Cualquier pequeña empresa puede verse afectada por un evento inesperado, ya sea por un incendio forestal o un huracán. Pero tener un plan de desastre puede ayudarlo a volver al negocio rápidamente.
De hecho, la falta de planificación contribuye a una estadística sorprendente: hasta el 25% de las pequeñas empresas nunca reabren después de un desastre mayor, según la Agencia Federal para el Manejo de Emergencias (FEMA). Esto significa que volver a funcionar rápidamente es crucial para la supervivencia del negocio.
Los desastres recientes que han afectado a las pequeñas empresas incluyen:
- El huracán Helene azotó Florida, Georgia y las Carolinas
- El huracán Milton golpea Florida menos de dos semanas después de Helene
- Incendios forestales en el sur de California de 2025
- Brotes de tornados en el Midwest y el Sur
Incluso una pequeña tormenta que cause un corte de energía puede detener temporalmente su negocio. Sin embargo, una cobertura de seguro comercial adecuada y contar con estrategias de gestión de crisis ayudarán a su empresa a capear cualquier tormenta.
La Administración de Pequeñas Empresas y otras organizaciones ofrecen una variedad de recursos que pueden ayudarlo a crear un plan de desastre para pequeñas empresas para que su empresa pueda recuperarse.
11 pasos para crear un plan de acción ante desastres para su negocio
Es importante crear un plan escrito y actualizarlo anualmente. Para ver cómo puede comenzar, lea las 11 acciones que los propietarios de pequeñas empresas pueden tomar a continuación:
Comience con una lista de verificación.
Una lista de verificación de desastres comerciales ofrece una descripción general de los componentes de un plan de recuperación para pequeñas empresas. Tenlo a mano mientras creas tu plan y marca cada acción completada para asegurarte de no perderte un paso crucial. Una lista de verificación debe incluir secciones sobre comunicaciones, datos, empleados, operaciones y seguridad.
Prepárese para los riesgos.
Conozca los tipos específicos de peligros que probablemente enfrentará su empresa y qué hacer durante e inmediatamente después de estos desastres. Revise el recurso de la Administración de Pequeñas Empresas para desastres. Esto puede ser para:
- Terremotos
- Huracanes
- Tornados
- Incendios forestales
- Clima invernal
Además de esto, debe aprender sobre los sistemas de advertencia utilizados en su comunidad y designar lugares para que usted y sus empleados busquen refugio si es necesario. Para asegurarse de recibir alertas de inmediato sobre cualquier problema inminente, puede comprar una radio meteorológica de la Administración Nacional Oceánica y Atmosférica (NOAA) con una función de alerta de tono. Esto le advertirá las 24 horas del día sobre desastres naturales, otros peligros como derrames químicos o de petróleo y cortes temporales del 911 en su área.
Obtenga ayuda de expertos en desastres.
Inscríbase en el programa Red Cross Ready Rating , que puede proporcionar capacitación en preparación empresarial para ayudarlo a asegurarse de que está listo para enfrentar una catástrofe climática u otro desastre. Los expertos pueden tener recomendaciones para hacer que su negocio sea más seguro, como instalar persianas para proteger las ventanas y luces de emergencia económicas que se encienden durante los cortes de energía. La Cruz Roja también recomienda que se asegure de que su pequeña empresa esté debidamente protegida por un seguro comercial y que verifique el seguro de continuidad del negocio.
Cree un kit de emergencia.
Usted, sus empleados y clientes podrían quedarse atrapados en su negocio inesperadamente debido a condiciones climáticas extremas o incluso a un suceso extraño como un derrame de materiales peligrosos de un camión volcado. Una pequeña empresa debe tener un kit de emergencia que contenga suficientes alimentos no perecederos, agua embotellada y otros suministros para que duren 72 horas para varias personas. Su kit debe incluir:
- Un abrelatas
- Linternas y baterías adicionales
- Suministros de primeros auxilios
- Un libro de referencia de primeros auxilios
Designe un equipo de recuperación.
