Evitar la discriminación basada en la raza, el color, la religión, el sexo y el origen nacional es, posiblemente, una de las principales prioridades en la agenda actual de Estados Unidos. Si agrega información sobre edad, discapacidad y genética a la lista anterior, entonces tiene una definición de trabajo de los problemas a los que usted, como empleador, debe ser sensible en sus prácticas de contratación. De acuerdo con las reglas de la EEOC, también debe evitar el acoso en su lugar de trabajo, hacer adaptaciones razonables para las creencias religiosas o discapacidades de los empleados y abstenerse de tomar represalias contra los empleados que han presentado quejas.
Aquí hay un proceso de cuatro pasos que puede ayudarlo a comenzar con una estrategia de cumplimiento de EEO para su negocio:
- Delegue una persona de contacto. Un empleado debe ser responsable de diseñar, implementar y mantener sus esfuerzos para tener un lugar de trabajo libre de discriminación. Esta es una gran tarea. De hecho, la EEOC está trabajando activamente para hacer que el cumplimiento sea más manejable para las pequeñas empresas. Mientras tanto, tiene sentido asignar a alguien del equipo para que se convierta en su "experto designado".
- Determine qué regulaciones se aplican. Si su empresa tiene 15 empleados o más que trabajan al menos 20 semanas al año, entonces está sujeta a todas las regulaciones relacionadas con la discriminación por motivos de raza, color, religión, sexo, origen nacional, discapacidad o información genética. Cuando llegas a 20 o más empleados, las regulaciones contra la discriminación por edad también entran en acción.
Si su empresa contrata o subcontrata con el gobierno federal, con una compensación superior a $10,000 anual, también debe cumplir con la Orden Ejecutiva 11246, que es implementada y aplicada por la Oficina de Programas de Cumplimiento de Contratos Federales (OFCCP) del Departamento de Trabajo. Las reglas adicionales no son particularmente onerosas. Se le pedirá que presente una reportar anual, permita que la OFCCP acceda a sus registros en caso de una queja, publique carteles de EEO en el lugar de trabajo y agregue el lema de EEO a su anuncio de empleo. Sin embargo, si el valor de sus contratos excede los $50,000, también se le pedirá que desarrolle y mantenga un programa de acción afirmativa por escrito.
- Pon tu plan por escrito. Entonces, ¿qué implica realmente el cumplimiento de EEO? Más simplemente, planificación, implementación y seguimiento regular. Cree un documento escrito que especifique las prácticas de contratación que planea seguir y cómo se comunicará con los empleados sobre qué tipos de lenguaje y comportamiento no se tolerarán en el lugar de trabajo. Las consecuencias por violar sus políticas deben indicarse explícitamente.
La etapa de implementación debe consistir en reuniones educativas con todos los empleados para asegurarse de que comprendan las políticas. Hay carteles disponibles en la EEOC que se pueden colocar en las salas de descanso. Y la capacitación es una opción para los gerentes o empleados líderes, ya sea de la propia EEOC o de terceros.
Finalmente, revise su política de la EEOC con regularidad. Realice una auditoría interna tanto de las medidas que ha tomado para fomentar el cumplimiento como de cualquier violación que pueda haber ocurrido durante el período. Como siempre, la documentación exhaustiva y el cumplimiento de un proceso objetivo son su mejor defensa en caso de una queja de un empleado.
- Prepárese para los requisitos formales de presentación de informes. Con 100 o más empleados, tendrá que presentar un reportar anual, conocido como EEO-1 o Informe de Información de Empleador. Y, incluso con menos de 100 empleados, es esencial mantener información detallada sobre el historial personal de cada empleado en caso de que se le pida que responda a una queja. Los registros incluyen todo lo relacionado con la solicitud de empleo de cada persona, la contratación, la promoción o degradación, la transferencia, el despido, las tasas de pago y otras compensaciones, y la selección para la capacitación. Todos estos registros deben conservarse durante un año a partir de la fecha de terminación.
