Sabiendo que el día de impuestos de 2024 está a la vuelta de la esquina, si tiene empleados, debe navegar por el laberinto a veces difícil y confuso de los impuestos sobre la nómina. Tendrá que retener impuestos del salario de sus empleados, enviar la retención a las agencias tributarias federales y estatales correspondientes y pagar ciertos otros impuestos en función de cuánto pague a sus trabajadores. También es posible que deba algunos impuestos de tipo nómina sobre los ingresos que obtiene de su negocio. Estas son algunas de las consideraciones básicas:
- ¿Quién es un empleado sujeto a impuestos? Hay leyes que definen si un trabajador está sujeto a impuestos sobre la nómina. Generalmente, un trabajador se considera un empleado y está sujeto a impuestos sobre la nómina, si dirige y controla la forma en que hace su trabajo y no solo los resultados del trabajo. De lo contrario, el trabajador puede caracterizarse como un contratista independiente y, por lo tanto, no estar sujeto a impuestos sobre la nómina. Incluso los trabajadores a tiempo parcial pueden clasificarse como empleados a efectos del impuesto sobre la nómina. Si clasifica erróneamente a un trabajador como contratista y no retiene impuestos, el IRS podría imponer sanciones.
- ¿Qué impuestos se aplican? Sus obligaciones de impuestos sobre la nómina consistirán en una combinación de lo siguiente:
- Retención del impuesto federal sobre la renta. Cada empleado debe completar un formulario W-4 para enumerar su estado civil, exenciones de retención y otros factores que afectan la retención. Calcula el monto a retener utilizando las tablas de impuestos del IRS que se encuentran en este PDF de la Guía de impuestos del empleador. La idea es acercarse a la obligación tributaria de fin de año de cada empleado.
- Impuestos FICA. Una parte de los impuestos que retiene de los salarios de sus empleados son impuestos de la Ley Federal de Contribuciones al Seguro (FICA), que cubren las contribuciones al seguro social y Medicare. Usted, como empleador, y sus empleados, pagan cada uno una parte igual de estos impuestos FICA.
- Impuestos de desempleo (FUTA). Usted es responsable de ayudar a financiar el sistema de impuestos de desempleo pagando un impuesto sobre la nómina basado en varios factores, incluidos los montos que paga a los empleados, el tipo y la antigüedad de su negocio y los reclamos de desempleo presentados contra su negocio.
- Impuestos estatales y locales sobre la nómina. Si su empresa se encuentra en un estado con un impuesto sobre la renta personal (todos menos nueve estados entran en esta categoría), probablemente tenga obligaciones de retención de impuestos estatales (y, a veces, locales). La mayoría de los estados le permiten utilizar métodos de denuncia similares a los utilizados para fines federales.
- ¿Cómo se realizan los depósitos? Todos los depósitos de impuestos federales deben realizarse electrónicamente utilizando el sistema electrónico de pago de impuestos dederales (EFTPS) gratuito del departamento del tesoro.