Elija un pequeño grupo de empleados que tomen medidas inmediatamente después de un incidente. Asigne a un empleado para que sea un administrador de crisis y a otro para que sea su respaldo. A continuación, puede asignar a otros empleados para que trabajen en el equipo de recuperación. Es importante reunirse con estos empleados para describir claramente sus funciones y responsabilidades.
Considere las comunicaciones.
Desarrolle un plan de comunicación de crisis para su negocio. Cree un árbol de comunicación con los empleados, proporcione copias a los empleados y almacene una copia adicional fuera de su negocio. Ofrezca múltiples modos de comunicación, incluidos correo electrónico, llamadas telefónicas y mensajes de texto, y considere mantener walkie-talkies que funcionen con baterías como respaldo. Reúna números de emergencia, incluida la compañía de seguros de su pequeña empresa, electricista, plomero, lista de clientes y contactos de medios, y almacene esa información fuera del sitio. También configure el desvío de llamadas programable para los teléfonos de su empresa en caso de que un desastre le impida llegar a la oficina. De esta manera, puede desviar llamadas de forma remota a otro teléfono.
Identificar funciones empresariales críticas.
Cada negocio es diferente, por lo que es importante identificar las funciones críticas de su negocio. Asigne una prioridad a cada función empresarial: alta, media y baja. Decida cuánto tiempo de inactividad es aceptable para cada función. Por ejemplo, una función comercial crítica de una empresa de empaque personalizado sería cumplir con los pedidos de cajas. Una función comercial crítica para una pequeña cooperativa de crédito sería abrir nuevas cuentas corrientes para los clientes.
Planifique la protección de sus datos.
Su pequeña empresa depende de los datos, por lo que necesita un sistema de copia de seguridad de datos y recuperación ante desastres, también conocido como BDR. Esto lo protegerá no solo en un desastre natural o incendio, sino también si es víctima de un ataque cibernético. Un BDR garantiza que una catástrofe no borre sus datos y ayuda a minimizar el tiempo de inactividad causado por problemas de datos. Para configurar un BDR, busque un proveedor de servicios que tenga una reputación sólida, soporte las 24 horas y la capacidad de crecer con su negocio, recomienda el consultor tecnológico Larry Alton en Entrepreneur.com. Asegúrese de que sus registros fiscales y financieros se almacenen de forma segura.
Documente su equipo.
Al igual que en casa, es crucial hacer una lista detallada con fotos o una grabación de video del contenido de su negocio, especialmente computadoras y otros equipos valiosos. Este registro ayudará a facilitar el proceso de reclamos de seguros. Almacene este registro de forma segura para que pueda acceder a él desde fuera de su negocio.
Prepárese para la recuperación.
¿Qué ayuda estará disponible para su empresa después de un desastre? Si está debidamente cubierto por un seguro comercial, su aseguradora puede desempeñar un papel importante para ayudarlo a volver a poner en marcha su negocio. Sin embargo, si necesita un poco de ayuda adicional, puede solicitar un préstamo comercial por desastre físico del gobierno federal. Estos préstamos de hasta $2 millones, disponibles para empresas elegibles en un área de desastre declarada, pueden ayudarlo a reparar o reemplazar artículos cruciales para su pequeña empresa, incluidos equipos, maquinaria e inventario.
Asegúrese de que todos los sistemas funcionen.
Revise regularmente el plan de desastres de su pequeña empresa, asegúrese de que toda la información esté actualizada y realice pruebas para garantizar que todos los sistemas de respaldo funcionen según lo planeado. Realice sesiones de capacitación periódicas para que todos los empleados sepan exactamente qué hacer si ocurre un desastre.
Tomarse el tiempo para preparar, revisar y actualizar su plan de emergencia según sea necesario aumenta en gran medida las probabilidades de que su pequeña empresa pueda enfrentar una catástrofe y permanecer abierta para el negocio.
