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Las transacciones inmobiliarias pueden generar montones de documentación. La gran cantidad de papeleo requerido es una de las razones por las que los clientes dependen de un profesional de bienes raíces. Un documento faltante, o una casilla sin marcar, podría descarrilar una transacción y dar lugar a reclamos y demandas por daños a los clientes.
Y no son solo los rastros de papel los que requieren una cuidadosa gestión, archivo y archivo. Los correos electrónicos proliferan igual de rápido, si no más rápido. Su responsabilidad aumenta significativamente si los agentes de su oficina no lo copian en todos los correos electrónicos relacionados con transacciones. Si alguna vez se enfrenta a una consulta de una agencia reguladora federal, los correos electrónicos serán parte de cualquier descubrimiento previo al juicio.
El fax puede estar muerto o moribundo en muchas industrias, pero los profesionales de bienes raíces aún confían en la máquina de fax, en parte porque las instituciones financieras todavía las usan. Reconozca que muchos documentos enviados por fax contienen información personal del cliente, por lo que es importante tomar medidas para proteger la privacidad de sus clientes, como asegurarse de que un documento enviado por fax llegue a su destinatario previsto y no se quede en una bandeja durante la noche donde otros puedan verlo.
Medidas de mitigación
- Diseñe sistemas eficientes de archivo y archivo de documentos y capacite a todos en su oficina para que nunca se desvíen de los procesos. Escanee documentos en papel para tener copias de seguridad electrónicas.
- Conserve todos los correos electrónicos indefinidamente. Para que sean más fáciles de organizar y buscar, puede convertirlos a PDF y almacenarlos como parte de su rutina habitual de copia de seguridad de la computadora, preferiblemente en una ubicación externa basada en la nube.
- Si no desea una gran máquina de fax en su escritorio, use un servicio de eFax en línea para limitar su pila de papel y ser un poco más ecológico. El envío de faxes en línea es conveniente porque puede enviar y recibir faxes desde cualquier lugar fuera de su oficina, utilizando dispositivos móviles. Todos los faxes vienen en formato PDF para facilitar su almacenamiento y archivo.
- Averigüe si su estado permite firmas electrónicas para sus transacciones de bienes raíces. Las firmas electrónicas ahorran tiempo y papel y son particularmente eficientes para las comunicaciones por correo electrónico y fax y para las relaciones a larga distancia entre agentes inmobiliarios y clientes.
- Obtenga un seguro. Como mínimo, es prudente que cualquier pequeña empresa tenga una póliza para propietarios de negocios. Sin embargo, debido a que existen riesgos únicos que vienen con la venta y administración de propiedades, los agentes inmobiliarios harían bien en considerar coberturas adicionales.
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