La configuración de la gestión de nóminas y personal no se trata solo de organización; también se trata de cumplir con las leyes federales y estatales. Su primer paso es configurar un sistema mediante:
- Obtener un número de ID federal de nueve dígitos y, cuando corresponda, números de ID de empleador (EIN) estatales y locales. Para obtener un EIN federal, complete y envíe el Formulario SS-4. (Si ya lo hizo cuando estableció su negocio por primera vez, use su EIN existente). La mayoría de las jurisdicciones estatales y locales usan su EIN federal, así que consulte con sus respectivos departamentos de ingresos para confirmar que ese es el caso.
- Hacer que cada empleado firme y presente los formularios W-4 e I-9 del IRS.
• Formulario W-4 - certificado de exención de retención del empleado, incluye el número de seguro social del empleado y, lo que es más importante, indica cuántas deducciones reclamará para fines fiscales. Eso determina cuánto deberá retener de sus cheques de pago para impuestos sobre la nómina. Presentar el formulario W-4 ante los gobiernos federal y estatal es de vital importancia, así que no deje que caduque, especialmente con las nuevas contrataciones. Además, muchos estados tienen sus propios formularios de retención de impuestos sobre la nómina, así que consulte con ellos.• Formulario I-9 – formulario de verificación de elegibilidad de empleo, que fue establecido bajo la Ley de Reforma y Control de Inmigración de 1986, verifica la elegibilidad de un trabajador para trabajar en los Estados Unidos. Debe ir acompañado de otros documentos (como un pasaporte estadounidense), que se enumeran en el formulario. Completar y presentar el Formulario I-9 debe realizarse dentro de los tres días hábiles posteriores a la contratación de un empleado. Además de presentarlo, asegúrese de mantenerlo archivado mientras el empleado esté en su nómina.
- Determinar su período de pago: con qué frecuencia pagará a los empleados. Este cronograma a menudo está dictado por la ley estatal, así que consulte con el departamento de ingresos de su estado. Los períodos regulares de nómina generalmente pueden variar de diarios a anuales. El que elija es importante, porque determina cuánto impuesto sobre la nómina recaudará y retendrá. También determina dónde debe enviar los impuestos sobre la nómina al gobierno.
