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En un nivel básico, proteger sus datos es muy parecido a proteger su hogar: mantenga las puertas y ventanas cerradas y sus objetos de valor fuera de la vista de miradas indiscretas. Su negocio requiere un enfoque más integral, así que considere los siguientes pasos de planificación y mantenimiento de registros:
- Haga un inventario de los tipos de datos que recopila, almacena y transmite. Dependiendo de la sensibilidad de sus datos, puede emplear diferentes niveles de protección.
- Tenga en cuenta cómo y dónde almacena los datos. Es posible que tenga registros en computadoras personales, en servidores en la nube e incluso en formularios en papel en archivadores anticuados. Haga una copia de seguridad de todos los registros y guárdelos en un lugar seguro.
- Determine cómo transmite los datos. Si realiza transacciones de ventas a través de Internet, necesita servidores seguros y software de cifrado para proteger los números de tarjetas de crédito. Si tiene empleados que viajan con datos de la empresa en una computadora portátil, desarrolle reglas férreas sobre cómo se manejan las computadoras portátiles y si hay ciertos tipos de datos que nunca deben almacenarse en ningún dispositivo portátil.
- Instale y actualice continuamente firewalls de computadoras, programas antivirus y antispyware y software de cifrado (codificación).
- Realice verificaciones de antecedentes simples de los empleados que tienen acceso a información restringida. Limite el acceso solo a empleados de confianza.
- Redacte contratos que responsabilicen a terceros de todos los costos de respuesta si la información se filtra mientras está bajo su control.
- Evalúe los costos frente a los beneficios de los diferentes protocolos de seguridad en función de la sensibilidad de los datos que recopila y la probabilidad de que se vean comprometidos.
- Triture los archivos de papel viejos, borre por completo o destruya físicamente los discos duros viejos y retire las tarjetas de memoria de cualquier dispositivo antes de venderlas o desecharlas.
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