Uno de cada cuatro propietarios de pequeñas empresas (SBO) trabaja más de 60 horas a la semana, y el 70% trabaja regularmente al menos un fin de semana al mes. ¿Te suena a ti? Incluso si no trabajas tanto, lo más probable es que trabajes al menos 50 horas a la semana. Después de todo, la mayoría de los dueños de negocios lo hacen. Parece venir con el territorio.
Es posible que no pueda evitar las largas horas por completo, pero probablemente pueda reducirlas. Si usted es como la mayoría de los propietarios de pequeñas empresas, probablemente ya haya notado tareas que podrían completarse de una manera más eficiente. El papeleo innecesario, las distracciones tecnológicas y las habilidades deficientes de gestión del tiempo son áreas en las que concentrarse para recuperar el tiempo.
Pero aquí está el problema: ¿Quién tiene tiempo para averiguar qué optimizar, y mucho menos la mejor manera de hacerlo? Cuando sientes que apenas te mantienes a flote, agregar otra cosa a tu plato puede no parecer una opción. Pero considere esto: un reciente estudio publicado por Inc. sobre los hábitos de gestión del tiempo de los dueños de negocios reveló que los dueños de negocios dedican más de 21 horas de sus semanas laborales a actividades de bajo valor y pérdida de tiempo.
Con eso en mente, ¿no tiene mucho sentido invertir una hora al día, cinco horas a la semana, para simplificar y agilizar sus procesos de trabajo y hábitos personales? A largo plazo, hacerlo puede ayudarlo a convertirse en un propietario de negocio más productivo, con horas de trabajo más cortas.
3 formas de ser más productivo en el trabajo
Para hacer más mientras trabaja menos horas, comience por crear un horario intencional. A continuación, identifique las tareas que puede automatizar para ahorrar tiempo. Finalmente, agrupe tareas similares para ayudarlo a mantener el flujo. La ejecución de estas tres ideas lo ayudará a ser un propietario de una pequeña empresa más productivo.
1. Crea un horario intencional
Cuando vea un espacio en blanco en su calendario, puede ser tentador permitir que otros dicten en qué trabaja. Al no planificar, también corre el riesgo de caer en el hábito de simplemente reaccionar a los eventos diarios. Cuando esto sucede, tu tiempo ya no es tuyo.
La buena noticia es que puede recuperarlo creando un horario maestro. Reserve 30 minutos para seguir estos cuatro pasos:
- Elige una aplicación de calendario que funcione en todos tus dispositivos, incluidos tu teléfono, computadora y tableta, y descárgala.
- Comience por programar sus actividades familiares y de cuidado personal, que incluyen tiempo para dormir, comidas nutritivas, tareas domésticas, sesiones de entrenamiento cardiovascular y de fuerza, citas con su cónyuge y aventuras con sus hijos.
- A continuación, organice su día de trabajo. Dados tus niveles de energía a lo largo del día, ¿cuándo estás más (y menos) alerta? Tenga en cuenta también cuándo suelen ocurrir las distracciones. Por ejemplo, si recibe llamadas telefónicas con frecuencia después de las 3 p.m., es mejor no programar un trabajo profundo para las últimas horas de la tarde. La clave es programar tus tareas más importantes y exigentes durante las horas en las que tengas más energía y concentración y menos distracciones.
- Finalmente, revise su trabajo. Asegúrese de que el tiempo que ha reservado para cada tarea sea razonable. De lo contrario, caerás en la trampa de dejar que las cosas se salgan de control y se apoderarán de tu día. Por ejemplo, programe 30 minutos al comienzo y al final del día para responder a los correos electrónicos. Luego sea disciplinado: solo revise su bandeja de entrada durante esos momentos. Por supuesto, ajústelo según sea necesario.
2. Automatiza tareas tediosas
Si usted es como la mayoría de los dueños de negocios, probablemente esté al tanto de la montaña de tareas tediosas y repetitivas que le roban el tiempo cada día, semana, mes, trimestre o año. A pesar de ser muy consciente de ellos, es posible que no se dé cuenta de que muchos en realidad no requieren esfuerzo manual. La tecnología de automatización puede encargarse de las cosas entre bastidores, lo que le permite volver a lo que importa.
Busque oportunidades para automatizar tareas, especialmente donde hacerlo sería gratis. Aquí hay cinco cosas comunes que los propietarios de pequeñas empresas automatizan:
- Programación de reuniones
- Seguimiento de gastos
- Pago de facturas
- Seguimiento de ventas
- Facturación a clientes
3. Tareas similares por lotes
En su libro, Brain Rules, John Media escribe que saltar de una tarea a otra puede hacer que un proyecto tome un 50% más de tiempo. ¿Por qué? Porque a la mayoría de nosotros nos lleva más de 20 minutos volver a concentrarnos después de encontrarnos con una distracción o volver a la normalidad después de cambiar de tarea, según un reportar de investigadores académicos. Afortunadamente, puede superar esto agrupando su trabajo.
El procesamiento por lotes mejora su eficiencia y potencia su productividad. Cuando agrupa su trabajo, realiza tareas que requieren recursos similares a la vez en lugar de saltar, lo que reduce la productividad. Debido a que estás profundamente concentrado en un tipo de tarea, libre de distracciones, entras en la zona más rápido y completas tu trabajo más rápidamente.
Considere qué tareas puede realizar por lotes. Podría, por ejemplo, trabajar por lotes por cliente o tipo de tarea (por ejemplo, correos electrónicos, propuestas, contratos): lo que funcione mejor para usted dependerá de la estructura de su negocio. No olvide agregar tiempo para el procesamiento por lotes a su programa maestro.
