Una de las razones por las que algunas pequeñas empresas fracasan es que los nuevos empresarios pueden entusiasmarse tanto con el lado creativo de la empresa que descuidan algunos de los conceptos básicos para establecer y administrar un negocio.
Si comenzó su pequeña empresa básicamente por el asiento de sus pantalones, es hora de hacerlo oficial. Aquí hay seis pasos que cualquier propietario de un negocio serio debe tomar:
1. Obtenga un seguro para empresas
Es esencial obtener un seguro comercial para proteger a su pequeña empresa de riesgos, incluidos daños a la propiedad, robo y responsabilidad civil. El seguro comercial ayuda a proteger su propiedad, desde su edificio hasta sus computadoras y muebles de oficina, de tormentas, incendios y otros desastres que pueden dañar su negocio. El seguro comercial también ayuda a cubrirte si te demandan, por ejemplo, si un cliente tropieza y se cae mientras visita tu tienda.
Su cobertura también debe incluir un seguro de pérdida de ingresos, que le reembolsa si su negocio tiene que cerrar temporalmente debido a un incendio, tormenta u otra situación cubierta. Estar debidamente cubierto también podría evitar que pierda nuevos negocios, dice David Waring, cofundador de FitSmallBusiness.com. "Si su pequeña empresa hace negocios con corporaciones más grandes, a menudo solicitarán un comprobante de seguro", dice.
2. Abra una cuenta bancaria comercial
Abrir una cuenta corriente comercial puede ayudarlo a mantener los fondos de su empresa separados de su dinero personal. También es esencial obtener una tarjeta de crédito para pequeñas empresas o mantener una tarjeta personal separada solo para uso comercial, dice Waring.
No mantener separados los fondos comerciales y personales "crea una pesadilla en el momento de los impuestos", dice Waring, y señala que tendrá que pasar horas revisando sus estados de cuenta bancarios personales para tratar de elegir los gastos e ingresos comerciales.
Una separación limpia de los fondos comerciales también puede ahorrar tiempo, dolores de cabeza y costos financieros si alguna vez se enfrenta a una auditoría del IRS. Y, si tiene una empresa para ganar dinero que algunas personas tratan como un pasatiempo, por ejemplo, la fabricación de joyas o la fotografía, establecer una cuenta bancaria separada puede mostrarle al IRS que habla en serio.
3. Solicite un número de ID fiscal
Si es propietario único, es posible que el IRS no requiera que tenga un número de identificación Empleador (EIN), también conocido como número de ID de impuestos federales. De hecho, algunos propietarios únicos usan sus propios números de Seguro Social en formularios comerciales durante años. Pero obtener un EIN lleva segundos y puede aumentar instantáneamente su profesionalismo.
Obtener un EIN del IRS también ayuda a protegerlo del robo de identidad comercial al proteger su SSN personal de demasiadas miradas indiscretas. Si bien un ladrón podría robar su EIN, no podría usarlo para dañar su crédito personal.
4. Implemente la estructura comercial adecuada
Es importante obtener asesoramiento de múltiples fuentes y, si tiene alguna pregunta sobre la estructura correcta, busque el consejo de un abogado que comprenda su tipo de negocio.
La estructura que elija afectará el tipo de impuestos que paga, cuántas personas pueden ser propietarias de la empresa y si usted, como propietario, puede ser personalmente responsable de las deudas y obligaciones del negocio. Es por eso que vale la pena elegir su estructura sabiamente. Aquí hay cuatro ejemplos de estructuras comerciales comunes:
- Propietario único: una empresa unipersonal es la estructura más simple para un propietario de una pequeña empresa en solitario. El principal inconveniente es que el negocio y los activos personales del propietario se mezclan.
- Asociación: una sociedad es una estructura que permite que dos personas dirijan un negocio juntas. El monto de la responsabilidad de cada socio está determinado por la configuración de la sociedad.
- Sociedad de responsabilidad limitada (LLC): una LLC permite al propietario separar los activos personales y comerciales sin la complejidad de una corporación.
- Corporación: hay diferentes tipos de corporaciones designadas por letras (S, B y C, por ejemplo) con diferentes reglas y requisitos. Generalmente, una corporación ofrece la mayor protección contra la responsabilidad, pero también implica más dolores de cabeza administrativos y costos que otras estructuras.
Si usted es un propietario único, es posible que desee considerar convertir su negocio en una LLC para proteger sus activos personales de la responsabilidad, recomienda Waring. "Con un servicio como LegalZoom, puede hacer esto en línea por unos pocos cientos de dólares", dice.
5. Contrata a un contador
Algunos propietarios de pequeñas empresas comienzan haciendo números en hojas de cálculo, pero cambiar a un contador, más temprano que tarde, puede mejorar su productividad y profesionalismo. Un contador puede ahorrarle horas cada semana y mucha frustración. En lugar de tirarse de los pelos por un error matemático, puede usar su día de manera más eficiente, enfocándose en actividades generadoras de ingresos y en el panorama general de su negocio.
Charlotte O'Hara, propietaria de la firma de diseño y desarrollo web Charlotte O'Hara Designs, tardó más de un año en contratar a un contador. "Me abstuve de contratar a un contador porque, al principio, ingenuamente pensé que no sería tan difícil hacer un seguimiento de mis ganancias y gastos y que podría hacerlo todo por mi cuenta", dice O'Hara. "Estaba tan ocupado enfocándome en hacer crecer mi negocio que no estaba enfocado en el lado administrativo de las cosas".
Recientemente, contrató a un contador para hacer los impuestos de su negocio y planea continuar recibiendo ayuda contable según sea necesario. "Vale la pena el gasto porque terminas embolsándote más dinero cuando llega el momento de los impuestos", dice.
6. Adquirir sellos oficiales de aprobación
Si su industria requiere algún tipo de certificación o licencia, no se demore. Los requisitos varían de un estado a otro, así que averigüe si se requiere una licencia comercial en su estado para su tipo de negocio.
Obtener la acreditación adecuada no solo lo mantiene en el lado correcto de la ley, sino que también muestra a los posibles clientes y clientes que es concienzudo y lo distingue de los aficionados y los trabajadores a tiempo parcial, al igual que obtener un seguro comercial. Por ejemplo, muchos propietarios buscan contratar a un contratista con licencia, fianza y seguro en lugar de un personal de mantenimiento sin licencia.
Seguir estos pasos lo antes posible después de iniciar su negocio puede ayudarlo a operar de manera más profesional, destacarse de la competencia y allanar su camino hacia el éxito. "Si configura estas cosas correctamente desde el principio, le ahorrará tiempo, molestias y dolores de cabeza en el futuro", dice Waring.
