¿Cuándo deben los dueños de negocios comenzar a prepararse para una auditoría del IRS para pequeñas empresas? ¿Qué tal desde el momento en que abre el negocio? No es necesario que reciba una carta que diga que está siendo auditado para comenzar a prepararse para una.
Debido a que el Servicio de Impuestos Internos puede auditar las declaraciones de impuestos sobre la renta de su empresa a voluntad, debe registrar cada elemento de ingresos y gastos desde el primer día de negocios. Nunca se sabe, ¿verdad? Comprenda que los ingresos y gastos permitidos para fines fiscales pueden diferir según la estructura legal de su empresa.
Independientemente de cómo esté estructurado su negocio, sus registros generalmente se dividen en una de dos categorías: ingresos o gastos. Estos son algunos de los registros que debe mantener diligentemente:
Ingresos
Ingresos brutos, que incluyen:
- Cuentas por cobrar de productos o servicios vendidos (caja registradora/recibos de tarjetas de crédito y cheques cancelados)
- Registros de ventas para activos vendidos
- Alquiler pagado a la empresa
- Pagarés por cobrar, que son préstamos otorgados por su empresa
- Intereses de cuentas corrientes y de ahorro comerciales
- Regalías
Gastos
Ingresos netos, después de deducir gastos y amortizar activos:
- Alquileres, arrendamientos o intereses hipotecarios
- Inventario comprado
- Salarios, comisiones y beneficios pagados a la fuerza laboral
- Impuestos sobre la nómina
- Impuestos sobre las ventas pagados por la empresa
- Compensación pagada a los miembros de la junta
- Importes pagados a contratistas externos
- Dividendos pagados por la empresa
- Importe pagado por los activos, incluidos los equipos y los bienes inmuebles
- Fechas de compra y venta de activos vendidos
- Viajes de negocios, incluido el transporte, el alojamiento y las comidas
- Arrendamiento de equipos
- Reparaciones y mantenimiento
- Licencias, membresías profesionales y asociativas
- Gastos de publicidad y otros gastos de marketing
- Costos de seguro comercial, incluidos los de propiedad, responsabilidad, errores y omisiones, directores y funcionarios, prácticas laborales y otras coberturas relacionadas con el negocio
- Suministros de oficina
- Honorarios profesionales pagados a contadores y abogados
También asegúrese de mantener registros de impuestos y compras de artículos comprados y vendidos a través de Internet. Si su empresa ofrece seguro médico o un plan de jubilación calificado para impuestos a los empleados, también deberá mantener registros completos de estos beneficios.
Cuánto tiempo mantener registros
Dependiendo de por qué lo auditan, mantenga sus registros desde dos años hasta indefinidamente. La gran mayoría de las auditorías pueden requerir documentos de los últimos dos años para discrepancias menores a seis años para investigaciones importantes. Solo las auditorías que alegan devoluciones fraudulentas involucran documentos que su empresa debe conservar indefinidamente.
Tal vez el IRS nunca lo audite, pero es mejor mantener registros completos por si acaso. Si no es auditado, estos registros aún pueden decirle mucho sobre su negocio.
