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Es posible que sepa que corre el riesgo de sufrir un incendio forestal, un tornado o una inundación, pero nunca sabrá cuándo ocurrirá un evento climático extremo. Incluso con alguna advertencia anticipada de una súper tormenta, no sabrá la verdadera intensidad hasta que esté en medio de ella. Y un evento no tiene que ser del tamaño de Katrina o Sandy para tener un impacto devastador en su negocio. Un corte de energía local a largo plazo podría cerrar sus puertas durante días. Es por eso que necesita un plan de emergencia integral que incluya las peores contingencias.
A medida que diseña su plan, aquí hay algunas consideraciones clave:
- Proteja a sus empleados
Salvar vidas siempre viene antes que salvar la propiedad. Diseñe procedimientos de evacuación seguros y designe áreas de reunión fuera del sitio para que sea más fácil determinar quién está a salvo y quién está desaparecido. Esto es particularmente importante en edificios más grandes y para empresas que operan maquinaria potencialmente peligrosa o manipulan materiales peligrosos.
- Minimice los posibles daños a su propiedad física
Identificar estructuras, productos, equipos, inventario y servicios públicos esenciales e instalar sistemas de prevención y seguridad para protegerlos. Por ejemplo, los protectores contra sobretensiones y las fuentes de alimentación ininterrumpida pueden evitar daños a los equipos electrónicos. Las contraventanas contra tormentas pueden proteger las ventanas y evitar que los escombros entren en sus edificios. Las lonas aseguradas pueden minimizar el daño por agua al inventario almacenado en el exterior.
- Registros y datos seguros
Si su empresa depende en gran medida de los bits y bytes de sus computadoras, necesita planes de respaldo con múltiples redundancias. Utilice software para ejecutar automáticamente copias de seguridad programadas en discos duros locales externos y también realice copias de seguridad periódicas en servidores remotos mediante un servicio basado en la nube. Escanee documentos importantes e inclúyalos en sus copias de seguridad digitales. Guarde los originales en una caja fuerte aprobada por Underwriters Laboratories o en un lugar seguro fuera del sitio. Mantener registros actualizados de fotos y videos de los activos de su empresa puede facilitar el desglose de las pérdidas que pueden ayudar a acelerar las evaluaciones de seguros.
- Opere desde ubicaciones remotas
Cree un plan de continuidad del negocio que explique cómo continuará sirviendo a sus clientes y clientes si sus instalaciones principales están dañadas. Identifique diferentes ubicaciones fuera de su área inmediata donde pueda al menos realizar algunas de las partes administrativas y de planificación estratégica de su negocio. Su plan de emergencia también puede incluir reservar fondos para "días lluviosos" para ayudar en los esfuerzos de recuperación.
- Comunícate con tu fuerza laboral y clientes
En un desastre, si no sabes lo que está pasando, el nivel de estrés aumenta. Por lo tanto, es importante tener varias formas de comunicarse interna y externamente. Los desastres climáticos a menudo dejan sin energía eléctrica, líneas telefónicas y de cable, incluso torres celulares. Para energía eléctrica de respaldo, considere generadores de gas. Si las líneas telefónicas están caídas y los sistemas celulares están sobrecargados, lo que dificulta las llamadas de voz, los mensajes de texto a menudo pueden llegar porque requieren muy poco ancho de banda. Las aplicaciones de mensajes de texto masivos, como Call-em-All y One Call Now , pueden transmitir mensajes de alerta a grupos grandes desde una sola llamada telefónica o mensaje de texto. Mantenga a sus clientes actualizados sobre su estado con correos electrónicos, mensajes de texto y publicaciones en redes sociales.
- Solicite asistencia de agencias estatales y federales
La agencia federal para el manejo de emergencias (FEMA, por sus siglas en inglés) es el principal recurso federal para brindar ayuda y asistencia a individuos y empresas durante y después de un desastre. Mantenga los puntos de contacto de FEMA en su kit de emergencia y en su teléfono. La administración de pequeñas empresas de EE. UU. también ofrece asistencia por desastre en forma de préstamos a bajo interés. Consulte con su profesional de impuestos para ver si puede deducir ciertas pérdidas relacionadas con el desastre.
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