaremos la auditoría telefónica.
Cumpla con su aseguradora durante una auditoría de compensación para trabajadores
Es importante proporcionar a su aseguradora de compensación para trabajadores la información que han solicitado. También es importante que la información que envíe sea precisa.
De hecho, existen sanciones por proporcionar información falsa, incluida la cancelación de pólizas o multas. Algunos ejemplos de acciones fraudulentas incluyen:
- No reportar la nómina para reducir una prima de compensación para trabajadores.
- Proporcionar descripciones de trabajo inexactas para representar un menor riesgo de reducción de las primas de compensación para trabajadores.
- Proporcionar documentos financieros falsos, como declaraciones de impuestos falsas.
- No denunciar a los subcontratistas para reducir su prima de compensación para trabajadores. Asegúrese de consultar las leyes de su estado para ver si necesita denunciar a los contratistas independientes.
Obtener los resultados de una auditoría de compensación para trabajadores
Nuestro equipo de auditoría premium proporcionará actualizaciones sobre su auditoría durante todo el proceso. Las auditorías suelen tardar dos semanas en completarse. 3
Con cada auditoría, nos esforzamos por alcanzar el mismo objetivo: garantizar que su nómina coincida con la nómina que figura en su póliza. Si su nómina es demasiado baja, su auditoría puede generar una prima adicional. Si su nómina es demasiado alta, podemos reducir su prima.
Los informes de auditoría también muestran los cambios en las clasificaciones. Si su negocio está mal clasificado, nuestro equipo de auditores puede agregar nuevos códigos de clase de compensación para trabajadores, lo que puede cambiar su prima. Es por eso que informar con precisión los trabajos de su empresa es esencial durante el proceso de auditoría del IRS para pequeñas empresas .
Prepárese para una auditoría de compensación para trabajadores
La mejor manera de estar preparado para una auditoría es estar siempre preparado. Puede hacer esto de la siguiente manera:
- Organizar todos tus documentos
- Recopilar la información que necesita de manera constante
- Documentar cualquier cambio en las descripciones de los puestos de trabajo y otras funciones empresariales a medida que se producen
- Realizar la revisión de fin de año de compensación para trabajadores para tener toda la documentación necesaria
Si tiene en cuenta estos consejos, no tendrá que luchar para encontrar información clave para su auditoría de compensación para trabajadores.
Crear una lista de verificación de auditoría de compensación para trabajadores
Los auditores necesitan información financiera para el período cubierto por su póliza de compensación para trabajadores.
Para prepararse para su auditoría de compensación para trabajadores, considere crear una lista de verificación de auditoría de compensación para trabajadores para ayudar a realizar un seguimiento de:4
1. Información del empleado, incluido el Formulario 941 para pólizas con nómina del empleado. Para las pólizas sin nómina de empleados, necesitará el Formulario de impuestos del Anexo C u otros Formularios de impuestos sobre la renta junto con otros registros de nómina.
2. Información de propietarios, funcionarios y socios, incluida la información de nómina como:
- Su nombre
- El estado donde trabajan
- Su título corporativo
- El porcentaje de acciones que poseen
- Cuánto tiempo han estado empleados
- Sus ganancias totales
3. Verificación de pagos y certificados, incluyendo:
- Formularios 1099
- Certificados de seguro para cada empleado o subcontratista arrendado
4. La información de su empresa, que incluye:
- Su libro mayor
- Diario de ventas
- Recibos de efectivo
- Registros de impuestos sobre las ventas
Lista de verificación de auditoría de compensación para trabajadores
Recuerde, los principales elementos que necesitará para su auditoría de compensación para trabajadores son:
- Un libro de contabilidad
- Formularios de impuestos como W-2, 1099, Formulario 941, Formulario 944 y declaraciones de impuestos federales
- Certificado de seguro para cada subcontratista
- Descripciones detalladas de cada función empresarial
Esta lista puede cambiar según el estado en el que se encuentre su empresa. Comuníquese con nuestros especialistas en The Hartford para asegurarse de tener toda la información que necesita llamando al 855-829-1683.
Última actualización 20 de diciembre de 2024
1,3 The Hartford, "Confíe en The Hartford para ayudar a garantizar que su prima sea precisa".
2 The Hartford, "Preparación para la auditoría de primas: preguntas frecuentes".
4 The Hartford, "Preparándose para su auditoría de primas".
Divulgaciones adicionales a continuación.
Auditoría de compensación para trabajadores
Una auditoría de compensación para trabajadores es un chequeo para garantizar que su compañía de seguros tenga la información más actualizada sobre usted y sus empleados. Esto confirma que tiene la cantidad correcta de cobertura de seguro comercial.