A primera vista, es de esperar que la Ley de Licencia Médica y Familiar (FMLA) sea más fácil de cumplir que las regulaciones de OSHA o EEO. Eso es porque la ley en sí no es tan extensa como las otras dos. Establece que los empleados elegibles tienen derecho a hasta 12 semanas de licencia sin goce de sueldo por año por nacimientos, muertes, adopciones, problemas médicos graves y otras emergencias. Parece bastante sencillo, ¿no?
Sin embargo, surgen problemas porque los empleados ejercen regularmente su derecho a tomarse un tiempo libre bajo la FMLA. Las estimaciones varían para el porcentaje de empleados cubiertos que usan FMLA cada año, pero el número más citado es el 14.5%. Esto por sí solo da como resultado una gran cantidad de papeleo. Cada empleado tiene que solicitar la licencia por escrito y, por supuesto, usted tiene que responder por escrito. Y, como verá a continuación, hay casos complicados en los que la carga administrativa se vuelve realmente pesada. Además, deberá planificar el impacto en su presupuesto y en el resto de su fuerza laboral.
Aquí hay algunos pasos útiles que puede seguir para comenzar:
- Determine si se aplica la FMLA. FMLA solo se aplica a empresas con 50 o más empleados calificados que han estado en el trabajo al menos 12 meses y han trabajado un mínimo de 1,250 horas. Si cumple con ese umbral, es posible que ya tenga profesionales de recursos humanos en el personal que puedan administrar FMLA. De lo contrario, querrá delegar el cumplimiento de la FMLA para que alguien rinda cuentas. Como la mayoría de las licencias son el resultado de problemas médicos en lugar de familiares, la elección lógica puede ser la persona de su empresa responsable del seguro médico, la compensación laboral y la discapacidad a corto plazo.
- La implementación de FMLA de su empresa: La implementación inicial de FMLA no es tan difícil. Debe proporcionar un aviso en forma de información publicada donde los empleados puedan verla, así como información escrita proporcionada a los nuevos empleados. Cuando un empleado solicita una licencia por escrito, debe responder con una declaración de la elegibilidad de esa persona para la FMLA, con todos los detalles sobre cuánto tiempo se deducirá de su derecho a la FMLA.
Tenga en cuenta que la ley permite que los empleados con ciertas afecciones médicas crónicas tomen una "licencia intermitente". Por ejemplo, si la condición de un empleado se comporta, puede abandonar el lugar de trabajo solo por un par de horas a la vez, sin previo aviso. Un banco de 480 horas por año tomadas en pequeños incrementos se suma a muchas idas y venidas. Por lo tanto, debe planificar tener un buen sistema para realizar un seguimiento de todas las actividades de FMLA para cada empleado.
- Presupuesto para nómina y cobertura legal. No se puede ignorar la necesidad de presupuestar la FMLA. Una vez más, las estimaciones están por todas partes, pero, de manera conservadora, debe prepararse para que los costos de nómina aumenten en un 5% o más para pagar este derecho.
Además, tenga en cuenta que inevitablemente hay una cierta cantidad de abuso de FMLA: Algunas reclamaciones médicas pueden parecer fraudulentas; los empleadores pueden solicitar una certificación médica; los empleados pueden sentirse acosados; pueden resultar demandas, con multas y juicios. Según las estadísticas de la EEOC, el costo promedio de defender una demanda de FMLA es de $78,000. Y si lo declaran culpable de despido injustificado, los daños pueden variar de $87,500 a $450,000.
- Planificar la cobertura de trabajo. Muchos empleadores tienen personal existente que se cubre entre sí, a menudo proporcionando un pago adicional o tiempo libre futuro para compensar la carga de trabajo adicional. Esta solución funciona bien en situaciones en las que existe una fuerte cultura de confianza mutua en el lugar de trabajo. Sin embargo, puede ser necesario traer ayuda temporal o agregar personal permanente.
