La contabilidad es una disciplina establecida que, a lo largo de los siglos, ha desarrollado herramientas y técnicas para rastrear y analizar los asuntos monetarios incluso de las corporaciones multinacionales más complejas. Sin embargo, todo se reduce a ingresos y gastos, ganancias y pérdidas. Lo que sigue son algunos consejos sobre cómo no exagerar al adoptar prácticas que son más complejas de lo que necesita y que no agregan valor a los resultados de su negocio.
Manténgase conservador al estimar los ingresos del primer año
Escribir un buen presupuesto es posiblemente el ejercicio contable más importante para las empresas emergentes. Sin embargo, estimar sus ingresos del primer año es notoriamente difícil, y algunos asesores hacen que parezca que se puede hacer con un alto nivel de precisión.
Por ejemplo, algunos asesores recomiendan decidir cuánto le gustaría ganar y trabajar a partir de ahí. En otras palabras, comience con las ganancias finales y trabaje de regreso a los ingresos de primera línea. Alternativamente, se le indica que investigue otros negocios similares cerca de usted y modele sus expectativas de ingresos en las de ellos.
La respuesta es la misma en ambos casos: estas pueden ser buenas estrategias de planificación para empresas experimentadas, pero no para una nueva empresa desde el principio. Por lo general, lleva tiempo refinar los procesos comerciales y solidificar su base de clientes. Las proyecciones de ingresos poco realistas para el primer año podrían resultar en un gasto excesivo y una presión innecesaria sobre usted. Es mejor mantenerse conservador y darse una cantidad razonable de tiempo para alcanzar los objetivos de rentabilidad.
En general, los emprendedores no inician empresas en industrias de las que no saben nada. Nadie sabrá más sobre su negocio que usted. Así que no tenga miedo de usar su juicio cuando tenga información específica en la que confíe.
¿Es la contabilidad de doble entrada para usted?
La verdadera complejidad de la contabilidad asoma la cabeza en el sistema de diarios y estados financieros descrito anteriormente. Estos fueron desarrollados para la contabilidad de doble entrada, que requiere que cada crédito tenga un débito compensatorio y viceversa. Eso no es demasiado difícil. Pero saber qué diario usar para cada tipo de transacción requiere una buena cantidad de experiencia.
Por ejemplo, algunos activos conocidos como "activos intangibles" no se registran como activos; cosas como la investigación y el desarrollo o la investigación de mercado se deducen del patrimonio neto, mientras que las patentes compradas pueden amortizarse. En otras palabras, no es exactamente intuitivo cómo mantener registros a este nivel.
Aquí hay un ejemplo más simple: un banco tiene depósitos y préstamos en sus libros. ¿Cuáles son los activos y cuáles los pasivos? Pista: si no eres banquero, es lo contrario de lo que esperarías.
Si ya domina el sistema o lo ve como una competencia básica clave que necesita aprender, entonces la contabilidad de doble entrada le proporcionará una herramienta poderosa que lo ayudará a mantener sus finanzas bien contabilizadas. Dicho esto, a la mayoría de los propietarios de negocios emergentes probablemente les resultará más sencillo usar un programa de contabilidad listo para usar o contratar a un contador.
El resultado final: ¿Qué es esencial?
Las verdaderas preguntas para los propietarios de empresas emergentes son qué tipo de sistema de contabilidad necesita realmente y cuánto debe intentar hacer usted mismo. Para las empresas unipersonales y las empresas que no necesitan solicitar préstamos bancarios u otras inversiones formales de terceros, es discutible que pueda hacerlo bien con un proceso más simple. Un presupuesto es esencial, y mantenerlo actualizado con datos reales mensual o trimestralmente proporcionará muchos de los mismos conocimientos que un balance general. Asegurarse de que su chequera siempre tenga un saldo cómodo es una forma rápida y fácil de realizar un seguimiento del flujo de efectivo. Y administrar algún tipo de patrimonio neto reportar dos veces al año es un sustituto útil de un P&L.
El siguiente paso sería ejecutar una reportar formal de flujo de efectivo. Las plantillas existentes son buenas, las entradas requeridas son bastante intuitivas y la información es de valor inmediato. Es algo que puede hacer usted mismo con relativamente poca inversión de tiempo o dinero.
Si su plan de negocios requiere un crecimiento rápido, probablemente necesitará préstamos de bancos u otros tipos de infusiones de capital. En este caso, tendrá que aprender a cumplir con los requisitos de los prestamistas e inversores. Aquí, es cuestionable si un emprendedor debería intentar hacerlo solo. La contabilidad comercial está regulada por la Junta Federal de Normas de Contabilidad (FASB), que produce un voluminoso conjunto de pautas llamado codificación de normas de contabilidad de FASB (PDF).
¿Qué es un mejor uso de su tiempo, desarrollando productos y promocionando su negocio, o poniéndose al día con las últimas declaraciones, interpretaciones, boletines técnicos e innumerables otras modificaciones a la Codificación? Como dice el viejo refrán, "No dejes que la cola contable mueva al perro de negocios".
