Qué hacer cuando sospecha que un empleado puede estar robándole

Más información sobre el seguro para empresas

Explora las opciones de seguro comercial adaptadas a tus necesidades.

La Asociación de Examinadores de Fraude Certificados estima que las organizaciones pierden el 5% de los ingresos por fraude ocupacional cada año. De hecho, el 86% de los fraudes laborales involucraron robos.

Dada la probabilidad de que se enfrente al robo de empleados como propietario de una pequeña empresa, debe considerar prepararse para responder. Los pasos en falso pueden interrumpir su lugar de trabajo y dar lugar a demandas, agravando una situación ya difícil.

Consejos para detectar y manejar el robo de empleados

Estas pautas pueden ayudarlo a tomar medidas sabias y prudentes cuando cree que un empleado ha robado de su negocio.

Conozca las señales

El robo de empleados puede tomar muchas formas, desde robar dinero en efectivo y mercancía hasta aumentar el tiempo y cometer fraude, y puede ser difícil de detectar. Su primer paso es estar alerta a los signos reveladores, como:

Una caída inexplicable en las ganancias
Caja chica que se agota rápidamente
Falta inventario
Discrepancias de nómina y gastos
Gastos de viaje indebidos
Suministros de oficina que desaparecen

También tenga cuidado con los empleados que trabajan hasta tarde y nunca se toman tiempo libre. Pueden ser el lugar de trabajo ideal (a diferencia de aquellos que siempre se reportan enfermos), pero podrían ser los perpetradores de robos junto con aquellos cuyo estilo de vida e ingresos no coinciden.

Evaluar la situación

A menos que atrape a un empleado con las manos en la masa, es importante no sacar conclusiones precipitadas sobre un presunto robo y quién es el responsable. Un empleado acusado falsamente podría demandarlo por difamación.

Comience por hacer un balance de los detalles:

¿Qué fue robado?
Si faltan artículos, ¿podrían haberse extraviado o tomado por accidente?
¿Cuál es el costo para su negocio?
¿Cuándo ocurrió el incidente? ¿Fue un acuerdo de una sola vez o ha persistido en el tiempo?
¿Quién crees que es el responsable?

Realizar una investigación exhaustiva

Si está convencido de que ha ocurrido un robo, realice una investigación exhaustiva para reunir la evidencia que necesita para probar su caso más allá de toda duda razonable. Consulte a su abogado para obtener orientación y siga estos pasos sin demora:

Comience con prontitud para que no se agoten los estatutos de limitaciones. Estos varían según el estado y el valor de la pérdida; Su abogado puede asesorarlo sobre el plazo que se aplica a su caso.
Si el robo es complejo o sustancial, contrate a un experto externo, como un contador forense capacitado, para que lo ayude en la investigación. Un forastero aportará no solo el conocimiento especializado que necesita, sino también una perspectiva neutral.
Recopile todos los documentos y pruebas relevantes, desde registros financieros y archivos de personal hasta registros contables y videos de vigilancia.
Reúna las perspectivas de los testigos a través de entrevistas individuales. Antes de reunirse, formule las preguntas que desea hacer para asegurarse de cubrir todos los puntos clave. Tome notas detalladas.
Establezca pautas de confidencialidad para todos los que participan en la investigación, incluidos los investigadores y los empleados. Esto ayudará a prevenir fugas y minimizar el temor a represalias entre los empleados que revelan información confidencial.
Para corroborar la evidencia que ha recopilado hasta la fecha, presente su caso al empleado que sospecha que ha robado. Deje en claro al empleado que esta es una entrevista preliminar para capturar su versión de la historia, no para obtener una confesión. Concéntrese en los hechos y comuníquese de manera respetuosa e imparcial.
Documente sus hallazgos en un reportar escrito detallado y reúna las firmas de quienes participaron en la investigación. Juntos, estos constituyen una forma sólida de evidencia que puede ayudarlo a defender su caso en un tribunal de justicia y puede defenderse contra cualquier acción tomada por el acusado que pretenda un despido injustificado o difamación.

Conoce la ley

Al investigar el robo o el fraude de los empleados, siempre tenga en cuenta estas restricciones legales con respecto a la privacidad de los empleados:

Es un delito federal interceptar o grabar las comunicaciones de otros sin la aprobación del tribunal o el consentimiento previo de una de las partes. También es ilegal usar o divulgar información adquirida de esta manera.
Las cámaras de video generalmente están permitidas siempre que no usen audio y los empleados sean notificados de la actividad de vigilancia.
Algunos estados tienen limitaciones adicionales sobre cómo y dónde se puede monitorear a los empleados. Consulte con su agencia laboral estatal para asegurarse de que sus acciones cumplan con la ley.

Otras consideraciones legales se aplican a la forma en que realiza su investigación. Si utiliza un enfoque demasiado agresivo, un empleado puede afirmar que usted infligió intencionalmente angustia emocional. Si sospecha, acusa o despide a un empleado basándose en la sospecha de robo sin pruebas claras, puede ser demandado por difamación.

Imponga la consecuencia adecuada

Una vez que tenga evidencia del robo, su alcance y el malhechor, determine el castigo que se adapte al delito. Para delitos graves, como el fraude de empleados con un alto valor en dólares, el despido puede ser su única opción. Solo asegúrese de seguir todas las regulaciones que rigen el despido de empleados. También puede optar por reportar el asunto a la policía y presentar cargos penales. Para robos menores, una advertencia por escrito, un período de prueba y una restitución pueden ser suficientes.

Presente la evidencia y las medidas disciplinarias al empleado en una reunión confidencial. Tenga a otra persona en la habitación para disuadir cualquier agresión que pueda surgir.

Prevenir el robo de empleados

La mejor manera de responder al robo de los empleados es evitar que ocurra en primer lugar:

Tenga cuidado al reclutar. Insista en las referencias y valídelas. Exigir verificaciones de antecedentes penales de todos los nuevos empleados.
Implemente controles internos para proteger sus activos. Separe las tareas contables para que ningún empleado sea responsable de registrar y procesar una transacción. Restrinja el acceso a sus activos y sistemas contables.
Desarrollar políticas y procedimientos relacionados con el fraude y detallar las medidas disciplinarias para las infracciones. Capacite a los empleados sobre estos temas anualmente.
Supervise a sus empleados y operaciones para mantener a su personal honesto, pero manténgase alejado de la microgestión de empleados a menos que sea bienvenido o necesario.
Realizar auditorías financieras de rutina.
Verifique las existencias y el equipo de forma regular.
Proporcione un medio anónimo para que los empleados reporten actividades sospechosas.

El robo de empleados en el lugar de trabajo puede ser una carga significativa para su negocio. Las medidas preventivas, la vigilancia continua y una respuesta rápida y exhaustiva a cualquier incidente sospechoso pueden ayudarlo a mantener su negocio resiliente y a sus empleados honestos.

Ayude a su negocio a crecer y tener éxito

Suscríbete a nuestro boletín y recibe artículos y herramientas para ayudarte con todas las necesidades de tu pequeña empresa.

Más información

Explore nuestros recursos para emprendedores listos para lanzar su negocio, brindando orientación experta sobre formación de negocios, estrategia, finanzas, gestión de riesgos y más.

Business Owner's Playbook